ガス業向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。ガス業界では、業務の効率化やコミュニケーション不足解消が特に求められます。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、これらの機能がガス業界においても重要な役割を果たします。例えば、緊急対応時の迅速な情報共有や、保安業務におけるタスク管理が求められるため、グループウェアの導入は非常に有効です。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を複合的に備えており、ガス業界の様々な業務に対応できます。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、ガス業界特有の安全情報や技術マニュアルの共有が容易になります。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、緊急時の迅速な情報伝達も可能です。
ワークスペースの一元化
ガス業界では、多岐にわたる業務が存在します。グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々なツールを使い分ける手間を省くことができます。これにより、業務の効率が向上し、安全管理も強化されます。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。ガス業界では、特に安全情報の管理が重要です。製品によっては操作ログなども取得することができ、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
ガス業界においても、紙ベースの資料配布を減らしペーパーレス化を進めることが求められています。グループウェアによるファイル共有機能の利用により、印刷の手間やコストを削減できます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、ガス業界で既に使用しているツールと機能が重複することが考えられます。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。例えば、ガス供給システムや保安システムとの連携が必要な場合があります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、ガス業界に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。ガス業界の場合、特に保安業務や設備点検のスケジュール管理が重要です。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
ガス業界では、外部業者との連携も重要です。グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。社外関係者と共有と合わせて、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、設備点検や定期会議の通知がグループウェアに表示され、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。ガス業界では、特に安全情報や技術情報の管理が重要です。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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