固定資産管理システムとは？
固定資産管理システムとは、企業が所有する建物や機械、車両などの固定資産を効果的に管理するシステムです。資産の購入や配置、減価償却、メンテナンス履歴を追跡し、資産の正確な価値を把握できます。製造業では機械の稼働状況やメンテナンス履歴、サービス業では車両の管理に利用され、資産の最適利用とコスト削減に貢献します。
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固定資産管理システムとは？
更新：2024年10月28日
監修
ITコンサルタント
向井一真
固定資産管理システムとは、企業が所有する建物や機械、車両などの固定資産を効果的に管理するシステムです。資産の購入や配置、減価償却、メンテナンス履歴を追跡し、資産の正確な価値を把握できます。製造業では機械の稼働状況やメンテナンス履歴、サービス業では車両の管理に利用され、資産の最適利用とコスト削減に貢献します。
固定資産管理業務に関する課題
固定資産管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える固定資産管理業務に関する課題をピックアップして紹介します。
1
資産の正確な情報更新が難しい
固定資産管理業務では、資産の購入や廃棄、移動の情報更新が求められます。その中で、資産数が多い企業ではリアルタイムでの反映が難しいです。入力のミスや遅延が起こり、資産を正確に把握できていない企業も多いです。
2
実地棚卸にコストがかかる
定期的な実地棚卸作業に多大な時間と人手が必要となっています。特にバーコードや資産管理システムが未整備の場合は、確認作業の正確性と効率性の両立が難しい状況です。
3
資産のライフサイクル管理が不十分
資産の取得から廃棄までの管理が不十分で、適切な更新時期を逃してしまっている状況も目立ちます。
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固定資産管理システムの機能
固定資産管理システムは、資産情報を登録し、使用状況を把握できる機能が備わっています。特定の製品に付随している機能もあるため、どのような機能があるかを確認しましょう。
1
固定資産管理システムの基本機能
・資産登録 固定資産の新規登録や更新を行える ・資産追跡 資産の現在位置や使用状況を把握できる ・減価償却計算 資産の価値を年次で計算できる ・資産台帳管理 全資産情報を一覧で管理できる ・報告書作成 資産に関する報告書を自動で生成できる
2
特定の固定資産管理システムに付属している機能
・バーコード/QRコード管理 バーコードで資産を簡単に追跡・管理できる ・複数拠点対応 同一システムで複数会社の処理が行える ・モバイルアクセス スマートフォンからシステムにアクセスし、各地で資産管理ができる ・カスタマイズレポート作成 企業ニーズに応じたレポートを作成できる ・予算管理 資産取得や維持費用を管理できる
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固定資産管理システムの導入メリット
固定資産管理システムは、財務報告に必要な情報を管理し、企業の効率的な意思決定をサポートします。データを活用することで、経費の最適化につながることもあります。ここでは、固定資産管理システムを導入する具体的なメリットを紹介します。
資産情報を一元管理できる
固定資産管理システムを導入することで、資産情報を一元的に管理できるようになります。例えば、製造業では複数の工場にある機械の位置や状態をリアルタイムで把握し、保守計画を効率化できます。データの正確性が向上し、迅速な意思決定につながります。また、各部門が必要な情報に迅速にアクセスできるため、部門間の連携もスムーズになります。
減価償却が効率化される
固定資産管理システムによって減価償却の作業が自動化され、効率化を図れます。購入日や使用年数に基づき正確な計算を行うため、ヒューマンエラーを防ぎ、会計処理の正確性が向上します。また、税法や会計基準に準拠した計算が可能になるため、税務上のコンプライアンスを維持できます。
資産のライフサイクル管理を行える
固定資産管理システムでは、資産の取得から廃棄までのライフサイクルを通じた管理を行えます。例えば、小売業では店舗設備のメンテナンススケジュールや修理履歴を記録し、無駄な修理コストを削減できます。そのため、資産の寿命を延ばし、更新や廃棄のタイミングを適切に判断できるようになります。また、データ分析により、資産の最適な活用方法がわかるため、企業全体の資産効率が向上します。
固定資産管理システムを導入する際の注意点
固定資産管理システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
自社のニーズに合ったシステムを選定する
固定資産管理システム導入時は、自社のニーズを明確にすることが重要です。企業ごとに必要な機能や操作性は異なります。例えば、大企業では資産のライフサイクル追跡機能や複数拠点での管理が重要です。一方で、中小企業にはシンプルで効率的なシステムが適しています。必要な機能をリストアップし、スケーラビリティも考慮したシステム選定が求められます。
慎重にデータ移行・連携を行う
新システムへのデータ移行には時間と労力がかかるため、綿密な計画が必要です。データフォーマットの違いや不完全なデータがある場合では、クリーニングや変換作業も求められます。また、他の業務システムとの連携も加味して、効率化を図る仕組みづくりも重要です。
既存の業務フローとの整合性を図る
現行の固定資産管理業務のプロセスとシステムの機能を照らし合わせ、業務の効率化が図れるかを検討しましょう。特に申請・承認フローや帳票出力などによって、システムのカスタマイズの必要性や対応範囲が変わります。
会計システムとの連携を確認する
減価償却費の計上や、資産の増減に関する会計処理について、既存の会計システムとの連携方法を事前に確認する必要があります。データの更新タイミングや仕訳パターンの設定など、詳細な要件を整理しておくことが重要です。
従業員への教育とサポートを徹底する
新システムを効果的に活用するためには、従業員への教育が不可欠です。従業員がシステムを使いこなせなければ、投資が無駄になってしまいます。また、問題に迅速対応するためのサポート体制の整備も重要です。ベンダーのサポート内容を確認し、必要に応じて社内サポートも検討しましょう。
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固定資産管理システムの料金相場
固定資産管理システムの料金は、企業規模や機能によって異なります。中小企業向けの基本的なシステムは月額数万円から、大企業向けの高度なクラウド対応システムでは初期費用が数百万円、月額費用が数十万円に達することもあります。自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。
固定資産管理システムの選び方
固定資産管理システムを選ぶ際には、さまざまな要素を考慮する必要があります。ここでは、固定資産管理システムの選定時に考慮すべきポイントを詳しく説明します。
1
企業規模
企業の規模に応じて、必要な機能やサポートが異なります。大企業の場合は、多くの資産を効率的に管理するために、複雑な機能や高度なレポート機能が求められることがあります。また、専用のサポート体制も重要です。一方、中小企業では、コスト効率のよいシンプルなシステムが適していることが多いです。
2
業種
業種ごとに必要な機能は異なります。例えば、製造業では機械設備の管理やメンテナンス機能が重要視され、小売業では店舗の備品管理が重視されます。業種に特化したシステムを選ぶことで、日常業務をよりスムーズに進められます。
3
管理タグ
タグを活用した管理方法によって選ぶことも重要です。バーコードやRFIDを活用することにより、人的ミスを大幅に減らせます。 バーコードやQRコードを利用することで、資産を1点ずつスキャンして管理できます。資産の正確な追跡ができるようになり、棚卸作業の効率が向上します。特に重機や大きな装置の管理に適していますが、資産数が多い場合には手間がかかる可能性があります。 一方、RFIDやカラーバーコードを使用すると、複数の資産を一括でスキャンできます。棚卸作業の迅速化が図れ、特に小さな資産が多く存在する場合に便利です。
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会計基準
日本と海外の会計基準には相違点が多くあります。日本国内での会計処理や報告をスムーズに行うためには、日本会計基準に対応したシステムが必要です。一方で、アメリカで上場しているなど、米国会計基準を採用している企業では、米国会計基準に対応したシステムを選ぶ必要があります。 また、国際的な会計報告や統一した財務管理を行うためには、IFRS（国際会計基準）に対応したシステムを導入することが重要です。特に海外からの資金調達を受ける企業にとっては必須の要件です。
5
複数帳簿対応
会計と税務処理で異なる耐用年数を設定する場合や、異なる会計基準を用いる場合には、複数の帳簿を作成する必要があります。複雑な財務管理をミスなく行うために、複数帳簿対応のシステムを選びましょう。
6
減価償却方法の対応
定率法や定額法、均等償却といった、自社の減価償却の方法に対応するシステムを選ぶことで、会計方針に合わせた資産価値の減少計算が可能になります。また、増加償却や特別償却、一括償却に対応したシステムも、特定の会計戦略において重要です。
7
複数拠点対応
複数の拠点や法人がある場合は、すべての資産を一元管理できる機能があると、各拠点の資産状況を簡単に把握できます。
8
リース資産
リース特有の減価償却に対応するためには、リース資産も含めて管理できるシステムを選ぶとよいでしょう。リース契約に基づく資産管理をスムーズに行えます。
9
建設仮勘定とソフトウェア仮勘定
建設中の設備や、開発中のソフトウェアの費用を適切に管理できる機能が備わったシステムを選ぶと、完成時に正確な資産評価が行えます。
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固定資産管理システム選びに迷った場合は？
固定資産管理システムを導入することで、資産情報を一元管理でき、適切なライフサイクル管理を行えます。また、減価償却の作業が自動化されるため、業務効率化を図れます。 ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、固定資産管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。 FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な固定資産管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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