有線放送業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 有線放送業においても、契約業務は非常に多岐にわたります。番組制作会社との契約や、広告主との契約、設備業者との契約など、紙ベースの契約書を扱うことが多いため、電子契約システムの導入が業務効率化に繋がることは間違いありません。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
有線放送業界では、番組制作や広告取引に関する多くの契約が発生します。これらの契約を迅速かつ効率的に締結することが可能です。従来、契約内容の確認や署名のために多くの時間と手間がかかっていましたが、電子契約システムを導入することで、すぐに契約を締結し、デジタルで保管・管理することができます。
費用削減
有線放送業界でも、印紙税、郵送代、紙代、保管コストなど、紙ベースの契約書にかかる費用を削減することができます。特に、放送局や制作会社などの関係者が多い場合、このコスト削減効果は非常に大きいです。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、契約内容の可視化が進み、業務の抜け漏れが減少します。また、契約書の紛失や改ざんを防ぐことができるため、法的なリスクも軽減されます。特に、広告取引に関するコンプライアンス強化が求められる有線放送業界では重要です。
テレワーク推進
有線放送業界でも、テレワークが普及してきています。電子契約システムを利用することで、場所を問わずに契約業務を行うことができ、テレワークの推進に寄与します。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。有線放送業界においても、特定の契約書類や規制に関しては紙での保存が求められる場合があります。この点を確認し、適切に対応する必要があります。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意が必要です。特に有線放送業界では、契約相手が多岐にわたるため、導入ハードルを下げるための説明やサポートが重要です。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要がありますが、立会人型署名を選ぶことで、導入の手軽さが向上します。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
有線放送業界では、契約内容によって適切な署名方式を選ぶことが重要です。一般的な取引や広告契約などでは比較的手軽に導入できる立会人型署名が適していますが、重要な契約や法的に強固な証拠としたい場合は当事者型署名を選ぶことが望ましいです。
2
システム連携から選ぶ
有線放送業界では、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が重要です。例えば、CRMから契約ファイルを自動作成し、契約の相手方に送信することで業務効率化が図れます。また、ワークフローシステムと連携することで、社内稟議を効率的に行うことができます。
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