企業規模ごとに最適な勤怠管理システム（シェア上位）
勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。企業規模に応じて、製品の選定や導入方法が異なることがあります。例えば、小規模企業ではシンプルな機能が求められる一方、大規模企業では複雑なシフト管理や多拠点対応が必要となる場合があります。
導入メリット
業務の効率化、精度の向上
紙やExcelでの管理と比較すると、時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。企業規模が大きくなるほど、これらの効率化効果は顕著に現れます。
勤務状況の可視化
データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。36協定の管理や、高負荷な社員を上司、人事部門が見つけることができます。特に大規模企業では、多くの従業員の勤務状況を一元管理することで、効果的なマネジメントが可能となります。
導入注意点
システム連携の制限
連携要件がある場合は、自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。大規模企業では、既存システムとの連携が複雑になることが多いため、特に注意が必要です。
使用機器、機能の制限
使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問合せることが推奨されます。中小企業の場合は、これらの制約が比較的少ないシンプルなシステムを選ぶことで、導入と運用の負担を軽減できます。
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勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
自社の規模や規則に合った製品を選ぶ
製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。例えば、小規模企業では手軽に導入できるシンプルなシステムが適している一方、大規模企業では複雑なシフト管理や多拠点対応、カスタマイズ性が求められることがあります。データの出力方法を自由に指定できる機能、メジャーな勤務形態以外の対応、独自の集計項目設定、複数の事業場の36協定管理といった機能があるか確認しましょう。
2
設定の自由度、簡易さで選ぶ
人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。設定の自由度とは、例えば任意の集計項目を追加できる、権限を自由度高く組めるなどです。大規模企業では高度なカスタマイズが必要な場合が多いですが、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。このような企業で、自由度の高い製品を導入すると、自由度が高すぎるあまりに過剰な導入工数がかかる、制度変更などの際に運用負荷が高くなることが想定されます。
3
連携する打刻製品との相性で選ぶ
ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。特に大規模企業では、複数の打刻手段を統合管理するニーズが高まるため、システムの統合性や拡張性が重要となります。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます。企業規模に応じた最適なシステムを見つけるために、ぜひ活用してみてください
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