スマート書記

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議事録作成ツール

強み

高度なセキュリティ

高頻度のアップデート

チーム利用を想定した階層構造

注意点

分析が弱い

話者名の自動取得ができない

小規模利用に向かない

スマート書記とは

エピックベース株式会社が提供する議事録作成ツールで、音声データを活用して議事録の作成、共有、管理を効率化するクラウドサービスです。会議参加者の「表情」や「会話の割合」といった非言語的要素の分析機能はありませんが、AIを活用した効率的な要約作成、ポイント抽出、文書校正を行うことができます。これにより、会議の重要な発言を正確に記録し、議事録作成の時間を大幅に短縮することができます。

強み

高度なセキュリティ

高度なセキュリティ対策を実装しています。パスワードの有効期限設定、IPアドレス制限、多要素認証に対応し、情報保護を強化しています。さらに、国際標準規格「ISO27001(ISMS)」の認証を取得し、信頼性を高めています。これらのセキュリティ対策により、官公庁や金融業界での導入実績があります。具体的なセキュリティ対策については、経済産業省のフォーマットに基づいたセキュリティチェックシートが公開されています。導入を検討する際は、このチェックシートを確認し、自社のセキュリティ要件との適合性を慎重に評価することをお勧めします。

高頻度のアップデート

ユーザーフィードバックを重視し、頻繁なアップデートを実施しています。2023年だけでも5件のアップデートが公開され、常に機能の改善と追加が行われています。最新のアップデートでは、GPT-4を搭載したAIアシスト機能が導入され、文章の要約、ポイント抽出、校正などの高度な機能が提供されるようになりました。

チーム利用を想定した階層構造

チームでの効率的な利用を重視した構造を採用しています。1契約ごとに「ワークスペース」が作成され、その中に「スペース」と呼ばれるチームや部署単位の作業エリアが設けられます。メンバーは自身が所属するスペース内でのみ作業を行うことができ、情報の整理と権限管理が同時に実現されます。この階層的な構造により、大規模組織でも効率的な情報共有と管理が可能となります。

注意点

分析が弱い

会議の記録と文書化に優れた機能を提供していますが、高度な分析機能には制限があります。具体的には、会議参加者の「表情」「話し方」「会話の割合」などの非言語的要素の分析や、会話のトピック分析といった機能は提供されていません。これらの分析機能は、ミーティングの質や効率性を評価し、改善するのに役立ちます。

話者名の自動取得ができない

録音データから文字起こしを行うツールであり、様々な音声データに対応できる柔軟性が特徴ですが、Web会議システムと直接連携するツールとは異なり、話者名の自動取得ができません。そのため、話者の識別が「話者A」「話者B」「話者C」のような一般的な表記になります。これは、Web会議システムに登録されたユーザー名を自動取得できないためです。この制限により、議事録作成時に話者の特定に追加の作業が必要になる可能性があります。

小規模利用に向かない

単一プランのみを提供しており、小規模利用には不向きな面があります。スマート書記は豊富な機能を提供しているので、それに見合った利用料が必要となりますが、機能を持て余す可能性のある小規模利用では、割高に感じられます。また、チーム利用を想定した階層構造も、小規模組織では十分に活用されない可能性があります。