勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するシステムです。勤怠管理が、従来のタイムカードやExcelによる手作業から、クラウドベースのシステムになり、自動化・効率化が図れます。そのため、企業規模を問わず導入が進んでいます。 主な機能として、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。これにより、労務管理の効率化だけでなく、働き方改革への対応や法令遵守にもつながります。 特に昨今の労働関連法改正により、残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが適用されています。このような背景から、勤怠管理システムは単なる業務効率化のツールではなく、適切な労務管理を実現するために必須のインフラとして位置づけられています。
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勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
監修
ITコンサルタント
堀口健二
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するシステムです。勤怠管理が、従来のタイムカードやExcelによる手作業から、クラウドベースのシステムになり、自動化・効率化が図れます。そのため、企業規模を問わず導入が進んでいます。 主な機能として、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。これにより、労務管理の効率化だけでなく、働き方改革への対応や法令遵守にもつながります。 特に昨今の労働関連法改正により、残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが適用されています。このような背景から、勤怠管理システムは単なる業務効率化のツールではなく、適切な労務管理を実現するために必須のインフラとして位置づけられています。
勤怠管理に関する課題
勤務形態の多様化や労働関連法改正によって、勤怠管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える勤怠管理管理業務に関する課題をピックアップして紹介します。
1
勤務時間の正確な把握
リモートワークや外出先での業務など、従来の出退勤管理では捉えきれない勤務形態が増加しています。また、実際の業務開始・終了時刻と打刻時間の乖離が発生しやすく、正確な労働時間の把握が困難になっているのが実情です。
2
多様な働き方への対応
フレックスタイムや裁量労働制など、柔軟な勤務形態に対する適切な時間管理が複雑化しています。また、シフト制や交代制勤務の場合は、労働時間の適正な配分や法定休日の確保が難しくなります。
3
残業時間の管理
サービス残業や持ち帰り残業の実態把握が難しく、労務リスクが高まっています。働き方改革の流れに伴い、労働基準法に基づく適切な残業時間の管理が必要です。
4
休暇取得の促進と管理
有給休暇の取得率向上や、計画的な取得促進が求められる一方で、業務の繁忙度との調整が難しいという課題があります。また、さまざまな休暇制度に対する取得資格の確認や取得状況の管理が煩雑になります。
5
データの集計と分析
月次の勤怠集計や、給与計算のための基礎データ作成に、多大な時間を要する企業も多いです。労働時間の傾向分析や部門ごとの比較など、働き方改革推進のためのデータ活用が十分にできていないことも課題として挙げられます。
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勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムには、正確な勤務時間を把握し、日々の勤務予定を確認できる機能が備わっています。また、不正打刻を防ぐ機能や、チーム全体の残業時間を把握できる機能が付随している製品もあります。 ここでは、勤怠管理システムの基本機能と、特定の勤怠管理システムに付属している機能を紹介します。
1
勤怠管理システムの基本機能
・出退勤記録 従業員の出勤・退勤時間を記録する ・シフト管理 従業員のシフトを作成・管理する ・休暇申請・管理 従業員による休暇申請、管理者による承認・却下を電子化する ・勤務時間集計 従業員の日々の勤務時間を自動で集計し、給与計算の基礎データや、従業員別の勤務実績レポートを作成する
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特定の勤怠管理システムに付属している機能
・生体認証ログイン 指紋や顔認識で出退勤を記録する ・GPS打刻 出退勤に位置情報を記録する ・アラート通知 遅刻や未打刻時に従業員や管理者へ通知する 36協定管理により、残業時間や休日出勤回数が法定の上限に達する可能性がある場合にアラート通知するツールもある ・休日出勤対応 振替休日設定や代休設定を行う ・チームや組織の残業時間の集計 管理部門や上長が、チームや組織全体の残業時間を確認できる
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勤怠管理システムの導入メリット
勤怠管理システムは、労働基準法に基づき、従業員の勤務状況を正確に記録します。分析データを活用して、柔軟な勤務形態を取り入れる企業もあります。ここでは、勤怠管理システムを導入する具体的なメリットを紹介します。
データ入力・集計が効率化する
従来の紙やExcelによる手作業での勤怠管理と比べ、データ入力や集計作業の時間を大幅に削減できます。例えば、月末の勤怠集計作業が数時間から数分に短縮され、人事部門の負担が軽減されます。
ミスを防止できる
システムによる自動計算により、残業時間の集計ミスや転記ミスを防ぐことができます。深夜勤務や休日出勤などの複雑な勤務パターンでも、正確な時間計算が可能です。また、給与計算システムとの連携により、支払い漏れや計算ミスも防止できます。
労務管理をリアルタイムで行える
従業員の勤務状況をリアルタイムで把握でき、残業時間の偏りや長時間労働の兆候を早期に発見できます。例えば、特定部署での残業時間の急増を検知し、早期の人員配置の見直しなどの対策が可能になります。
コンプライアンスが強化される
労働基準法に基づき、時間外労働や休憩時間の管理を自動化します。基準を超えると通知してくれるため、法令遵守とリスク軽減に貢献します。また、法改正があっても、システムが自動でアップデートされます。常に最新の法令に対応した運用が可能となり、企業のコンプライアンス強化につながります。
働き方の改善につながる
部署別・個人別の勤務実態を詳細に分析できるため、業務の効率化や働き方の改善に活用できます。例えば、残業が多い部署の業務フローの見直しや、柔軟な勤務時間制度の導入などにつながります。
従業員が働きやすくなる
出退勤や休暇の申請がオンラインで簡単に行えるため、従業員は自身の勤怠データを簡単に確認できます。勤務状況の透明性も向上し、自分の働き方を管理しやすくなります。また、ワークライフバランスの改善にもなり、従業員の満足度が高まるでしょう。
勤怠管理システムを導入する際の注意点
勤怠管理システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
就業規則との整合性を図る
勤務時間の定義や休憩時間の計算方法、残業申請のルールなど、自社の就業規則とシステムの設定を一致させる必要があります。例えば、「残業は15分単位」という社内ルールがあるのに、システムでは30分単位で計算されてしまうといったミスマッチが発生することがあります。齟齬が生まれると、運用開始後の混乱を招きます。
機能のカバー範囲を確認する
導入システムが必要な機能や業務プロセスとマッチしているかを確認しましょう。例えば、シフト作成を効率化したい場合には、導入予定のシステムにシフト作成・管理機能が充足しているかどうかを確認することが重要です。
既存システムとの連携を確認する
給与計算システムや人事システムなどの周辺業務とシステムのデータ連携を事前にしっかり確認する必要があります。例えば、深夜残業の割増率の計算や、人事情報の反映などがあります。また、連携方法が観点でも、リアルタイムでの連携が必要なのか、手作業による都度連携で十分であるかを検討することが重要です。
特殊な勤務形態に対応する
変形労働時間制や裁量労働制など、固定労働時間制以外の特殊な勤務形態への対応を確認する必要があります。また、出張や外勤時の勤務時間計算など、標準的な打刻では対応できないケースへの運用ルールも整備が必要です。
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勤怠管理システムの料金相場
勤怠管理システムの料金は、企業規模や機能によって大きく異なります。小規模企業向けのクラウド型のシステムは、月額0円から数千円で展開されています。一方、大企業向けのシステムは、月額数万円から数十万円、さらには年額で数千万円以上のコストが発生する場合もあります。初期導入費用やカスタマイズ費用も重要な要素として考慮する必要があります。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムの選定は、企業のニーズや特性に大きく依存します。ここでは、勤怠管理システムの選び方のポイントを詳しく解説します。
1
企業規模
企業の規模によって必要な機能や容量が異なります。小規模企業では、シンプルな機能でコストを抑えられるシステムが理想的です。大規模企業では、大量のデータを迅速に処理でき、同時アクセスが可能なシステムが求められます。
2
業種
業種によって異なる勤怠管理のニーズに対応することが重要です。例えば、製造業やサービス業など、シフト勤務者がいるケースでは対応機能に注意しましょう。また、IT業界などでは、フレックスタイム制やリモートワークに対応した柔軟な管理が求められます。
3
打刻方法
以下のようにあらゆる打刻方法があります。企業の環境やセキュリティポリシーに合わせて選びましょう。 ・タイムカード打刻 タイムレコーダーにタイムカードと呼ばれる専用用紙を差し込んで打刻する ・PC打刻 PCで専用ページを開いて打刻する ・スマホ打刻 スマートフォンで専用アプリ・ページを開いて打刻する ・ICカード打刻 社員証などの専用のICカードを用いて打刻する ・PCのログオン・ログオフでの打刻 PCへのログオン、ログオフ情報を打刻として記録する その他には、生体認証による打刻などがあります。
4
労働時間制
自社が採用する労働時間制に対応することが必要です。固定労働時間制の場合は、シンプルな管理が可能なシステムを選ぶとよいでしょう。変形労働時間制やフレックスタイム制では、柔軟な設定が求められます。また、裁量労働制の場合は、自己管理をサポートする機能が必要になります。
5
シフト作成
シフト勤務がある企業では、効率的なシフト作成が求められます。自動シフト生成や従業員の希望を反映する機能があると便利です。
6
有休管理
有給休暇の管理は、法律遵守の観点から非常に重要です。有休残数の確認や、申請・承認プロセスがスムーズなシステムを選びましょう。
7
企業独自の休暇制度
リフレッシュ休暇やバースデー休暇などの企業独自で設定している特別休暇に対応可能かどうかを確認しましょう。また、時間休や半休などの休暇制度に対応できるかの確認も必要です。
8
アラート機能
残業時間の超過や無断欠勤などルールから外れた勤怠登録があった場合に、勤怠エラーを自動通知する機能や、管理部門や上長が、勤怠未提出者を検知できる機能を持つシステムを選ぶと管理がしやすくなります。
9
承認方法
承認の柔軟性という観点も非常に重要です。以下のように、あらゆる場所・時間で柔軟に承認できる機能を持つシステムだと便利です。 ・スマホ承認 有給申請や勤務時間の申請をスマホで承認できる ・1ヶ月まとめた勤務実績の承認 日々の勤務実績を1ヶ月まとめて一括承認できる ・多段階の承認 2段階以上の承認フローを作成できる（厳密に勤怠実績を管理したい場合など） ・代理承認 代理人が代わりに承認できる（承認者の不在時など）
10
使いやすさ
従業員全員が毎日使用するため、使いやすさが重要です。操作が複雑だと入力ミスや時間の無駄が増えます。インターフェースが直感的で、簡単に打刻や修正ができるシステムを選ぶとよいでしょう。 デモやトライアルが実施できるシステムもあるため、実際の使用感を確かめることも重要です。マニュアルやサポート体制の充実度も確認し、初めてのユーザーでも安心して利用できる環境を整えましょう。
11
コンプライアンス・法令対応
労働基準法などの法令に準拠した管理を行う必要があります。法改正に柔軟に対応できる機能や、アップデートなどで最新の法令に対応できるシステムを選びましょう。また、法令違反によるリスクを最小化するため、システムのコンプライアンス対応も重点的に評価することが重要です。
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勤怠管理システム選びに迷った場合は？
勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理業務の簡略化やミスの削減、コンプライアンスの強化につながります。 ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、勤怠管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。 FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な勤怠管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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