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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。警備業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、誰が同意したかが改ざん不可能な形で記録され、本人性担保の役割を果たします。電子契約システムを導入することで、契約締結後の契約ファイルはシステム上や契約締結に利用されたメール上で安全に保管され、業務の効率化や費用削減が図れます。警備業においては、特に契約の種類が多岐にわたり、契約管理が煩雑になるため、このようなシステムは非常に有用です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

警備業では、顧客との契約書や業務委託契約書などが頻繁に発生します。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、契約条件の交渉から締結までのプロセスを迅速に行うことができます。また、契約締結後はシステム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、契約書の保管や過去の契約書の検索にかかる時間と工数が大幅に削減されます。

費用削減

警備業でも紙を使うことによる直接的な費用(印紙税、郵送代、紙代、保管費用など)が発生します。電子契約システムを導入することで、これらの費用を削減できます。また、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も見込めます。特に警備業では、契約書の管理や更新が頻繁に必要となるため、費用削減の効果が大きいです。

コンプライアンス強化

警備業においても、契約内容や業務プロセスの可視化が重要です。電子契約システムを導入することで、業務の抜け漏れが減り、契約書の紛失や改ざんを防ぐことができます。これにより、法的リスクやトラブルの回避が期待できます。

テレワーク推進

警備業においても、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、契約書の確認や署名のためにオフィスに出社する必要がなくなり、テレワーク環境での業務効率が向上します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

警備業でも、法律により紙での保管が求められる書類や、電子化に際して相手方の同意が必要な書類があります。これらの制約を事前に確認し、適切に対応することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

警備業の顧客や取引先が電子契約に慣れていない場合、導入ハードルが高くなることがあります。相手方に対して電子契約のメリットや導入手順を丁寧に説明し、理解を促すことが必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

警備業における契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断します。重要な契約には実印レベルの当事者型署名を、日常的な契約には立会人型署名を使用するなどの使い分けが考えられます。

2

システム連携から選ぶ

警備業でも、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が有効です。これにより、営業活動から契約、納品、支払いまでの一連の業務を効率化できます。

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