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経費精算システムとは？

更新：2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。電気工事業においては、現場での出張や材料費、交通費などが頻繁に発生します。経費精算システムの導入により、これらの経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。また、現場からの経費申請が容易になるため、申請漏れやミスを防ぐことができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。電気工事業では、現場作業が多く、従業員がオフィスに戻る機会が少ないことがありますが、経費精算システムを利用すれば、時間と場所を選ばず空いた時間に外出先から経費申請が可能です。例えば、現場からスマホで交通費や材料費を申請でき、承認者も承認のための出社が不要になります。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。電気工事業では、材料費などの経費が多岐にわたるため、システムでのチェックが非常に有効です。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。電気工事業特有の経費、例えば材料費や交通費の比率が高い部門や、特定の現場における経費の傾向などをシステム上で把握できます。これらのデータをもとに、コスト削減の取り組みを進められます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。電気工事業では、材料費や工事費用などの経費が多岐にわたるため、会計ソフトとの連携が非常に重要です。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。電気工事業では、現場作業員が多いため、シンプルで直感的なUIが求められます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。電気工事業では、領収書の数が多い場合があるため、これらの機能は大きな時間節約になります。 アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。現場からでも簡単に取り込めます。 スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。高精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。電気工事業では、現場への移動が多いため、この機能は非常に便利です。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。材料費や工具の購入が多い電気工事業では、カードでの支払いが多いため、非常に便利です。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。電気工事業では、タクシーやホテル、新幹線などを頻繁に利用することが多いため、これらの機能は作業効率化、ミス防止、不正防止に役立ちます。 タクシー手配 ホテル手配 航空券手配 新幹線手配 レンタカー手配 Amazon手配

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。電気工事業では、経費の種類が多岐にわたるため、シームレスな連携が求められます。 CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。毎回のオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携：経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されている場合もあります。 このように、電気工事業に特有のニーズに応じた経費精算システムの選定と導入は、業務効率の向上とコスト削減に大きく貢献します

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