人事システムとは?
更新:2024年10月03日
人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。補助的金融業においても、人事システムは重要な役割を果たします。例えば、従業員のスキルや資格の管理、法令遵守のための記録保持などが求められます。人事システムは、補助的金融業の特有のニーズにも対応できるように設計されています。
導入メリット
人事業務の効率化
補助的金融業においても、人事システムを使用することで、従業員情報を一元管理し、効率化が図れます。特に、金融業特有の資格や法令遵守に関する情報をきちんと管理することが重要です。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。
手続きの効率化
紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。補助的金融業では、法令遵守に関する書類や報告書が多いため、これらをシステム管理することで、過去書類の検索やデータ品質の向上が見込めます。
勤怠管理の効率化
補助的金融業では、従業員の勤務時間や休暇取得が法令で厳しく管理されることが多いため、自動的に時間外労働、欠勤、休暇取得日数などを算出できる人事システムが役立ちます。これにより、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。
人事評価、人材配置の効率化
補助的金融業では、特定のスキルや資格を持つ従業員が求められることが多いです。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができ、人事考課の効率化やデータの蓄積が可能です。これにより、適切に人材を配置することができます。
導入注意点
他カテゴリとのシステム連携
補助的金融業においても、人事システムの従業員情報は他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。特に、金融関連のシステムとの連携が必要になることが多いので、連携要件を整理し、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
人事管理システムの導入目的
補助的金融業では、従業員の資格や法令遵守に関する情報管理が重要です。人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。
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人事システムの選び方
人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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人事システムのタイプで選ぶ
人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。補助的金融業では、資格情報や法令遵守に関する情報の管理も重要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。補助的金融業では、従業員の給与に関する法令遵守が求められるため、このタイプが適しています。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。金融業では、勤務時間の管理が厳格に求められるため、適切なタイプです。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。補助的金融業においても、統合されたソリューションが有効です。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。特定のスキルや資格が求められる補助的金融業には、特に適しています。
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従業員管理に関する機能で選ぶ
人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。
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グループ会社の管理機能で選ぶ
人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。補助的金融業においても、グループ会社や子会社の情報を一元管理したい場合に適しています
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