電信・電話業向けの経費精算システム（シェア上位）
経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。電信・電話業界では、従業員が全国を飛び回ることも多く、交通費や宿泊費などの経費が頻繁に発生します。そのため、経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することが特に重要です。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。電信・電話業界では、営業や技術担当が全国各地で作業することが多いため、申請者は時間と場所を選ばずに外出先からも申請できます。承認者も承認のために出社する必要がなくなります。交通費の経路検索や交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されるため、効率的に業務を進められます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算も自動で行うことができます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。電信・電話業界では多くの従業員が各地で活動するため、経費申請の件数も多くなります。このような環境では、システムによるチェックが特に有効です。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防ぐことができます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。電信電話業界では、特定のプロジェクトや地域での出張が多いため、交通費や宿泊費などの経費が多く発生します。システムを使ってこれらのデータを分析することで、どの部門がコスト削減に成功しているかを把握し、全体のコスト削減に役立てることができます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。電信・電話業界では、複数の会計ソフトを使用している企業も多いため、自社の会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することが特に重要です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。電信電話業界では、技術者や営業担当者など多様な職種の従業員がいます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインを整備することも重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。電信・電話業界では、多くの領収書が発生するため、効率的な領収書取り込みは重要です。 **アプリスキャン**：スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 **スキャナー**：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 **転記代行**：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100％近い非常に高い精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。電信・電話業界では、頻繁に公共交通機関を利用するため、交通系ICカードの取り込み機能があると非常に便利です。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあり、交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。電信・電話業界では、カードでの支払いが多いため、この機能は特に有用です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。電信・電話業界では、出張や会議のための手配が多いため、以下のような連携が重要です。 **タクシー手配**：タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **ホテル手配**：ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **航空券手配**：航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **新幹線手配**：新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **レンタカー手配**：レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 **Amazon手配**：Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。電信・電話業界では、多くの取引が発生するため、以下の連携方式を確認しましょう。 **CSV連携**：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 **システム開発によるシステム連携**：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります
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