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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。特に通運業においては、複数の拠点や異なる部署間での円滑な情報共有が求められるため、グループウェアの導入が非常に効果的です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消に役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、通運業における重要な連絡事項や業務資料の共有が容易になります。特に、複数の拠点や異なる部署間でのタイムリーな情報共有が可能となり、業務の遅延やミスを防ぐことができます。

ワークスペースの一元化

通運業では、配送スケジュールや在庫管理、顧客対応など多岐にわたる業務が存在します。これらの業務を一元管理することで、複数のツールを使い分ける手間が省け、効率的な業務運営が可能になります。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。通運業では顧客情報や配送データなど、機密性の高いデータを扱うため、情報セキュリティの強化が重要です。製品によっては操作ログなども取得することができ、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、環境にも優しい業務運営が可能となります。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、既存の通運業向けシステムと機能が重複することが頻発します。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

通運業では、物流管理システムや在庫管理システムなど、他のシステムとの連携が求められる場合があります。グループウェアがこれらのシステムと連携できるかどうかを事前に確認することが重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、通運業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

通運業に特化した機能や、業務フローをカバーできるグループウェアを選ぶことが重要です。例えば、配送スケジュール管理、在庫管理、顧客対応など、通運業ならではの業務を効率化できる機能を持つ製品を選定しましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

通運業では、取引先や顧客との情報共有が重要です。グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なりますので、共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

通運業では、以下のシステムとの連携が特に重要です。 **物流管理システム連携**:配送スケジュールや在庫情報をリアルタイムで共有するために、物流管理システムとの連携が重要です。 **在庫管理システム連携**:在庫の変動を即座に反映させるために、在庫管理システムとの連携が求められます。 **顧客管理システム連携**:顧客情報を適切に管理し、迅速な対応を行うために、顧客管理システムとの連携が必要です。

4

権限管理の細かさから選ぶ

通運業では、拠点ごとの情報管理や、役職ごとの権限設定が求められる場合があります。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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