経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。鉄骨鉄筋工事業においては、プロジェクトごとに発生する多様な経費を迅速かつ正確に処理する必要があるため、経費精算システムの導入は特に重要です。経費精算システムを導入することで、現場での経費処理の手間や時間を削減し、業務効率を向上させることができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。鉄骨鉄筋工事業では、現場からの移動が多く、時間的な制約が厳しいことが多いため、申請者は空いた時間に現場から経費申請ができ、承認者も出社することなく承認業務を行えます。交通費の経路検索や交通費計算、定期区間の自動控除など、煩雑な作業を自動化することで、業務効率が大幅に向上します。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。鉄骨鉄筋工事業では、現場での支出が多岐にわたるため、システム上で経費を管理することで、不正経費の申請や入力ミスを防ぐことができます。承認者がシステム上で経費を確認し、不正や誤りを早期に発見して対処できます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各プロジェクトや部門の経費状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。鉄骨鉄筋工事業では、プロジェクトごとの経費管理が重要であり、システムを利用して交通費や宿泊費の比率を分析することで、無駄なコストを削減し、全体のコスト管理を最適化できます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。鉄骨鉄筋工事業では、多くのプロジェクトが並行して進行することが多いため、会計ソフトとの連携がスムーズであることが重要です。自社の会計ソフトとの連携対応と連携方法を事前に確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。鉄骨鉄筋工事業では、現場作業員から事務職まで多様な従業員が存在するため、導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、使いやすさを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備も重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書を経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。鉄骨鉄筋工事業では、現場での支出が多く、領収書の処理が煩雑になることが多いため、効率的な取り込み方法を選ぶことが重要です。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。現場からでも簡単に取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量の領収書を効率よく処理できます。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。高精度で転記されるため、手間を大幅に削減できます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能として、交通系ICカードの取り込み機能があります。鉄骨鉄筋工事業では、現場移動が多いため、交通系ICカードのデータを自動で取り込むことで、手動入力の手間を削減し、不正の防止にも役立ちます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを自動で入力できます。カードでの支払いが多い場合には、特に便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。鉄骨鉄筋工事業では、様々な取引が発生するため、以下のような連携機能を持つ製品を選ぶと良いでしょう。 タクシー手配 ホテル手配 航空券手配 新幹線手配 レンタカー手配 Amazon手配
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。鉄骨鉄筋工事業では、多くのプロジェクトが同時進行するため、最新のデータを迅速に取り込むことが求められます。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されているケースもあります
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