マニュアル作成ツールとは？
マニュアル作成ツールは、業務手順や操作方法を視覚的にわかりやすく文書化するためのツールです。テキスト編集はもちろん、画面キャプチャや操作手順の自動記録機能により、システムの操作マニュアルなどを効率的に作成できます。さらに、作成したマニュアルをクラウド上で管理し、バージョン管理や共有が簡単にできるため、組織全体での知識の共有や更新が簡単に行えます。
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マニュアル作成ツールとは？
更新：2024年10月30日
マニュアル作成ツールは、業務手順や操作方法を視覚的にわかりやすく文書化するためのツールです。テキスト編集はもちろん、画面キャプチャや操作手順の自動記録機能により、システムの操作マニュアルなどを効率的に作成できます。さらに、作成したマニュアルをクラウド上で管理し、バージョン管理や共有が簡単にできるため、組織全体での知識の共有や更新が簡単に行えます。
マニュアル作成における課題
マニュアルの作成は、業務の効率化や品質維持に不可欠であると同時に、保守運用に関わるコストを伴います。まずは、マニュアル作成における代表的な課題をピックアップして紹介します。
1
作成に時間がかかる
例えば、システムの操作手順を説明する際は、画面のキャプチャと説明文の作成に時間がかかります。特に、1つのマニュアルに対して10枚以上の画面キャプチャが必要なケースでは、画像の編集や矢印・説明の追加などの作業に時間を割くことになります。
2
更新管理に手間がかかる
関連する複数のマニュアルを一斉に更新する必要が生じた場合は、更新箇所の確認や修正に手間がかかります。さらに、WordやPDFなどの異なるファイル形式で作成されたマニュアルが混在していると、統一的な更新作業が困難になります。
3
レイアウトの統一が難しい
部署や作成者によって、見出しのスタイルや画像サイズ、説明文の書き方がバラバラになりがちです。ある作成者は細かく画面キャプチャを使用し、別の作成者はテキストのみで説明するなど、手順の説明の詳細度に差が出てしまうことも多いです。
4
配布と共有に手間がかかる
更新後のマニュアルを各関係者に配布し、古いバージョンを回収する作業には時間がかかります。特に、複数の拠点や在宅勤務者に素早く最新情報を共有することが難しい状況になりがちです。
5
作成後に活用されない
せっかく作成したマニュアルが共有フォルダの中に埋もれ、必要な時に見つけられない状況も多く発生します。社員がマニュアルの存在を知らずに、同じ質問を何度も上司や同僚にしてしまうといった非効率な状況に陥る可能性もあります。
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マニュアル作成ツールの機能
続いて、マニュアル作成ツールの基本機能と、特定のツールに付属している機能を整理して紹介します。
1
マニュアル作成ツールの基本機能
・テキスト編集 基本的なテキスト入力とフォーマット選択ができる ・画像挿入 マニュアルに画像を追加して説明を補強できる ・バージョン管理 最新版と旧版の区別をつけてマニュアルを管理する
2
特定のマニュアル作成ツールに付属する機能
・動画マニュアルの作成 スマホなどで撮影し、動画マニュアルを作成できる ・テキストや字幕の自動翻訳 マニュアル内のテキストや字幕を自動で翻訳する ・閲覧履歴の表示 マニュアルの閲覧履歴を表示する
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マニュアル作成ツールの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、マニュアル作成ツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
作成時間を大幅に削減できる
テンプレートやパーツの再利用により、マニュアルの基本構成を短時間で作成できます。システム操作手順の場合は、自動キャプチャや手順説明の自動生成機能を活用することで、さらに工数を削減できます。また、見出しスタイルや図の配置などの基本レイアウトが統一されているため、体裁を整えるための作業時間も短縮できます。
組織全体でスムーズに知識を共有できる
作成したマニュアルをクラウド上で一元管理し、社員がいつでもアクセスできる環境を整備できます。検索機能により、目的のマニュアルや特定の操作手順をキーワードで素早く見つけることもできます。また、閲覧履歴や利用状況を分析することで、どのマニュアルが頻繁に参照されているかを把握し、内容の改善に活かせるでしょう。
品質が向上する
複数の担当者が同時にマニュアルの作成や編集を行えるため、チームでの作業効率が向上します。レビュー機能により、作成中のマニュアルに対してのコメントや修正提案を行うことができ、より正確でわかりやすい内容に仕上げられます。また、承認ワークフローにより、マニュアルの品質チェックや公開前の確認プロセスを確実に実施できます。
マニュアル作成ツールを導入する際の注意点
マニュアル作成ツールの導入にはさまざまなメリットがある一方で、しっかりと事前に確認しないといけないこともあります。
作成するマニュアルとの相性を見極める
作成するマニュアルの種類や内容に適したツールを選ぶ必要があります。業務手順書やシステム操作マニュアルなど、作成頻度が高いマニュアルの特徴を明確にし、それらの作成に効果的な機能が備わっているかを確認しましょう。写真や図表を多用する製品マニュアルの場合は、画像編集機能の充実度や、複雑なレイアウト調整が可能かどうかをチェックする必要があります。
既存マニュアルの移行対応を確認する
これまでに作成したマニュアルの移行方法を確認する必要があります。例えば、Wordで作成した既存マニュアルでは、レイアウトが崩れずに取り込めるか、画像や表の再利用が可能かどうかを事前に検証しましょう。また、PDFやExcelなど、異なる形式で作成された資料も、どの程度の手直しが必要になるのか把握しておく必要があります。
作成者のスキルレベルを配慮する
マニュアルを作成する担当者の技術力に応じた操作性を確認することが重要です。中には、マークダウン記法の知識が必要なものや、画像編集の専門知識が求められるものもあり、こうしたツールを選んでしまうと、一部の技術者しか使えない状況に陥ります。また、作成者によって出来上がりの品質に大きな差が出ないよう、テンプレートや部品の共有機能が充実しているかもチェックする必要があります。
アクセス権限を管理する
マニュアルの閲覧や編集権限を、役割や部署ごとに適切に設定できるかを確認しましょう。特に人事制度や給与計算など、機密性の高い業務マニュアルは、アクセスできる範囲を限定する必要があります。また、外部委託先や派遣社員など、一時的なユーザーに対する権限設定や、契約終了時の権限削除が簡単に行えるかどうかも重要です。
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マニュアル作成ツールの料金相場
マニュアル作成ツールの料金は、月額数千円から数万円です。機能がシンプルなツールは低価格で、動画作成機能やチームコラボ機能が充実しているツールでは月額料金が上がる傾向にあります。無料トライアルを活用し、自社のニーズに合うツールを選びましょう。
マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールを選ぶ際には、以下の重要なポイントを考慮する必要があります。それぞれのポイントを詳しく説明します。
1
企業規模
大企業では、数百人から数千人のユーザーをサポートする必要があり、複雑なユーザー管理機能や高いセキュリティが求められます。一方、中小企業では、コストパフォーマンスや使いやすさが重要視されます。企業の規模に合ったツールを選ぶことで、効率的にマニュアル作成・管理が行えます。
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業種
製造現場の作業手順書では、写真や図解を多用するため、画像編集機能が重要になります。一方で、システム操作マニュアルであれば、画面キャプチャの自動取得機能が重要になります。また、接客マニュアルのように動作や表情の説明が必要な場合は、動画作成・編集機能の充実度を重視する必要があります。
3
マニュアルの配布対象
社内向けか社外向けかによって、必要な機能が大きく異なります。社内マニュアルでは、編集権限の設定や更新管理機能が重要になります。一方、社外向けマニュアルの場合は、外部共有用リンクの発行機能や、アクセス制限の設定機能が重要になります。また、取引先や顧客向けのマニュアルをオンライン上で公開する場合は、閲覧環境の制限や共有リンクの有効期限設定など、セキュリティ管理の機能も必須となります。
4
動画
マニュアルの内容によって、テキストや画像だけでなく動画による説明が効果的なケースがあります。例えば、複雑な操作手順や接客マナーの説明では、動きのある動画のほうが理解しやすく、画面録画機能やナレーション追加機能、字幕作成機能などが必要になります。また、作成した動画の編集機能や、圧縮・変換機能など、動画コンテンツを効率的に扱える機能が揃っているかどうかも確認する必要があります。
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テスト機能
マニュアルを学んだ後に理解度を確認するためのテスト機能があると便利です。特に動画を使用したマニュアルの場合は、その内容をもとにテストを作成し、従業員やユーザーの習熟度を測れます。
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マニュアル作成ツール選びに迷った場合は？
マニュアル作成ツールを導入することで、マニュアル作成にかかる時間や労力を大幅に削減できます。また、組織全体での知識共有もスムーズになるため、マニュアルの浸透度も向上するでしょう。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、マニュアル作成ツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なマニュアル作成ツールを選ぶためにぜひご利用ください。
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