水産業向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、水産業においてもスケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。水産業特有の業務プロセスや現場の特性を考慮した機能を持つグループウェアも存在し、たとえば漁獲量の報告や船舶のスケジュール管理などをサポートすることができます。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、水産業における全社的な広報事項の送信や漁獲量データ、品質管理に関する情報共有が容易になります。特に、遠隔地にある漁船や加工場との連絡を効率的に行うことができ、業務プロセスの一体化が図れます。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が一つのツールにまとめられており、漁獲計画、出荷スケジュール、品質管理報告など様々な業務を一元管理することができます。これにより、異なるツールを使い分ける必要がなくなり、情報の一元化と管理の効率化が可能です。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を設定できる製品があります。たとえば漁獲データや品質管理情報などの機密情報を適切に管理することができ、不正な変更を防ぐことができます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、環境にも優しい運営が可能です。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには複数の機能が備わっているため、水産業特有の既存システム（例えば漁獲管理システムや在庫管理システム）との機能が重複することがあります。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用している水産業特有のツール（例えば漁業監視システムや品質管理システム）との連携に対応できることを確認しましょう。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、水産業特有のデータ（例えば漁獲データや品質検査データ）をどのように保管し、バックアップするかも重要な確認事項です。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、Web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。特に水産業特有の機能（例えば漁獲データの管理や物流管理）をサポートするグループウェアを選ぶと良いでしょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。たとえば、取引先や運送業者とのスケジュール共有や品質管理データの共有などが考えられます。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なりますので、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 Web会議システム連携 グループウェアとWeb会議システムと連携することで、Web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、Web会議のURLを発行することができる製品もあります。Web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を一つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。水産業の場合、特に漁獲データや品質管理情報の厳重な管理が求められるため、これらのデータに対する権限管理も考慮する必要があります
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