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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。葬儀・火葬業においても、経費管理は重要です。多忙な業務の中で効率的に経費を管理し、ミスや不正を防ぐことで、業務の信頼性を向上させることができます。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。葬儀・火葬業では、時間に余裕がないことが多いため、申請者は外出先や式の合間に経費を申請でき、承認者も出社することなく承認作業を行えます。交通費や宿泊費の計算を自動化することで、手間を大幅に削減できます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。葬儀・火葬業では、現金での支払いが多い場合もあるため、システムでの管理が不正防止に役立ちます。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、システム上でその不正が容易に検出されます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。葬儀火葬業では、交通費や式場の利用費用が重要な経費項目となります。システムを利用してこれらのデータを集計分析することで、コスト効率を向上させるための施策を講じることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。葬儀・火葬業の経費管理が特定の会計ソフトを利用している場合、そのソフトとの連携対応と連携方法を事前に確認することが重要です。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。葬儀火葬業では、年齢層やITリテラシーが異なる従業員が働いていることが多いため、デモなどを通じて使い勝手を検証し、問い合わせの頻度を確認しましょう。また、使用方法のマニュアルや社内問い合わせの体制を整えることも重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。葬儀・火葬業では、式場や宿泊施設での支払いが多いため、効率的な取り込み方法を選ぶことが重要です。 ・アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 ・スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。葬儀・火葬業では、移動が頻繁に行われるため、この機能が非常に便利です。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みが可能です。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。葬儀・火葬業では、業務上の支払いが多いため、この機能が有用です。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。葬儀・火葬業では、以下の機能が特に役立ちます。 ・タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。葬儀・火葬業で使用している会計ソフトとの連携方式を確認しましょう。 ・CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。定期的なデータ取り込み作業が必要です。 ・システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されている場合もあります

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