経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。貸家業・貸間業においても、従業員や管理者が発生する経費を効率的に管理するために、経費精算システムの導入は非常に有効です。例えば、物件のメンテナンス費用や広告費など、多岐にわたる経費を正確に把握し、迅速に処理することが求められます。経費精算システムを利用することで、これらの経費処理の手間や時間を削減し、業務効率を向上させることができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
貸家業・貸間業では、物件管理やメンテナンスなどの経費が頻繁に発生します。経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。例えば、現場からスマホで簡単に経費申請ができ、承認者もリモートで承認を行うことができるため、効率が大幅に向上します。交通費やメンテナンス費用の計算も自動化され、煩雑な手作業を減らすことができます。
不正、ミスの防止
貸家業・貸間業では経費の不正やミスが業務効率を大きく損なう可能性があります。経費精算システムを利用することで、支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、物件の修繕費用が不正に高額に設定されている場合、システム上で早期に発見し防ぐことができます。
経費の利用状況の改善
経費精算システムで経費情報を管理することで、貸家業貸間業の各部門での経費状況を把握しやすくなります。例えば、各物件のメンテナンス費用や広告宣伝費の傾向を分析し、コスト削減のための取り組みを進められます。また、システム上でデータを一元管理することで、経費の透明性が向上し、効率的な経費管理が実現できます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
貸家業・貸間業では、経費精算システムと会計ソフトの連携が重要です。例えば、月次の経費報告や決算時の処理を簡素化するために、経費精算システムで入力した経費の仕訳が自動的に会計ソフトに反映されると便利です。導入前に自社の会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
貸家業貸間業では、現場スタッフや管理者など、多様な従業員がシステムを利用します。そのため、使いやすいUIを選ぶことが重要です。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備も重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減できます。貸家業・貸間業では、物件のメンテナンスや広告費用など、多くの領収書が発生するため、取り込み方法の選定は重要です。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。現場スタッフがオフィス以外でも領収書を簡単に取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。高精度で転記されるため、正確さが求められる場合に適しています。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。貸家業・貸間業では現場への移動が多いため、この機能は非常に役立ちます。カードリーダー取り込みやスマホアプリでの取り込みが可能で、交通費データの入力手間を削減できます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。貸家業・貸間業では、物件の購入やメンテナンス費用の支払いにカードを利用することが多いため、カード連携機能は非常に便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。貸家業・貸間業では、以下のような取引履歴との連携が考えられます。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。貸家業・貸間業では、経費が多岐に渡るため、会計ソフトとの連携が重要です。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。手動でのデータ取り込みが必要ですが、比較的簡単に始められます。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。利用者によるシステム開発が不要なケースもあり、手間をかけずに最新データの連携が可能です
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