メールソフト（シェア上位）
メールソフトとは？
更新：2024年10月30日
監修
ITコンサルタント
松浦睦月
メールソフトは、電子メールの送受信や管理を効率的に行うためのツールです。主な機能として、メールの作成・送信・受信はもちろん、フォルダ管理やアドレス帳、検索機能などが備わっています。また、メール誤送信防止やウイルス対策などのセキュリティ機能も標準で搭載されており、安全なメールでのコミュニケーションを実現します。 最近では、カレンダーやタスク管理機能をあわせ持っていたり、複数のメールアドレスを一元管理できたりなど、さまざまな種類のメールソフトが提供されており、ビジネスシーンでの活用の幅が広がっています。
メールの送受信における課題
ビジネスシーンでメールを使用する際には、さまざまな問題が起こります。まずは、メールの送受信に関わる課題をピックアップして紹介します。
1
メールの誤送信が発生する
宛先の入力ミスや添付ファイルの付け忘れ、機密情報の誤送信など、人的ミスによる情報漏洩のリスクが存在します。一度送信したメールは取り消しが難しく、企業の信用問題に発展する可能性もあります。
2
メールの整理が難しい
大量のメールを受信すると整理が難しくなります。プロジェクトやクライアントごとにフォルダ分けができていないと、重要なメールが埋もれてしまうこともあります。
3
返信・対応の漏れが生じる
多数のメールが届く中で、重要なメールへの返信忘れや対応漏れが発生しやすくなります。また、複数の関係者間でのメールのやり取りで、誰が対応すべきかの認識違いが生じることもあります。
4
添付ファイルの容量が制限される
大容量ファイルの送受信時に、メールサーバーの容量制限に抵触することがあります。また、添付ファイルの保存や管理が煩雑で、ストレージ容量を圧迫する原因となる可能性があります。
5
アーカイブ機能の使い勝手が悪い
アーカイブ機能が使いにくく、過去のメールを参照する際に時間を浪費することがあります。
かんたんな質問に答えてぴったりのメールソフトをチェック
メールソフトの機能
続いて、メールソフトの基本機能と、特定のメールソフトに付属している機能を整理して紹介します。
1
メールソフトの基本機能
・メール送受信 インターネットを介してメールを安全に送信・受信する ・アドレス帳 連絡先を管理し、名前やメールアドレス、電話番号を保存する ・メールフィルタリング 迷惑メールのブロックなど、受信メールを自動的に振り分ける ・添付ファイルの送受信 文書や画像などのファイルをメールに添付できる ・フォルダ管理 受信メールをフォルダに分類する ・検索機能 過去のメールや連絡先をキーワードで検索できる
2
特定のメールソフトに付属している機能
・開封確認 配信したメールの開封状況を確認できる ・データセンターのBCP対応 データセンターを複数持ち、災害などのトラブルで1つのデータセンターが稼働できない場合でもBCP対応できる ・安否確認 「安否確認」専用のフォームを一斉配信できる
かんたんな質問に答えてぴったりのメールソフトをチェック
メールソフトの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、メールソフトを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
メールの管理が効率化する
メールの自動振り分けやフォルダ整理、検索機能により、大量のメールを効率的に管理できます。また、重要なメールにフラグを付けたり、カテゴリ分けを行ったりすることで、必要な情報へ素早くアクセスできます。
セキュリティが向上する
スパムメールやフィッシング詐欺から守るための強力なセキュリティ機能が備わっています。迷惑メールフィルターで不審なメールを自動振り分け、受信トレイをクリーンに保てます。さらに、暗号化機能によって、送信メールの内容を第三者から保護できます。そのため、ビジネス情報や個人情報の流出リスクを低減し、安心してメールのやり取りを行えます。
データを永続的に管理できる
重要なメールやデータは自動的にバックアップされ、長期的な保管が可能です。また、メールの送受信履歴や添付ファイルの管理により、業務の透明性が確保され、コンプライアンスにも対応できます。
かんたんな質問に答えてぴったりのメールソフトをチェック
メールソフトの料金相場
メールソフトには、無料で利用できるツールも多く存在します。大規模組織で利用する場合は、セキュリティやサポートが重要であり、機能のカバー範囲に応じて料金が変動します。無料版と有料版の違いを理解し、自社のニーズに合った選択が重要です。
メールソフトの選び方
メールソフトを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。以下では、各ポイントを詳しく説明します。
1
利用目的
誰にどのような目的でメールを送信するのかを明確にして、それに見合ったツールを導入するようにしましょう。 ・ビジネスメールの配信 ニュースレターやプロモーション、顧客への情報提供を目的とする場合は、多目的にメールを送信できるツールが便利です。操作の簡便さと信頼性の高い送信機能を備えているため、さまざまな用途に対応できます。 ・保護者へのメール配信 幼稚園や学校の先生と保護者との間で利用する場合は、お知らせの配信や欠席や遅刻の連絡などが簡単にできるツールを選ぶとよいでしょう。 ・住民へのメール配信 自治体や町内会で利用する場合は、災害時のメール配信や、お知らせ配信などが簡単にできるツールを選びましょう。
2
複数のメールアカウントの一元管理
Yahoo!メールやGmailなどの複数のメールアカウントを使い分けている場合は、アカウントを一元管理できるソフトが便利です。1つのシステム上で、複数メールアカウントの送受信が可能になるため、ツールを切り替える手間が省けます。
3
独自ドメイン
企業独自のドメイン（例：会社名.co.jp）を取得・設定できるツールを導入すると、会社の信頼性やブランド価値が向上します。また、なりすましメール対策としても有効であり、取引先とのコミュニケーションの際にも便利です。
4
セキュリティ機能
スパムフィルターやウイルススキャン機能、SSL/TLSなどの暗号化通信、送信者認証機能（SPF・DKIM・DMARC）があるかを確認しましょう。また、最新のセキュリティプロトコルが採用されているかも重要です。セキュリティが不十分だと情報漏洩のリスクが高まります。
5
使いやすさ
使いやすさは業務効率に直結するため、直感的なインターフェースを持つツールがおすすめです。例えば、フォルダー管理やフィルタリング機能の使いやすさ、複数アカウントの統合管理が可能か、スケジュール管理やタスク機能との連携が可能かなどを確認しましょう。トライアル版を利用して、実際の操作感を確かめることもおすすめです。
6
モバイル対応
スマホやタブレットからのアクセスが増えているため、メールソフトのモバイル対応状況を確認しましょう。専用アプリの使いやすさや性能も重要です。
7
データバックアップ
重要なメールデータを保護するためにバックアップ機能があるかも確認しましょう。バックアップ機能が備わっていると、万一のデータ損失に備えることができます。
かんたんな質問に答えてぴったりのメールソフトをチェック
メールソフト選びに迷った場合は？
メールソフトを導入することで、効率的・安全にメールを管理できます。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、メールソフト選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なメールソフトを選ぶためにぜひご利用ください。
メールソフトの比較表を作成！おすすめや選び方も解説に関連するページ
