旅館向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。旅館業界においても、宿泊契約や業務委託契約、設備メンテナンス契約など、多岐にわたる契約業務が存在します。これらの契約を電子的に管理することで、業務効率化やコスト削減が図れます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
旅館業界においても、業務効率化のために契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。宿泊契約や設備メンテナンス契約など、さまざまな契約を迅速に締結できることは、顧客満足度の向上や運営のスムーズさに寄与します。従来紙で行っていた契約業務を電子契約システムに移行することで、数分で契約を締結でき、紙の保管や検索にかかる手間も大幅に削減されます。
費用削減
旅館業界でも郵送代や印紙税、保管費用の削減が大きなメリットとなります。特に多くの契約を取り扱う場合、これらの費用は積み重なると大きなコストとなります。また、業務効率化によってスタッフの業務時間を短縮し、他の重要な業務に集中できるようになります。
コンプライアンス強化
旅館業界においても、契約内容の可視化によって業務の抜け漏れが減少し、顧客や取引先との信頼関係が強化されます。契約書の紛失や改ざんを防ぐことで、法的リスクも軽減できます。
テレワーク推進
旅館業界においても、バックオフィス業務の一部はテレワークで行うことが増えています。電子契約システムを導入することで、契約書の確認や締結のために出社する必要がなくなり、柔軟な働き方が実現できます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
旅館業界においても、特定の契約書や書類には電子化の制約があります。例えば、定期賃貸借契約や特定商品取引法に基づく書面などは、法律により電子化が制約される場合があります。これらの書類は注意して取り扱う必要があります。
契約の相手方の導入ハードル
旅館業界においても、契約の相手方が電子契約に慣れていない場合があります。特に小規模な取引先や個人事業主との契約においては、電子契約システムの導入が難しい場合があります。そのため、相手方に対する説明やサポートが必要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
旅館業界においては、立会人型署名が一般的ですが、重要な契約には当事者型署名を使用することも検討しましょう。
2
システム連携から選ぶ
旅館業界においては、以下のシステムとの連携が有効です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 予約管理システムや顧客管理システムと連携することで、契約業務を効率化できます。 ワークフローシステム 社内の承認プロセスを自動化し、契約締結のスピードを向上させます。 電子決済 宿泊料金やサービス料の支払いと契約を同時に行うことができます。
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