経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特に専門サービス業では、プロジェクトごとに経費が発生するケースが多いため、経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上させることが重要です。
導入メリット
経費精算処理の効率化
専門サービス業では、プロジェクトごとに多様な経費が発生しがちです。経費精算システムを導入することで、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなり、業務全体の効率が向上します。申請者は、時間と場所を選ばず空いた時間に外出先からも申請でき、承認者も承認のための出社などが不要になります。特に交通費の経路検索、交通費計算、申請内容との照会などの作業時間を短縮でき、定期区間の自動控除などの煩雑な料金計算も自動で行えるため、専門サービス業における業務負担が大幅に軽減されます。
不正、ミスの防止
専門サービス業では、複数のプロジェクトやクライアントに対して経費が発生するため、経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止することが重要です。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。これは特に、プロジェクト単位での経費管理が厳密に求められる専門サービス業において大きなメリットです。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各プロジェクトやクライアントごとの経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、交通費の比率が高いプロジェクトや、宿泊費の節約に成功しているプロジェクトなど、プロジェクトごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。これらのデータをもとに、プロジェクトごとにコスト削減の取り組みを進めることができ、専門サービス業の収益性向上に貢献します。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。専門サービス業では、プロジェクトごとの経費管理が求められるため、会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することが特に重要です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。特に専門サービス業では、多様なバックグラウンドを持つ従業員が多いため、導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。専門サービス業では、プロジェクトごとに処理すべき領収書が多い場合があるため、大きな時間節約になります。 アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100％近い非常に高い精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。これは、特に移動が多い専門サービス業において有用です。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。専門サービス業では、カードでの支払いが多い場合におすすめです。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配：タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配：ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配：航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配：新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配：レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配：Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります
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