人事システムとは?
更新:2024年10月03日
人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。投資業界においては、特有の人事課題やニーズに対応するために、これらのシステムが重要な役割を果たします。例えば、高度なスキルや専門知識を持つ人材の管理や、複雑な報酬体系の管理が求められます。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。
導入メリット
人事業務の効率化
投資業界では、高度なスキルを持つ人材が多く、その管理は重要です。人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。特に、投資分析やリサーチ業務に集中できる時間を増やすことができます。
手続きの効率化
投資業界では、契約書やコンプライアンス関連の書類が多く、これらの管理が煩雑になることがあります。人事システムを導入することで、紙やメールでの作業と比較して、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が可能となり、迅速な対応が求められる状況でも効果的に対処できます。
勤怠管理の効率化
投資業界のプロフェッショナルは、しばしば長時間労働や不規則な勤務時間が求められることがあります。人事システムを利用することで、時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを自動的に算出でき、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。
人事評価、人材配置の効率化
投資業界に特有のスキルや資格を持つ人材の評価や配置が重要です。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。これにより、適切な人材配置が行われ、企業全体のパフォーマンス向上に寄与します。
導入注意点
他カテゴリとのシステム連携
投資業界では、多くの専門的なシステムが使用されることがあります。人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に、金融データ分析システムやリスク管理システムとの連携が重要です。
人事管理システムの導入目的
投資業界には特有のニーズがあります。人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。例えば、パフォーマンス評価や報酬管理が重要な場合は、それらの機能が充実している製品を選ぶことが求められます。
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人事システムの選び方
人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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人事システムのタイプで選ぶ
人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。投資業界では、これらの基本機能がしっかりしていることが重要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。投資業界では、報酬体系が複雑な場合が多いため、給与計算機能の精度が求められます。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。投資業界では、特にスキルや資格の管理が重要です。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい企業に特に適しています。
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従業員管理に関する機能で選ぶ
人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。投資業界では、契約書の管理が重要となります。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。投資業界では、組織の柔軟な管理が求められることが多いです。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。
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グループ会社の管理機能で選ぶ
人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。投資業界では、複数のファンドや子会社を持つことが多いため、この機能が特に重要です
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