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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。信用金庫のような金融機関においても、電子契約システムの導入は業務効率化と信頼性向上に寄与します。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。信用金庫では、顧客との取引契約や内部の業務契約など、様々な契約を扱いますが、これらの契約業務をペーパーレス化することにより、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

信用金庫においても、契約締結のリードタイムが無くなることは大きな利点です。紙の契約書であれば、契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。特に信用金庫は多数の顧客との契約を扱うため、この効率化は大きな意味を持ちます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、信用金庫のスタッフは迅速に契約内容を確認し、必要な対応を行うことができます。

費用削減

信用金庫でも、電子契約による費用削減のメリットは大きいです。印紙税の削減に加えて、郵送代や保管にまつわる費用も削減できます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。さらに、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。信用金庫のような金融機関においては、業務効率化が直接的にコスト削減に結びつきます。

コンプライアンス強化

信用金庫は規制やコンプライアンス遵守が厳しく求められる業界です。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

信用金庫においても、テレワークの推進は重要なテーマです。電子契約システムの導入で、ハンコや紙の契約書のために出社する必要がなくなり、テレワーク環境を整えることができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

信用金庫が扱う契約書類の中には、法律により紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされているものがあります。例えば、特定の金融商品取引に関する書類などです。これらの点を事前に確認し、電子化の制約を理解しておく必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

信用金庫の顧客が電子契約に不慣れな場合、導入ハードルを考慮する必要があります。相手方にとっての負担を軽減するための説明会の開催や、わかりやすいマニュアルの提供が有効です。また、立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、それでも相手方がシステムを理解するためのサポートが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

信用金庫が契約する内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名を使い分ける必要があります。立会人型署名は一般的に認印レベルで、当事者型署名は実印レベルの信頼性があります。

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システム連携から選ぶ

信用金庫が使用する他のシステム(CRM、SFA、ワークフローシステム、電子決済など)と連携できる電子契約システムを選ぶことで、業務全体の効率化が図れます。

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