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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。自転車小売業においても、取引業者やサプライヤーとの契約、店舗間の移転契約、顧客との販売契約など、さまざまな契約が必要です。これらの契約に電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。自転車小売業においても、契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。また、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

自転車小売業においては、契約締結のリードタイムが無くなることが特に重要です。例えば、新しい自転車モデルの発注やサプライヤーとの契約更新など、迅速な対応が求められる場面が多いです。紙での契約締結は数日かかることが多いですが、電子契約なら数分で済みます。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約を簡単に検索し、期限管理も効率的に行えます。

費用削減

自転車小売業においても、電子契約による費用削減は大きなメリットです。例えば、印紙税、郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが削減されます。さらに、業務効率化によって間接的に人件費抑制が見込めるため、全体的なコスト削減効果は非常に大きいです。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、自転車小売業の業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができるため、法的リスクを低減できます。

テレワーク推進

自転車小売業でも、テレワークの普及により、電子契約システムは重要な役割を果たします。例えば、店舗間の契約やサプライヤーとの契約を電子的に行うことで、出社する必要がなくなり、業務効率が向上します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

自転車小売業においても、法律により紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とする書類があります。例えば、特定の業界や事業形態に関わる書類や、下請会社に対する受発注書面などです。これらの制約を理解し、対応することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

自転車小売業の取引先が電子契約に同意するためには、導入ハードルをクリアする必要があります。特に当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。相手方に理解を深めてもらうために、説明会を開催したり、説明資料を用意することが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」であり、認印レベルの電子署名です。自転車小売業でも導入しやすい方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名です。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。

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システム連携から選ぶ

自転車小売業においても、以下の製品カテゴリとのシステム連携が有効です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は営業活動の一環として行われるため、CRMなどとの連携が有効です。 ワークフローシステム 社内稟議を経る契約プロセスを自動化することで、コンプライアンスを守ることができます。 電子決済 契約と支払いが同時に行われる場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することが有効です。

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