勤怠管理システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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リモートワークや外出先での業務など、従来の出退勤管理では捉えきれない勤務形態が増加しています。また、実際の業務開始・終了時刻と打刻時間の乖離が発生しやすく、正確な労働時間の把握が困難になっているのが実情です。

フレックスタイムや裁量労働制など、柔軟な勤務形態に対する適切な時間管理が複雑化しています。また、シフト制や交代制勤務の場合は、労働時間の適正な配分や法定休日の確保が難しくなります。

サービス残業や持ち帰り残業の実態把握が難しく、労務リスクが高まっています。働き方改革の流れに伴い、労働基準法に基づく適切な残業時間の管理が必要です。

有給休暇の取得率向上や、計画的な取得促進が求められる一方で、業務の繁忙度との調整が難しいという課題があります。また、さまざまな休暇制度に対する取得資格の確認や取得状況の管理が煩雑になります。

企業の規模によって必要な機能や容量が異なります。小規模企業では、シンプルな機能でコストを抑えられるシステムが理想的です。大規模企業では、大量のデータを迅速に処理でき、同時アクセスが可能なシステムが求められます。

業種によって異なる勤怠管理のニーズに対応することが重要です。例えば、製造業やサービス業など、シフト勤務者がいるケースでは対応機能に注意しましょう。また、IT業界などでは、フレックスタイム制やリモートワークに対応した柔軟な管理が求められます。

以下のようにあらゆる打刻方法があります。企業の環境やセキュリティポリシーに合わせて選びましょう。 ・タイムカード打刻 タイムレコーダーにタイムカードと呼ばれる専用用紙を差し込んで打刻する ・PC打刻 PCで専用ページを開いて打刻する ・スマホ打刻 スマートフォンで専用アプリ・ページを開いて打刻する ・ICカード打刻 社員証などの専用のICカードを用いて打刻する ・PCのログオン・ログオフでの打刻 PCへのログオン、ログオフ情報を打刻として記録する その他には、生体認証による打刻などがあります。

自社が採用する労働時間制に対応することが必要です。固定労働時間制の場合は、シンプルな管理が可能なシステムを選ぶとよいでしょう。変形労働時間制やフレックスタイム制では、柔軟な設定が求められます。また、裁量労働制の場合は、自己管理をサポートする機能が必要になります。

シフト勤務がある企業では、効率的なシフト作成が求められます。自動シフト生成や従業員の希望を反映する機能があると便利です。

有給休暇の管理は、法律遵守の観点から非常に重要です。有休残数の確認や、申請・承認プロセスがスムーズなシステムを選びましょう。

リフレッシュ休暇やバースデー休暇などの企業独自で設定している特別休暇に対応可能かどうかを確認しましょう。また、時間休や半休などの休暇制度に対応できるかの確認も必要です。

残業時間の超過や無断欠勤などルールから外れた勤怠登録があった場合に、勤怠エラーを自動通知する機能や、管理部門や上長が、勤怠未提出者を検知できる機能を持つシステムを選ぶと管理がしやすくなります。

承認の柔軟性という観点も非常に重要です。以下のように、あらゆる場所・時間で柔軟に承認できる機能を持つシステムだと便利です。 ・スマホ承認 有給申請や勤務時間の申請をスマホで承認できる ・1ヶ月まとめた勤務実績の承認 日々の勤務実績を1ヶ月まとめて一括承認できる ・多段階の承認 2段階以上の承認フローを作成できる（厳密に勤怠実績を管理したい場合など） ・代理承認 代理人が代わりに承認できる（承認者の不在時など）

従業員全員が毎日使用するため、使いやすさが重要です。操作が複雑だと入力ミスや時間の無駄が増えます。インターフェースが直感的で、簡単に打刻や修正ができるシステムを選ぶとよいでしょう。 デモやトライアルが実施できるシステムもあるため、実際の使用感を確かめることも重要です。マニュアルやサポート体制の充実度も確認し、初めてのユーザーでも安心して利用できる環境を整えましょう。