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経費精算システムとは?

更新:2024年10月30日

経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。 特に土木建築サービス業では、現場作業が多く、経費精算が複雑になりがちです。出張や現場訪問が頻繁に発生するため、交通費や宿泊費の管理が重要となります。経費精算システムを導入することで、これらの経費の透明性を確保し、不正やミスを防ぐことができます。また、現場からでも経費申請ができるため、効率的な業務運営が可能になります。

pros

導入メリット

経費精算処理の効率化

申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。特に土木建築サービス業では、現場作業が多いため、時間と場所を選ばずに経費申請ができることが大きなメリットです。外出先からでもスマホやタブレットを使って申請が可能で、承認者も出社することなく承認が行えます。交通費の経路検索や交通費計算もシステムが自動で行うため、作業時間が大幅に短縮されます。

不正、ミスの防止

従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。土木建築サービス業は多くのプロジェクトや現場が同時進行することが多く、経費管理が煩雑になりがちです。システムを利用することで、経費の透明性が確保され、不正な高額経費の申請やミスを未然に防ぐことができます。

経費の利用状況の改善

経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。土木建築サービス業では、プロジェクトごとの経費管理が重要です。システムを利用することで、プロジェクトごとの経費の傾向を正確に把握し、コスト削減の取り組みを進めることができます。

cons

導入注意点

会計ソフトとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。土木建築サービス業の企業は、プロジェクトごとの会計管理が重要なため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。

自社の社員に合わせたUIの選択

経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。特に土木建築サービス業では、現場作業員から管理職まで幅広い層が利用することになります。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。

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経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

領収書の取り込み方法から選ぶ

土木建築サービス業では、現場での支払いが多いため、領収書の取り込み方法が重要です。以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。 アプリスキャン:スマホアプリで領収書を取り込みます。現場作業中でも簡単に取り込めるため便利です。 スキャナー:専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行:AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100%近い非常に高い精度で転記されます。

2

交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ

交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。土木建築サービス業では、現場への移動が頻繁に発生するため、この機能が非常に役立ちます。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあり、交通系ICカードのデータを入力する手間を削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。

3

コーポレートカード連携対応製品を選ぶ

クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。土木建築サービス業では、材料購入や現場関連の支払いが多いため、カードでの支払いが多い場合におすすめです。

4

各種取引履歴との連携から選ぶ

経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配:タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。現場移動が多い土木建築サービス業では非常に便利です。 ホテル手配:ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。長期プロジェクトでの宿泊管理が容易になります。 航空券手配:航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。遠方の現場への出張時に役立ちます。 新幹線手配:新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。全国各地の現場への移動がスムーズになります。 レンタカー手配:レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。現場移動が多い場合に便利です。 Amazon手配:Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。消耗品や工具の購入履歴管理が容易になります。

5

会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ

経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携:経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携:システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 土木建築サービス業の特有のニーズを満たす経費精算システムを選ぶことで、業務効率を大幅に向上させることができます

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