経費精算システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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紙の領収書の保管や整理に多大な時間と手間がかかり、紛失のリスクが高くなっています。領収書の確認作業や内容の転記など、手作業による処理も多く発生し、経理担当者の業務負荷が増大します。

申請から承認までのプロセスが長引き、処理時間がかかりすぎることが問題視されています。特に、承認者の不在や複数の承認が必要な場合は、回覧自体が滞ることが頻繁に発生します。それによって、支払いの遅延も起きます。

部門や案件ごとに異なる経費規定の確認や、利用可能な範囲の判断が複雑になっています。また、規定違反の申請チェックや、例外対応の判断基準が明確でないケースも多くみられます。

部門別や案件別の経費使用状況をリアルタイムで把握することが困難です。また、予算超過の兆候を早期に発見できず、適切な対策ができないケースもあります。

従業員数や拠点数に応じて、適切なプランを選択する必要があります。例えば、小規模企業では基本的な申請・承認機能があれば十分ですが、大規模企業では部門別の予算管理や2段階の承認フローなどへの対応が必要になります。

経費精算システムには、交通費のみの精算に特化したシンプルなシステムと、交際費や消耗品費、出張経費などの多様な経費に対応したシステムの大きく2つの種類があります。 交通費精算に特化したシステムは、公共交通機関の利用が多い企業に適しています。経路の自動判定や交通費の計算機能があると、社員の負担を減らし、精算業務がスムーズに行えます。一方で、交通費のみならず、交際費や消耗品費など、多様な経費に対応しているシステムは、一元管理が可能になるため、経理部門の負担が軽減されます。 自社で頻繁に発生する経費の種類と、精算フローを考慮して選定する必要があります。

経費の入力方法もさまざまです。経費申請する従業員のことも考え、自社が入力・管理しやすい入力方法のシステムを選びましょう。 ・スマホカメラでの取り込み（OCR） スマートフォンのカメラで領収書を撮影してシステムに取り込むため、手入力の手間が省け、入力ミスを減らすことができます。 ・スキャンでの取り込み（OCR） スキャナで領収書を取り込み、文字情報をデータ化するため、大量の領収書を効率的に処理できます。 ・入力代行サービス 領収書の入力を外部に委託できるサービスです。精度は高いものの、コストがかかり、処理に時間がかかる場合があるものの、自社での入力作業を省きたい場合に適しています。

交通系ICカードや電子マネー、クレジットカードと紐付けて、経費精算を効率化できるシステムもあります。 ・交通系ICカードとの連携 Suicaなどの交通系ICカードの利用データを自動で取り込みます。通勤費や出張交通費の管理が容易になり、手入力の手間を大幅に減らせます。 ・交通系電子マネーとの連携 モバイルSuicaなどの電子マネーの利用データを自動的にシステムに取り込みます。交通費の自動精算が可能となり、効率的な経費管理が実現できます。 ・法人クレジットカードとの連携 法人クレジットカードの使用履歴を経費精算ソフトに取り込みます。長期間の出張や高額な取引が多い企業に適しており、カード利用明細を自動的に経費精算に反映できます。 ・法人プリペイドカードとの連携 プリペイドカードの使用履歴を取り込みます。事前にチャージした金額だけを利用できるため、予算管理がしやすく、現金のやり取りを減らせます。 その他にも、Amazon businessやタクシー、ホテル、新幹線などの利用履歴の取り込みに対応しているシステムもあります。

経費申請が社内規定に合っているかを自動で確認する機能があると、規定違反がある申請を簡単に差し戻すことができ、手間を省けます。ただし、事前に社内ルールをシステムに設定しておく必要があります。