経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特に大工工事業では、現場での資材購入や交通費、宿泊費などが頻繁に発生するため、経費精算システムの導入はこれらの煩雑な経費処理を効率化するのに非常に有効です。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。特に大工工事業では、現場作業が多く、オフィスに戻ってから経費精算を行うのは時間のロスです。経費精算システムを導入すれば、申請者は現場からでもスマホやタブレットを使って経費申請を行うことができ、承認者も外出先から承認作業を行えます。これにより、交通費の経路検索、交通費計算、申請内容の確認などの作業時間が大幅に短縮されます。例えば、定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。大工工事業においては、複数の現場やプロジェクトが同時進行することが多く、経費の管理が複雑になる傾向があります。経費精算システムを導入することで、例えば従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合でも、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門やプロジェクトの経費状況をリアルタイムで把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。大工工事業では、プロジェクトごとに交通費や資材費が異なるため、システム上でこれらのデータを一元管理できると、どのプロジェクトがコストを抑えているか、逆にどのプロジェクトが経費がかかり過ぎているかを容易に把握できます。そして、これらのデータをもとに、プロジェクトごとにコスト削減の取り組みを進められます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。大工工事業では、プロジェクトごとに異なる経費を管理する必要があるため、自社の会計ソフトとの連携対応と、その連携方法を確認することが特に重要です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。大工工事業では、現場作業員から事務員まで幅広い従業員が経費精算システムを使用するため、導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。特に現場での経費が多い大工工事業では、大量の領収書を効率よく管理することが求められます。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。現場からでも領収書を取り込めるため、オフィスに戻る手間が省けます。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。現場への移動が多い大工工事業では、交通系ICカードのデータを自動で取り込むことで、経費申請の手間が大幅に削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。特に大工工事業では、資材の購入などでクレジットカードを使用するケースが多いため、この機能があると便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。大工工事業においても、例えば以下のような取引履歴を連携することで、作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 ・タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。現場への移動が多い場合に便利です。 ・ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。出張が多い場合に便利です。 ・航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。大規模なプロジェクトでの遠方出張に対応。 ・新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。遠方の現場への移動が必要な場合に便利です。 ・レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。現場へ資材を運ぶ場合などに便利です。 ・Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。資材や道具の購入履歴を自動で取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。大工工事業ではプロジェクトごとに経費を管理する必要があるため、連携方式も重要です。 ・CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 ・システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります
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