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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。証券・商品取引業においては、高度な専門知識を持つプロフェッショナルが多く在籍しているため、タレントマネジメント機能が特に重要となります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。証券・商品取引業では、資格やスキルの管理が重要となるため、それらを一元管理することで、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。証券・商品取引業ではコンプライアンスの遵守が厳格に求められるため、過去書類の検索が簡単にできることで法令対応もスムーズになります。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。証券・商品取引業では、従業員の労働時間の管理が厳格である必要があるため、正確な勤怠情報の管理が重要です。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。証券商品取引業では、特定のスキルセットや資格が重要視されるため、これらの情報をもとに適切に人材を配置することができます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。証券・商品取引業では、特に取引システムやリスク管理システムとの連携が重要となるため、機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。証券商品取引業では、特にコンプライアンス管理や資格管理が重要なため、これらの機能を重視して選ぶことが推奨されます。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 ・従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。証券・商品取引業では、資格やライセンスの管理が重要となるため、これらの機能が充実している製品が適しています。 ・従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。証券・商品取引業では、複雑な給与体系やインセンティブ制度がある場合が多いため、これに対応できる製品が適しています。 ・従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 ・従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 ・従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。証券・商品取引業では、特定のスキルや資格が重視されるため、これらの情報を一元管理できる製品が適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 ・雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。証券・商品取引業では、契約の透明性とコンプライアンスが重視されるため、電子契約機能が役立ちます。 ・入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 ・個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 ・組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 ・従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。証券・商品取引業では、複数の子会社やグループ会社を持つことが多いため、これらの情報を一元管理できる製品が特に適しています

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