経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。 美容業界においては、多くのスタッフが頻繁に外出することがあり、交通費や宿泊費などの経費管理が煩雑になりがちです。経費精算システムを導入することで、こうした経費の管理がスムーズになり、サロンや美容クリニックの運営効率を向上させることができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、時間と場所を選ばず空いた時間に外出先からも申請することができ、承認者も承認のための出社などがなくなります。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。 美容業界では、施術者や営業スタッフが頻繁に移動することが多いため、経費精算が効率化されることで、現場の業務が円滑に進むようになります。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。 美容業界では、スタッフが多く、経費が多岐にわたるため、不正やミスの防止は特に重要です。経費精算システムを導入することで、信頼性の高い経費管理が実現できます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、交通費の比率が高い部門や、宿泊費の節約に成功している部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。そして、これらのデータをもとに、部門ごとにコスト削減の取り組みを進められます。 美容業界では、特に移動や宿泊が多い場合、経費の利用状況を把握することで、無駄なコストを削減し、利益率を向上させることができます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。 美容業界では、サロン管理システムや顧客管理システムなどとの連携も重要です。これらのシステムと経費精算システムがスムーズに連携できるかを確認することが大切です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。 美容業界では、多様な年齢層のスタッフが働いているため、使いやすいUIを選ぶことが重要です。特に、スマートフォンやタブレットで簡単に操作できるシステムが求められます。
かんたんな質問に答えてぴったりの経費精算システムをチェック
経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。処理すべき領収書が多い場合、大きな時間節約になります。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で、転記されます。 美容業界では、施術後の領収書や顧客訪問時の交通費など、多くの領収書が発生します。これらを効率よく取り込む機能を持つシステムを選ぶことが重要です。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。 美容業界では、スタッフが頻繁に移動して顧客と接するため、交通費の精算がスムーズに行えるシステムが求められます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。カードでの支払いが多い場合におすすめです。 美容業界では、サロン用品の購入や出張費用など、クレジットカードで支払うことが多いため、この機能があると非常に便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 美容業界では、出張先での宿泊や交通手段、サロン用品の購入など、様々な取引が発生します。これらの取引履歴を効率よく管理できるシステムを選ぶことが重要です。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 美容業界では、会計ソフトとのスムーズな連携が経営管理の効率化に寄与します。そのため、連携方式や互換性をしっかりと確認することが重要です
かんたんな質問に答えてぴったりの経費精算システムをチェック
美容業界向けの経費精算システムに関連するカテゴリ
美容業界向けの経費精算システムに関連するページ
マスコミ業界向けの経費精算システム
ゲーム業界向けの経費精算システム
エンタメ業界向けの経費精算システム
衣服裁縫修理業向けの経費精算システム
洗張・染物業向けの経費精算システム
スポーツ・娯楽用品賃貸業向けの経費精算システム
映画製作・配給業向けの経費精算システム
洗濯・理容業向けの経費精算システム
公園・遊園地向けの経費精算システム
娯楽業向けの経費精算システム
理容業向けの経費精算システム
写真業向けの経費精算システム
運動競技場向けの経費精算システム
自動車整備業向けの経費精算システム
特殊浴場業向けの経費精算システム
劇場・興行場向けの経費精算システム
家事サービス業向けの経費精算システム
映画サービス業向けの経費精算システム
競輪・競馬等の競技団向けの経費精算システム
土木建築サービス業向けの経費精算システム
葬儀・火葬業向けの経費精算システム
公衆浴場業向けの経費精算システム
競輪・競馬等の競走場向けの経費精算システム
洗濯業向けの経費精算システム
物品預り業向けの経費精算システム
映画業向けの経費精算システム
興行団向けの経費精算システム
遊技場向けの経費精算システム
サービス業向けの経費精算システム