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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、捕鯨業におけるスケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。捕鯨業界では、遠洋に出る船団と本社間の連絡や、現場の作業スケジュールの共有が特に重要です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、捕鯨船団と本社間、あるいは各部署間での広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。これにより、捕獲情報の即時共有や緊急連絡が迅速に行えます。

ワークスペースの一元化

捕鯨業では、多岐にわたる業務が存在しますが、グループウェアはそれらを一元化し、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられます。例えば、海上での捕鯨作業の進捗管理や、陸上での物流手配なども一元的に管理できます。

情報セキュリティの強化

捕鯨業においても、グループウェアには個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。これにより、重要なデータが適切に保護され、不正アクセスを防ぐことができます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

捕鯨業でも、グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより、印刷の手間やコストを削減でき、環境負荷の低減にも貢献します。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

捕鯨業では、既存の海上通信システムやロジスティクス管理ツールが使われていることが多いです。グループウェアを導入する際には、これら既存ツールとの機能重複を避けるため、適切な使い分けを明確にする必要があります。

システム連携の制限

特に捕鯨業では、海上通信システムやGPSトラッキングシステムなどと連携することが重要です。グループウェアがこれらのシステムと連携可能かどうかを事前に確認しましょう。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

捕鯨業においても、企業に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが非常に重要です。特に海上での通信が絡む場合、データの保管場所やバックアップの状況も併せて確認することが必要です。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

捕鯨業に必要な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。特に船団のスケジュール管理や捕獲データの共有が重要です。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

捕鯨業では、外部の物流業者や市場関係者との情報共有も重要です。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なりますので、これらのニーズに対応できる製品を選びましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に捕鯨業界においては以下のカテゴリとの連携が重要です。 **web会議システム連携** グループウェアとweb会議システムを連携することで、海上と本社間の会議がスムーズに行えます。スケジュール登録時にweb会議のURLを自動生成できる製品もあります。 **ビジネスチャット連携** 捕鯨作業の進捗や緊急連絡を迅速に行うために、ビジネスチャットとの連携が求められます。会議の予定や各種通知をチャットで通知する機能があると便利です。 **チャットボット連携** 捕鯨業務における定型的な問い合わせや報告を自動化するために、チャットボットとの連携が有用です。簡単な質問に自動応答させることで、業務効率が向上します。

4

権限管理の細かさから選ぶ

捕鯨業においても、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。部署、役職、個人単位など、ツールによって権限管理の細かさが異なります。必要な権限管理の細かさを整理し、要件を満たした製品を選択しましょう

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