議事録作成ツール（シェア上位）
議事録作成ツールとは？
更新：2024年10月30日
議事録作成ツールは、AI技術を活用して会議内容を自動でテキスト化し、効率的に議事録を作成・共有できるツールです。音声認識技術により、会議やミーティングの内容をリアルタイムで文字に起こすことができるため、従来のように録音を聞き返して手作業で文字起こしする必要がありません。 AI技術により、日常会話レベルであれば8?9割程度の精度で音声を認識できるようになっており、議事録作成の時間と労力を大幅に削減できます。また、使用を重ねることでAIの認識精度が向上したり、業界特有の用語や略語を登録しておくことで文字起こしの精度を向上できたりするツールもあります。 日々の社内会議から取引先との商談、経営会議まで、ビジネスにおけるさまざまな議論を正確に記録し、関係者間で共有することは非常に重要です。議事録作成ツールを活用することで、従来の手作業による作成や特定の担当者への依存から脱却し、効率的かつ質の高い議事録を作成できます。
議事録作成・管理に関する課題
議事録の作成や管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える議事録作成・管理に関する課題をピックアップして紹介します。
1
担当者の負担が大きい
通常の会議では、議事録担当者が会議中にメモを取りながら議論にも参加し、その後で整理して文書化する必要があります。実質的な作業時間は、会議時間の1.5～2倍になることも多く、担当者の大きな負担となります。
2
会議の内容を正確に記録できない
会議の内容を正確に記録するには高い集中力が必要であり、特に長時間の会議では重要な発言を聞き漏らすリスクがあります。また、メモを取ることに集中するあまり、議論への参加が疎かになってしまう問題もあります。
3
フォーマットの統一と管理が難しい
部署や担当者によって議事録のフォーマットや記載内容の粒度が異なることで、情報の検索性や可読性が低下します。また、過去の議事録を必要な時にすぐに参照できない状況も、業務効率の低下につながっています。
4
過去の議事録を見つけられない
過去の議事録から必要な情報を素早く見つけ出すことが困難で、類似案件の参照や決定事項の確認に時間がかかります。
5
情報セキュリティが徹底されていない
機密性の高い会議内容や個人情報を含む議事録の取り扱いには、厳重な管理が必要です。しかし、従来の文書管理では、意図しない情報漏洩や不適切なアクセス権限の設定といったリスクが存在します。
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議事録作成ツールの機能
続いて、議事録作成ツールの基本機能と、特定の製品に付属している機能を整理して紹介します。
1
議事録作成ツールの基本機能
・文字起こし 会話内容をテキスト化し、記録する ・テンプレート 標準的な議事録フォーマットを提供する ・検索 キーワード検索で過去の議事録を即座に探し出せる
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特定の議事録作成ツールに付属している機能
・翻訳 多言語対応で、議事録を自動翻訳する ・ビデオ会議連携 ZoomやMicrosoft Teamsと連携し、話者名を自動取得する ・タスクの振り分け 会議で出たタスクを個人に振り分ける ・話者や会議内容の分析 会議中の話者の表情や話し方、視線、内容などをAIが分析し、会議改善につながる指標として提案する
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議事録作成ツールの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、議事録作成ツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
時間の節約と効率化を図れる
AI音声認識技術を活用して、会議の内容をリアルタイムで自動的にテキスト化し、後の編集作業も容易に行えます。議事録の作成にかかる時間を大幅に短縮・効率化できるため、社員は他の重要な業務に集中できるようになり、企業全体の生産性が向上します。
全員が議論に集中できる
メモを取る必要がないため、参加者全員が議論に集中できる環境が整います。また、発言者の声を正確に認識して記録するため、誰がどのような発言をしたのかを、後から簡単に確認できます。
会議内容を正確に記録できる
人による聞き漏らしや記憶違いがなく、会議のすべての内容を漏れなく記録できます。また、統一されたフォーマットで自動的に整理されるため、部署や担当者による記載の揺れがなくなり、必要な情報を素早く見つけられます。
情報共有・意思決定を迅速に行える
クラウドベースのツールを活用することで、議事録をリアルタイムで共有し、複数のメンバーが共同で編集できます。そのため、会議後すぐに最新情報を把握でき、迅速な意思決定につながります。過去の議事録も簡単にアクセスでき、ナレッジ共有がスムーズに行えます。
議事録作成ツールを導入する際の注意点
議事録作成ツールの導入にはメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけないこともあります。
音声認識精度を確認する
企業特有の専門用語や略語、製品名などの認識精度を事前に確認する必要があります。また、複数人が同時に話す場合や、声が小さい場合の認識精度にも注意が必要です。そのため、導入前にあらゆる状況での実用性を検証しておくと安心です。
使用目的と機能を確認する
議事録作成ツールを選ぶ際は、使用目的を明確にし、それに適した機能を持つツールを選びましょう。音声を自動でテキストに変換する機能や、リアルタイム編集が可能な機能が必要かを考慮し、業務フローへの適合性を確認します。機能が多すぎると使いにくくなることがあるため、必要な機能に優先順位をつけ、将来的なニーズに対応できる柔軟性や拡張性も考慮しましょう。
Web会議ツールの機能を考慮する
ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールには、簡易的な要約機能が標準で搭載されています。社内の会議規模や議事録の要求精度によっては、これらの機能で十分な場合もあるため、専用ツールの必要性を慎重に判断する必要があります。
社内ルールを策定する
議事録作成ツールの運用方法や、作成した議事録の取り扱いルールを明確にする必要があります。具体的には、議事録の確認・承認フローや、修正権限の範囲、保存期間、共有範囲、機密情報の管理方法などを定めます。また、会議参加者全員の録音同意を得る手順や、議事録内の個人情報・機密情報のマスキングルールなど、コンプライアンスの観点からも詳細な規定が必要です。
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議事録作成ツールの料金相場
議事録作成ツールの料金は、機能により異なります。基本的な文字起こし機能は、月額1,000円から3,000円程度です。多言語翻訳やタスクの振り分けなどを実装した高機能ツールは、月額5,000円から1万円以上です。無料プランもありますが、機能制限がある場合が多いです。
議事録作成ツールの選び方
議事録作成ツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮するとよいでしょう。それぞれの項目を詳しく説明します。
1
会議への参加人数
少人数の会議であれば、Web会議ツールの標準機能で十分の場合があります。一方で、大人数が参加する会議や、複数の会話が同時に発生する会議の場合は、高度な音声認識機能や話者識別機能を備えたツールを導入する必要があります。
2
議事録作成方法
議事録作成には、リアルタイムの会話を取り込む方法と、録音された音声データを取り込む方法の大きく2つの方法があります。 ・リアルタイムの会話の議事録作成 リアルタイムで会話を取り込み、議事録を作成します。会議中にリアルタイムで字幕をつけることができるツールもあります。ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールと連携可能なツールは、話者名を自動取得できます。 ・音声データからの議事録作成 録音された音声データをアップロードし、それをもとに議事録を作成します。インターネット環境がない場所での会議にも利用できます。
3
AIによる要約作成
AIが文字起こしデータや資料をもとに、自動で要約を作成する機能があると、議事録作成がより迅速かつ簡単になります。AIの精度によっては、手動での編集がほとんど不要になることもあります。時間の節約や、議事録の質を向上させるのに役立ちます。
4
閲覧権限の設定
機密性の高い情報を含む議事録の場合は、特定の人だけがアクセスできるようにすることが重要です。作成した議事録の閲覧権限を設定できる機能があると、情報の漏洩を防ぎ、適切な情報管理が可能になります。
5
サポート体制
ツールを利用する上で、トラブルや疑問が生じた際に適切なサポートを受けられる体制が整っていると安心です。サポート体制がしっかりしていると、問題が発生したときに迅速に解決でき、業務に支障をきたすことが少なくなります。顧客サポートの質や対応速度も重要なポイントです。
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議事録作成ツール選びに迷った場合は？
議事録作成ツールを導入することで、参加者全員が議論に集中できる上に、会議内容を正確に記録できます。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、議事録作成ツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な議事録作成ツールを選ぶためにぜひご利用ください。
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