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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 玩具・運動競技用具製造業においては、新製品の開発や製造、販売契約など多岐にわたる契約が必要です。特に、企業間の取引やパートナーシップ契約、ライセンス契約などにおいて、迅速かつ正確に契約を締結することが求められます。電子契約システムは、これらの業務を効率化し、競争力を高めるツールとして有効です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

玩具・運動競技用具製造業では、新製品の発売スケジュールが厳密に管理されることが多いです。電子契約システムを導入することで、契約の締結にかかる時間を大幅に短縮し、製品のタイムリーな市場投入を支援します。従来の紙ベースの契約プロセスでは数日かかるところを、電子契約なら数分で完了します。さらに、契約の保管や検索、期限管理も自動化され、契約業務が一層効率化されます。

費用削減

玩具・運動競技用具製造業において、製造コストや物流コストの管理は重要な課題です。電子契約システムを導入することで、紙や郵送にかかる費用を削減でき、その分を製品開発やマーケティングに投資できます。また、倉庫やキャビネットの保管費用も削減でき、全体のコスト効率を改善します。

コンプライアンス強化

製造業では、契約の遵守と品質管理が重要です。電子契約システムにより、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れを減少させることができます。これにより、品質管理の徹底や納期遵守の確実性が向上し、顧客満足度の向上にも寄与します。

テレワーク推進

2020年以降、テレワークが普及し、玩具運動競技用具製造業でもリモートワークが増加しています。電子契約システムを導入することで、オフィスに出社せずに契約業務を完了でき、生産性を維持しつつ柔軟な働き方を支援します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

玩具・運動競技用具製造業においても、法律により紙での契約が求められる書類や、電子化にあたって相手方の同意が必要な書類があります。例えば、労働条件通知書や下請会社に対する受発注書などは、電子化に際して相手方の同意が必要です。導入前に関係する書類の電子化可否を確認することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約システムの導入に際しては、取引相手の同意が必要です。特に、中小企業や海外の取引先などが相手の場合、導入に対する理解やハードルが高いことがあります。相手方への説明やサポート体制を事前に整えることが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断します。玩具・運動競技用具製造業では、製品ライセンス契約や大口取引など重要な契約には実印レベルの当事者型署名を選ぶことが推奨されます。

2

システム連携から選ぶ

玩具・運動競技用具製造業では、CRMや営業管理ソフトとの連携が重要です。顧客情報や取引情報を一元管理し、契約プロセスを効率化するためのシステム連携を確認します。

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