飲食料小売業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムは、飲食料小売業における契約業務を電子的に行うためのツールです。例えば、店舗とサプライヤー間の受発注契約や、従業員との雇用契約など、さまざまな契約において利用できます。電子署名を加えることで「誰が同意したか」を明確にし、改ざん不可能な形で本人性を担保します。これにより、契約締結後の書類も電子的に保管され、業務効率化や費用削減に寄与します。飲食料小売業では、特に迅速な契約締結や受発注のスピードが重要となるため、電子契約システムは非常に有用です。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
飲食料小売業では、契約締結の迅速さがビジネスの成否を左右することがあります。例えば、新しいサプライヤーとの契約や、季節商品の発注などでは、契約締結のスピードが重要です。電子契約システムを導入することで、従来の紙ベースの契約プロセスが数日かかるところを、数分で済ませることが可能になります。さらに、契約締結後はシステム上で自動的に契約ファイルが保管されるため、検索や期限管理も容易になります。
費用削減
飲食料小売業においても、電子契約システムの導入による費用削減効果は大きいです。まず、印紙税や郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが削減されます。さらに、業務効率化により間接的に人件費も抑制できます。特に、多店舗展開している企業では、契約管理の効率化と費用削減が大きなメリットとなります。
コンプライアンス強化
飲食料小売業では、サプライチェーンの透明性が求められることが多く、電子契約システムを導入することで業務や契約内容が可視化され、コンプライアンスが強化されます。これにより、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぎ、債務履行の確実性が高まります。
テレワーク推進
2020年以降、テレワークの普及に伴い、飲食料小売業でも一部の業務はリモートで行われることが増えてきました。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、テレワークをスムーズに進めることができます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
飲食料小売業においても、一部の契約書類は法律により紙での保存が求められる場合があります。例えば、特定の業界や事業形態に関わる書類は電子化に制約があります。また、契約の相手方の同意が必要な場合もあるため、事前に確認が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
飲食料小売業では、サプライヤーや従業員との契約が多岐にわたります。電子契約システムを導入する際に、相手方がシステムに慣れていない場合、説明会を開催するなどの対応が求められることがあります。特に、サプライヤーが中小企業である場合、導入に対するハードルが高くなることがあります。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
飲食料小売業では、取引の種類に応じて立会人型署名と当事者型署名を使い分けることが重要です。例えば、重要な契約には当事者型署名を、日常的な取引には立会人型署名を使用するなどの工夫が求められます。
2
システム連携から選ぶ
CRMやSFAなど、他のシステムとの連携が重要です。例えば、CRMから契約ファイルを自動作成し、サプライヤーに送信するなど、業務の効率化を図ることができます。
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