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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

鉄道業界において、グループウェアはスケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートする必須のソフトウェアです。鉄道業界特有のシフト管理や運行ダイヤの調整、保守作業スケジュールといった複雑な業務を効率化するために、メール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどの機能が役立ちます。近年では、これらの基本機能に加え、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備え、鉄道業界の多岐にわたる業務をサポートするグループウェアが増えています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

鉄道業界では、運行情報や保守作業のスケジュールなど、タイムリーで正確な情報共有が求められます。グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項や業務資料の共有が容易になり、チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

鉄道業界での多様な業務を円滑に進めるために、グループウェアはコミュニケーションを一元化するツールとして非常に有効です。運行管理、保守作業、緊急対応など、様々な機能を1つのツールにまとめることで、別々のツールを使い分ける手間を省き、データの移行や転記の必要もなくなります。これにより、管理者も複数のアカウントを管理する手間が省け、全体の業務効率が向上します。

情報セキュリティの強化

鉄道業界では、運行データや保守情報など機密性の高い情報が多く取り扱われます。グループウェアの中には、個人、役職、部署など様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を設定できる製品があります。これにより、必要な人にだけ情報を提供し、不当な変更が行われていないことをシステムで制御することで、情報セキュリティを強化できます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアのファイル共有機能を利用することで、鉄道業界でもペーパーレス化を進めることができます。紙ベースの資料配布を減らすことで、印刷の手間やコストを削減でき、環境への配慮も進められます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

鉄道業界では、既存の運行管理システムや保守管理システムとグループウェアの機能が重複することがあります。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散する恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、鉄道業界特有のシステム(例えば運行管理システムや保守管理システム)と連携できることを確認しましょう。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

鉄道業界では、運行データや保守記録など機密性の高い情報が多く、グループウェアの運営会社のセキュリティが特に重要です。運営会社のセキュリティ対策、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況も併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

鉄道業界で必要な機能を事前に整理し、それに応じたグループウェアを選定しましょう。メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたる機能を持つグループウェアがあります。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

鉄道業界では、外部の保守業者や関連機関との情報共有が重要です。社外関係者との情報共有に対応した製品を選び、共有内容も加味して比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携**: 鉄道業界では、遠隔地での会議が多いため、Web会議システムとの連携が重要です。Web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有がスムーズに行える製品を選びましょう。 **ビジネスチャット連携**: 緊急対応が求められる鉄道業界では、迅速なコミュニケーションが必要です。グループウェアとビジネスチャットの連携により、組織マスタのデータ連携や各種通知のチャット通知が可能になります。 **チャットボット連携**: チャットボットを導入することで、業務の効率化が図れます。通知や報告の自動化、社内FAQの自動応答により、業務負担を軽減できます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

鉄道業界では、運行データや保守情報など機密性の高い情報を取り扱うため、権限管理が非常に重要です。会社、部署、役職、個人単位での権限設定が可能な製品を選び、自社の状況や利用者に応じた権限管理を実現できる製品を選びましょう

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