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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。 道路旅客運送業においても、人事システムの導入は重要です。運転手や管理職、メンテナンススタッフなど、多様な職種が存在するため、それぞれの労務管理や勤怠管理が煩雑になります。これを効率的に行うために、人事システムは大いに役立ちます。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

道路旅客運送業では、多くの従業員が働いており、特に運転手のシフト管理や出退勤の把握が複雑です。人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理できるため、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

道路旅客運送業では、紙やメールでの作業が多く、煩雑な処理が発生しがちです。人事システムを導入することで、これらの処理がシステム化され、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。また、書類をシステム管理することで、過去書類の検索が容易になり、書類を探す時間も大幅に短縮されます。

勤怠管理の効率化

運転手の勤務時間や休暇の管理は特に重要です。人事システムを使用することで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が発見しやすくなります。

人事評価、人材配置の効率化

道路旅客運送業でも、人事評価やタレントマネジメントは重要です。人事システムを使うことで、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計が容易になり、人材育成や適切な配置が可能となります。特に運転手のスキルや経験を管理し、最適な配置ができるようになります。

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導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

道路旅客運送業では、運行管理システムや経費精算システムなど、多岐にわたるシステムとの連携が求められます。人事システムの従業員情報は他のシステムのマスタとして頻繁に利用されるため、連携要件を整理し、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

道路旅客運送業の特性に応じて、人事システムの導入目的を明確にすることが重要です。例えば、運転手の勤怠管理やシフト管理、法令遵守(例えば、労働時間の遵守)など、特定のニーズに応じた機能が必要です。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 ・従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。特に運転手の情報管理や組織図の発令管理などが重要です。 ・従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。運転手の給与計算や源泉徴収票の発行がスムーズに行えます。 ・従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。運転手のシフト管理や勤怠情報の一元管理が可能です。 ・従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。特に運転手の勤怠と給与計算を一元管理できる点がメリットです。 ・従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。運転手のスキルや経験を管理し、適切な評価や配置が可能です。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 ・雇用契約手続き 道路旅客運送業では、運転手の雇用契約をオンラインで管理することで、効率化が図れます。 ・入退職手続き 退職の際の各種保険の手続きや退職金の支払い手続きなどに対応しています。 ・個人情報、身上情報管理 運転手の個人情報や身上情報の変更手続きなどをオンラインで行うことができます。 ・組織図の作成 運転手やスタッフの情報から組織図を作成し、適切な配置をシミュレーションできます。 ・従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理できます。運転手の異動や配置替えの管理も容易です。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。道路旅客運送業では、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい場合に適しています

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