不動産代理業・仲介業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。不動産代理業・仲介業においては、物件の売買契約や賃貸契約、委任契約など多数の契約書類が存在します。これらの契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。 不動産代理業・仲介業においては、契約だけでなく、受発注や社内稟議など広く同意の証を残す用途で使うことができます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
不動産代理業・仲介業では、契約締結のリードタイムが非常に重要です。物件の取引では迅速な対応が求められ、契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。従来の紙ベースの契約締結では最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、不動産取引における膨大な契約書類の管理が容易になります。契約書の検索や期限管理が自動化されるため、業務効率が大幅に向上します。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。不動産取引においては、売買契約書や賃貸契約書など、印紙税の対象となる契約類型が多く存在します。電子契約を導入することで、これらの印紙税の負担を軽減できます。 また、郵送代や保管費用などの紙媒体に関連する費用も削減できます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。さらに、業務効率化によって間接的に人件費抑制も見込むことができます。
コンプライアンス強化
不動産代理業・仲介業では、法的に重要な契約書類が多いため、コンプライアンス強化が求められます。電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、法的リスクを軽減できます。
テレワーク推進
2020年以降、テレワークが普及しつつある中で、不動産代理業仲介業でもテレワークの実施が増えています。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、テレワーク環境でも契約業務をスムーズに行えます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
不動産代理業・仲介業においても、法律により、紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。例えば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約などは紙媒体での保管が必要です。また、相手方の同意が求められる書類も多く存在します。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意が必要であり、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。不動産取引においては、相手方となる顧客や他の不動産業者にも電子契約の理解と導入が求められるため、説明会の開催やサポートが必要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。不動産取引においては、契約の重要性に応じて、どちらの署名方式を選ぶかを判断する必要があります。
2
システム連携から選ぶ
不動産代理業・仲介業においては、CRMやSFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が有効です。契約前後の業務をスムーズに行うために、システム連携が容易な製品を選びましょう。
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