経費精算システムとは？
経費精算システムは、従業員が業務で使った経費をオンラインで申請・承認・精算し、経費に関するさまざまな手続きを一元化・デジタル化できるシステムです。レシートのデジタル化や交通系ICカードとの連携により、手入力の手間を減らすことができ、全体的な業務フローが効率化します。 中には、AIを用いた不正検知や、スマホアプリを使った柔軟な申請・承認、乗換案内との連携による交通費自動計算などの機能が備わったシステムもあります。より正確な経費管理が可能となり、経理部門の業務負担を減らし、経費処理の正確さも向上します。 企業規模を問わず導入効果があり、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。それぞれの企業の要件に合わせたカスタマイズが可能で、特有の経費精算ルールにも対応しやすいです。
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経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムは、従業員が業務で使った経費をオンラインで申請・承認・精算し、経費に関するさまざまな手続きを一元化・デジタル化できるシステムです。レシートのデジタル化や交通系ICカードとの連携により、手入力の手間を減らすことができ、全体的な業務フローが効率化します。 中には、AIを用いた不正検知や、スマホアプリを使った柔軟な申請・承認、乗換案内との連携による交通費自動計算などの機能が備わったシステムもあります。より正確な経費管理が可能となり、経理部門の業務負担を減らし、経費処理の正確さも向上します。 企業規模を問わず導入効果があり、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。それぞれの企業の要件に合わせたカスタマイズが可能で、特有の経費精算ルールにも対応しやすいです。
経費精算に関する課題
経費精算に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える経費精算に関する課題をピックアップして紹介します。
1
紙の領収書の管理や処理に手間がかかる
紙の領収書の保管や整理に多大な時間と手間がかかり、紛失のリスクが高くなっています。領収書の確認作業や内容の転記など、手作業による処理も多く発生し、経理担当者の業務負荷が増大します。
2
承認プロセスに時間がかかる
申請から承認までのプロセスが長引き、処理時間がかかりすぎることが問題視されています。特に、承認者の不在や複数の承認が必要な場合は、回覧自体が滞ることが頻繁に発生します。それによって、支払いの遅延も起きます。
3
経費ルールが定まっていない
部門や案件ごとに異なる経費規定の確認や、利用可能な範囲の判断が複雑になっています。また、規定違反の申請チェックや、例外対応の判断基準が明確でないケースも多くみられます。
4
情報をリアルタイムで把握できない
部門別や案件別の経費使用状況をリアルタイムで把握することが困難です。また、予算超過の兆候を早期に発見できず、適切な対策ができないケースもあります。
5
データの集計や分析に時間がかかる
経費データの集計や分析に時間がかかり、コスト削減のための施策検討が後手に回ってしまうことが多いです。経費の使用傾向や無駄な支出の特定など、経営判断に必要な情報の抽出が十分にできないことも課題です。
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経費精算システムの機能
経費精算システムには、経費の申請や承認、処理、支払いのプロセスを効率化する機能が備わっています。また、データ入力を簡略化し、手動計算の手間を省ける機能が付随しているシステムもあります。ここでは、経費精算システムの基本機能と、特定の経費精算システムに付属している機能を紹介します。
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経費精算システムの基本機能
・経費申請フォーム 従業員が簡単に経費を申請できるフォームを用意する ・乗り換え案内 条件に応じたルート情報や運賃情報が提示される ・定期券区間の自動除外 交通費精算の際に、定期券区間の除外が自動で行われる ・領収書添付機能 デジタル形式で領収書や証拠書類を添付できる ・承認ワークフロー 上司や管理者が経費申請を迅速かつ効率的に承認するプロセスを管理する ・経費規定チェック 申請内容が社内規定や運用ルールから外れていないかを自動で確認する ・支払い処理 承認済みの経費を迅速に従業員へ支払うための処理を管理する
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特定の経費精算システムに付属している機能
・クレジットカード連携 企業のクレジットカード情報を自動で取り込む ・自動為替計算 海外出張時の経費を現地通貨から自動換算する ・統合会計ソフト連携 経費データを会計ソフトと連携し、自動で会計処理に反映する ・カスタムレポート機能 企業独自のニーズに応じたレポートを作成する
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経費精算システムの導入メリット
続いて、経費精算システムを導入するメリットを詳しく紹介します。
申請作業が効率化する
従来の紙の領収書や申請書による手作業が不要となり、スマートフォンでの写真撮影とデータ入力で申請が完了します。例えば、タクシーの領収書を撮影するだけで、日付や金額が自動で読み取られ、申請フォームに反映されます。また、頻繁に利用する経路の交通費は、テンプレートとして保存して、再利用することもできます。
承認プロセスが迅速化する
電子承認により、承認者の不在や書類の物理的な移動による遅延がなくなります。上司が出張中でも、スマートフォンで承認作業が可能で、支払い期限に間に合わないといったリスクを軽減できます。
情報をリアルタイムで可視化できる
部門別や費目別の経費使用状況をリアルタイムで把握でき、予算管理が容易になります。特定部門の交際費が急増している傾向や、出張費の無駄な支出などを早期に発見し、対策を講じることができます。
コンプライアンスと透明性が向上する
経費の申請から承認、支払いまでのプロセスを追跡でき、全ての取引履歴が記録されるため、不正な経費精算を防げます。また、社内の経費規定に基づき自動チェックが行われることで、経費の透明性を高めることができます。
経費精算システムを導入する際の注意点
経費精算システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
自社の業務フローに適合するシステムを選ぶ
経費精算システムを選ぶ際は、自社の業務フローに合致するかを確認しましょう。ただし、経費申請においては複雑な承認プロセスを必要とするケースは少ないです。そのため、そのシステムが自社の既存承認プロセスに適合しないからといって、無理に選択肢から外す必要はないでしょう。システムの導入を機に、自社の承認プロセスを見直し、再構築することも必要です。
運用ルールを整備する
申請期限や承認基準、経費の計上基準など、具体的な運用ルールを定める必要があります。例えば、出張時の宿泊費上限や、会議費の参加人数基準など、システムに組み込むべきチェック項目を明確にしましょう。また、急を要する経費申請や、例外的な支出への対応も事前に定めておく必要があります。
従業員への教育とサポートを徹底する
経費精算システムは、多くの社員が利用するため、導入時のレクチャーや説明会の実施など、十分な情報共有が重要です。また、導入後も電話やメールで、従業員からの問い合わせ対応の仕組みを整えることが必要です。教育・サポート体制が不十分だと、紙とシステムの並行運用が発生したり、申請書の差し戻しが頻発したりして、かえって業務効率が低下する可能性があります。
他システムとの連携を確認する
人事システムや会計システムなどとのデータ連携を事前に十分確認しましょう。組織変更時の部門コードの同期や、会計システムへの仕訳データの受け渡しなど、重要な連携ポイントを見落とさないように注意が必要です。
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経費精算システムの料金相場
経費精算システムの料金は、初期費用として数十万円から数百万円、月額利用料は1ユーザーあたり数百円から数千円程度です。小規模企業向けには初期費用無料の月額制のクラウドサービスも増えており、数万円程度から導入が可能です。
経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶ際には、企業のニーズに合った製品を選定することが重要です。ここでは、選定において考慮すべきポイントを詳しく紹介します。
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企業規模
従業員数や拠点数に応じて、適切なプランを選択する必要があります。例えば、小規模企業では基本的な申請・承認機能があれば十分ですが、大規模企業では部門別の予算管理や2段階の承認フローなどへの対応が必要になります。
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経費の種類
経費精算システムには、交通費のみの精算に特化したシンプルなシステムと、交際費や消耗品費、出張経費などの多様な経費に対応したシステムの大きく2つの種類があります。 交通費精算に特化したシステムは、公共交通機関の利用が多い企業に適しています。経路の自動判定や交通費の計算機能があると、社員の負担を減らし、精算業務がスムーズに行えます。一方で、交通費のみならず、交際費や消耗品費など、多様な経費に対応しているシステムは、一元管理が可能になるため、経理部門の負担が軽減されます。 自社で頻繁に発生する経費の種類と、精算フローを考慮して選定する必要があります。
3
経費の入力方法
経費の入力方法もさまざまです。経費申請する従業員のことも考え、自社が入力・管理しやすい入力方法のシステムを選びましょう。 ・スマホカメラでの取り込み（OCR） スマートフォンのカメラで領収書を撮影してシステムに取り込むため、手入力の手間が省け、入力ミスを減らすことができます。 ・スキャンでの取り込み（OCR） スキャナで領収書を取り込み、文字情報をデータ化するため、大量の領収書を効率的に処理できます。 ・入力代行サービス 領収書の入力を外部に委託できるサービスです。精度は高いものの、コストがかかり、処理に時間がかかる場合があるものの、自社での入力作業を省きたい場合に適しています。
4
経費データの取り込み連携
交通系ICカードや電子マネー、クレジットカードと紐付けて、経費精算を効率化できるシステムもあります。 ・交通系ICカードとの連携 Suicaなどの交通系ICカードの利用データを自動で取り込みます。通勤費や出張交通費の管理が容易になり、手入力の手間を大幅に減らせます。 ・交通系電子マネーとの連携 モバイルSuicaなどの電子マネーの利用データを自動的にシステムに取り込みます。交通費の自動精算が可能となり、効率的な経費管理が実現できます。 ・法人クレジットカードとの連携 法人クレジットカードの使用履歴を経費精算ソフトに取り込みます。長期間の出張や高額な取引が多い企業に適しており、カード利用明細を自動的に経費精算に反映できます。 ・法人プリペイドカードとの連携 プリペイドカードの使用履歴を取り込みます。事前にチャージした金額だけを利用できるため、予算管理がしやすく、現金のやり取りを減らせます。 その他にも、Amazon businessやタクシー、ホテル、新幹線などの利用履歴の取り込みに対応しているシステムもあります。
5
規定チェック
経費申請が社内規定に合っているかを自動で確認する機能があると、規定違反がある申請を簡単に差し戻すことができ、手間を省けます。ただし、事前に社内ルールをシステムに設定しておく必要があります。
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スマホでの申請・承認
スマートフォンから経費の申請や承認が行える機能が備わっていると、外出先からでも手続きが可能になり、迅速な処理が行えます。
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経費精算システム選びに迷った場合は？
経費精算システムを導入することで、経費の申請作業や承認プロセスが効率化・迅速化します。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、経費精算システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な経費精算システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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