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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。屠畜場のような特殊な作業環境においても、これらの機能は重要です。例えば、シフト管理や衛生管理のスケジュール調整が必要な場合、グループウェアのスケジュール管理機能が役立ちます。 近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えています。屠畜場のような現場では、リアルタイムのコミュニケーションが求められるため、ビジネスチャットやWeb会議の機能も非常に有用です。

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導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、屠畜場全体に対する広報事項や衛生管理に関する重要な情報を迅速に共有できます。特に、衛生管理や安全対策に関する情報はタイムリーに全員に伝えることが重要です。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、衛生管理、シフト管理、在庫管理など、屠畜場の日常業務を円滑にするための機能を1つのツールにまとめています。複数のツールを使い分ける必要がなくなるため、データの移行や転記する手間が省けます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。屠畜場においても、機密情報や衛生管理に関するデータを適切に管理するために、権限設定が重要です。不当な変更が行われていないことをシステムによって制御でき、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。屠畜場では、衛生管理マニュアルやチェックリストなど紙資料が多いですが、これをデジタル化することで効率が上がり、印刷の手間やコストを削減できます。

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導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重褫することが頻発します。屠畜場でも既存のシステムとの機能重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。例えば、既にシフト管理専用のツールがある場合、その機能がグループウェアと重複しないように注意が必要です。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。屠畜場では、在庫管理システムや衛生管理システムとの連携が必要になることがあります。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。屠畜場のような業界では、衛生管理データや人事データが含まれるため、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。屠畜場では、特に衛生管理、シフト管理、在庫管理などが重要です。これらの機能がカバーできるグループウェアを選定しましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。屠畜場でも、取引先や規制当局との情報共有が求められることがあります。共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に屠畜場で相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携** グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。特に遠隔地の労働者や関係者との会議に役立ちます。 **ビジネスチャット連携** グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。屠畜場の作業員への迅速な通知や指示が可能です。 **チャットボット連携** グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。屠畜場の衛生管理に関するFAQなど、よくある質問への自動応答が可能です。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。屠畜場では、衛生管理データや人事データなど、機密性の高い情報が多いため、細かい権限管理が重要です。会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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