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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。駐車場業においては、駐車場の賃貸契約や管理業務においても大いに役立ちます。例えば、月極駐車場の賃貸契約や駐車場管理業務に関する契約書の作成、契約更新などが効率化されます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子契約システムは「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

駐車場業においても、契約締結のリードタイムが無くなることは大きなメリットです。例えば、月極駐車場の契約において、利用者との契約書をプリントアウトし、製本、押印、郵送する手間を省けます。電子契約なら数分で契約を締結でき、契約ファイルは電子契約システム上で自動的に保管されます。これにより、契約書の検索や期限管理が容易になり、紙での管理に比べて大幅に効率化されます。

費用削減

駐車場業においても、電子契約による費用削減は大きなメリットです。特に、印紙税の対象となる契約書がある場合、その費用が削減できます。また、郵送代や保管にまつわる費用も削減されます。駐車場の運営においては、契約書の保管にスペースを取られることが多いため、電子契約により保管スペースの削減も期待できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、駐車場業務の契約内容が可視化されます。これにより業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

駐車場業においても、テレワークの普及に伴い、電子契約システムの利点は増しています。例えば、駐車場の契約管理業務をリモートで行うことができ、ハンコを押すためだけに出社する必要が無くなります。これにより、業務の柔軟性が向上します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

駐車場業においても、法律により紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。例えば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約などが該当します。これらの書類は事前に確認し、適切な対応が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

駐車場業においても、契約の相手方にとって電子契約システムの導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。立会人型署名であっても、相手方にシステムの使い方を理解してもらうための説明が必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

駐車場業においても、立会人型署名と当事者型署名の違いを理解し、適切な方式を選ぶことが重要です。契約内容に応じて、認印レベルの立会人型署名か、実印レベルの当事者型署名を選びましょう。

2

システム連携から選ぶ

駐車場業においても、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムなどとの連携が有効です。これにより、契約前後の業務を一元管理し、業務効率化を図ることができます。

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