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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。捕鯨業においても、人事システムは特に重要です。異動や出向などが頻繁に発生する捕鯨業界では、従業員のスキルや資格情報の管理が特に重要です。また、労働条件が海上と陸上で異なる場合もあり、これらの情報を適切に管理することで、業務の円滑な運営に寄与します。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。これにより、捕鯨業で特に重要な資格情報や安全訓練の履歴なども一元管理が可能となり、業務の効率化を実現します。2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を図ることができます。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が可能となるため、書類を探す時間も大きく短縮できます。捕鯨業では、船上と陸上での手続きが異なる場合も多いため、一元管理のメリットは大きいです。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。捕鯨船での特殊な勤務環境においても、正確な勤怠管理が可能となります。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。捕鯨業においては、従業員の専門技能や航海経験が重要な要素となるため、これらのデータを活用した適切な人材配置が可能です。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。特に捕鯨業では、船舶管理システムや安全管理システムとの連携が重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。捕鯨業では、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。特に、航海中の特別手当や危険手当などの給与計算に対応できるシステムを選定することが重要です。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。捕鯨業においても、これらの基本的な機能は重要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。捕鯨業では、航海中の特別手当や危険手当などの複雑な給与計算が必要になるため、このタイプのシステムが適しています。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。捕鯨業においては、船上での勤務時間や休暇の管理が特に重要です。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。捕鯨業においては、これらの機能を統合して管理することで、業務効率を大幅に向上させることができます。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。捕鯨業においては、従業員の専門技能や航海経験が重要な要素となるため、これらのデータを活用した適切な人材配置が可能です。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。捕鯨業においても、契約書の電子化は業務の効率化に寄与します。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。捕鯨業では、従業員の異動や退職が頻繁に発生するため、これらの手続きを効率化することが重要です。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。捕鯨業においても、従業員の情報を一元管理することは重要です。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。捕鯨業においても、適切な人材配置を行うために有用です。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。捕鯨業では、異動や出向が頻繁に発生するため、これらの機能が特に重要です。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。捕鯨業においても、複数の船舶や関連会社を管理する場合に有用です

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