補助的金融業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。補助的金融業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることで同意の証を残すことができます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。補助的金融業は、多くの契約書類や同意書を取り扱うため、電子契約システムを導入することで業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子契約システムは「業務委託契約」や「雇用契約」だけでなく、受発注や社内稟議など広く同意の証を残す用途で使用できます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
補助的金融業では、契約締結のリードタイムを短縮することが重要です。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、紙を扱うプロセスでスピードが減退します。電子契約システムなら、契約締結が数分で済み、業務効率が大幅に向上します。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これは、複数の契約を同時に管理する補助的金融業にとって大きな利点です。
費用削減
補助的金融業でも、電子契約による費用削減の例として印紙税の削減や郵送代、保管コストの削減が挙げられます。具体的には郵送代、紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用の削減が可能です。業務効率化により、間接的に人件費も削減できる点も見逃せません。
コンプライアンス強化
補助的金融業は規制が厳しいため、業務や契約内容の可視化は重要です。電子契約システム導入により、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。
テレワーク推進
電子契約システムはテレワークの普及に対応しています。補助的金融業でも、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、リモートワークの推進が可能です。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
補助的金融業においても、法律により紙での保管が求められる書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。これには注意が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
補助的金融業では、取引先や顧客の同意が必要です。相手方にとっての導入ハードルを考慮し、説明やサポートを提供することが重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
補助的金融業の契約内容に応じて、認印レベルの立会人型署名か、実印レベルの当事者型署名を選ぶ必要があります。
2
システム連携から選ぶ
補助的金融業では、CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスなどとの連携が有効です。
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