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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。 船舶用機関製造業においても、電子契約システムはサプライヤーやクライアントとの契約、社内の稟議など、広範な契約業務に活用できます。特に、グローバルな取引が多い場合、異なるタイムゾーン間での迅速な契約締結が可能になる点は大きなメリットです。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

船舶用機関製造業では、多くのサプライチェーンが関わるため、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。電子契約システムを導入することで、契約条件の交渉から締結までのプロセスが迅速化され、納期遅延リスクを低減できます。また、契約ファイルは電子的に保管されるため、過去の契約書の検索や契約期限の管理も効率化されます。

費用削減

電子契約システムを導入することで、印紙税や郵送代、保管費用などのコストを削減できます。特に船舶用機関製造業では、長期にわたるプロジェクトや多くの契約書が必要となるため、これらのコスト削減は大きな効果をもたらします。

コンプライアンス強化

業務の可視化により、契約内容の抜け漏れや改ざんリスクが減少します。また、契約書の紛失や劣化を防ぎ、法的なトラブルを未然に防ぐことができます。

テレワーク推進

船舶用機関製造業でも、リモートワークの推進が進んでいます。電子契約システムを導入することで、ハンコのために出社する必要がなくなり、リモート環境での業務効率が向上します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

船舶用機関製造業においても、電子化に制約がある書類が存在します。例えば、特定の業界規制や法律により、紙の形で保管することが求められる場合があります。また、下請会社や従業員に対する書類では、相手方の同意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

契約の相手方が電子契約システムに慣れていない場合、導入の説明やサポートが必要です。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

契約の内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選ぶ必要があります。船舶用機関製造業では、実印レベルの信頼性が求められる場合が多いため、当事者型署名が適していることが多いです。

2

システム連携から選ぶ

船舶用機関製造業では、ERPシステムやPLMシステムとの連携が重要です。これにより、契約情報が他の業務プロセスと統合され、業務の効率化が図れます。

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