経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。競輪・競馬等の競走場においても、従業員や関係者が頻繁に発生する交通費や宿泊費、関連するイベント費用などを効率的に管理できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。競輪・競馬等の競走場では、関係者が全国各地を移動することが多いため、時間と場所を選ばず外出先から申請できることは大きな利点です。承認者も出社する必要がなく、交通費の経路検索や計算、申請内容の確認作業が短縮されます。定期区間の自動控除など、複雑な料金計算も自動で行うことができます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。特に競輪・競馬等の競走場においては、イベントや大会に伴う多額の経費が発生するため、不正やミスの防止は重要です。システムが不正な高額経費の精算を検出し、承認者がシステム上で確認することで、不正を未然に防げます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、競輪競馬等の競走場では、交通費や宿泊費の比率が高い部門や、特定のイベントに関連する経費の節約に成功している部門などを把握し、それを基にコスト削減の取り組みを進めることができます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。競輪・競馬等の競走場の管理部門は、自社の会計ソフトとの連携対応を確認し、最適な連携方法を選ぶことが重要です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。特に競輪競馬等の競走場では、多忙なスケジュールを持つ関係者が多いため、直感的で使いやすいUIが求められます。導入前のデモなどで様々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインを整備することも重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減できます。競輪・競馬等の競走場では、処理すべき領収書が多いため、大きな時間節約になります。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。オフィス以外でも取り込めるため、外出先からも対応可能です。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能には、交通系ICカードの取り込み機能があります。競輪・競馬等の競走場では、関係者の移動が頻繁なため、この機能が非常に有用です。カードリーダー取り込みやスマホアプリでの取り込みがあり、データ入力の手間を削減できます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。競輪・競馬等の競走場では、カードでの支払いが多い場合、この機能が役立ちます。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。競輪・競馬等の競走場では、以下の連携が特に有用です。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。競輪・競馬等の競走場でも、以下の連携方式を確認しましょう。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携に比べると手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されている場合、システム開発が不要なケースもあります
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