人事システムとは?
更新:2024年10月03日
人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。保険媒介代理業においても、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれます。特に保険媒介代理業では、多岐にわたる業務と多数の従業員を効率的に管理するために、人事システムの導入が重要です。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。
導入メリット
人事業務の効率化
人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。保険媒介代理業においても、これらの情報をマスターとして利用することで、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。
手続きの効率化
紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。保険媒介代理業では、契約や顧客対応に追われる中で、書類管理の効率化は大きなメリットです。
勤怠管理の効率化
紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。保険媒介代理業で多忙な営業担当者の勤怠管理を正確に行うことで、労務リスクの軽減が期待できます。
人事評価、人材配置の効率化
人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化やデータの蓄積ができます。保険媒介代理業では、営業成績や顧客対応力など多様な評価指標が求められるため、これらの機能が特に有用です。
導入注意点
他カテゴリとのシステム連携
人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。保険媒介代理業では、顧客管理システムや契約管理システムとの連携が特に重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
人事管理システムの導入目的
人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。保険媒介代理業では、特に営業成績の評価や顧客対応の管理が必要となるため、これらの機能を備えたシステムを選ぶことが推奨されます。
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人事システムの選び方
人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
人事システムのタイプで選ぶ
人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。保険媒介代理業では、入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能が重要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。保険媒介代理業では、営業成績に基づくインセンティブの支払いなども含まれるため、給与計算機能が非常に重要です。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。保険媒介代理業では、営業担当者の出勤状況や勤怠管理がスムーズに行えます。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。保険媒介代理業では、これらの機能が統合されていることが必要です。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。保険媒介代理業では、営業成績の評価や顧客対応能力の評価が重要となるため、このタイプのシステムが適しています。
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従業員管理に関する機能で選ぶ
人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。保険媒介代理業では、電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。保険媒介代理業の特性に応じた異動管理が可能です。
3
グループ会社の管理機能で選ぶ
人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。保険媒介代理業では、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい場合に適しています
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