不動産賃貸業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。不動産賃貸業においては、賃貸借契約書や管理契約書などの重要書類に対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。これにより、不動産賃貸業務における契約業務をペーパーレス化し、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「賃貸借契約」や「管理契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
不動産賃貸業において、契約締結のリードタイムが無くなることは大きなメリットです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うプロセスでスピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、不動産賃貸業の管理業務が大幅に効率化されます。また、電子契約システムのタイプによっては、契約締結の前段階である契約ファイル作成や条件交渉を対象としたものもあります。大量の契約ファイル作成をルールベースで自動化したり、条件交渉の履歴を体系的に残すことが可能になります。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。不動産賃貸業では賃貸借契約書や管理契約書など、印紙税の対象となる契約類型が多いため、電子化による費用削減効果は顕著です。 次に分かりやすいのは、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用です。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。 最後に可視化しにくいものですが、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、不動産賃貸業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。
テレワーク推進
テレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。不動産賃貸業でも、電子契約システムを導入することで、従業員が場所を選ばずに業務を行うことができ、柔軟な働き方が実現します。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。不動産賃貸業においても、定期借地契約（借地借家法22条）や定期建物賃貸借契約（借地借家法38条1項）など、特定の契約書類は紙での作成が義務付けられています。このため、全ての契約を電子化できるわけではない点に注意が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。不動産賃貸業では、賃借人や管理会社など、複数の相手が関与することが多いため、導入に際しては相手方の理解や協力が不可欠です。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。利用者自身が営業プロセスに電子契約の説明を挟んだり、説明資料を用意するなど独自の工夫が求められます。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。不動産賃貸業では、契約内容に応じてどのタイプの署名が適しているかを判断する必要があります。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。不動産賃貸業においても、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。
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