機械修理業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。機械修理業においても、修理契約や保守契約、部品の受発注契約など、さまざまな契約に利用できます。電子署名を加えることで「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で記録され、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されます。これにより、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。特に機械修理業では、受発注や作業報告書の電子化が大きな利便性を提供します。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
機械修理業において、契約締結のリードタイムを大幅に短縮することができます。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで行いますが、その後の紙のやり取りを電子化することで、スピードが大幅に向上します。修理契約や保守契約の締結が迅速に行えるため、顧客満足度の向上にも寄与します。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。機械修理業では、多数の契約書を管理する必要があるため、この機能は特に有用です。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、印紙税や郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。機械修理業では、これらのコストが積み重なることが多いため、電子契約システムの導入により大きなコスト削減が期待できます。また、業務効率化によって間接的に人件費を抑制することも可能です。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。これにより、機械修理業における債務履行の確実性が高まり、契約書の紛失や改ざんも防止できます。
テレワーク推進
テレワークの普及に伴い、電子契約システムは出社せずに契約業務を行うための重要なツールとなります。機械修理業においても、現場からのリモートでの契約締結や報告書のやり取りが可能となり、効率的な業務運営が実現します。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている書類や、相手方の同意が必要な書類があります。機械修理業では、特に受発注書や労働条件通知書など、取引先や従業員とのやり取りにおいて注意が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は相手方の同意が必要であり、相手方が導入に対して抵抗を示す場合があります。特に機械修理業では、多様な取引先が存在するため、導入ハードルを低くする工夫が求められます。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
機械修理業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名を使い分ける必要があります。例えば、重要な修理契約や保守契約には実印レベルの当事者型署名を使用することが推奨されます。
2
システム連携から選ぶ
機械修理業においては、CRMやワークフローシステム、電子決済との連携が業務効率化に寄与します。特に受発注管理や顧客管理システムとの連携は、業務の自動化と効率化に大きく貢献します。
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