金融機関や医療機関など、個人情報や機密情報を多く扱う企業では、データの外部流出リスクを最小限に抑える必要があります。オンプレミス型のマニュアル作成ツールを導入すれば、マニュアルに含まれる機密情報を社内サーバーで管理でき、外部のネットワークに接続せずに運用できます。顧客情報の取り扱い手順や社内の重要な業務プロセスなど、外部に漏れてはならない情報を含むマニュアルを安全に作成・保管できます。自社のセキュリティ基準に沿った厳格な管理体制を構築でき、情報漏洩のリスクを大幅に軽減できます。監査対応の際にも、データの管理状況を明確に説明できるため、コンプライアンス遵守の観点からも有効です。

基幹システムや人事システムなど、複数の社内システムを運用している企業では、マニュアル作成ツールとの連携が重要になります。オンプレミス型であれば、社内ネットワーク上で稼働している既存システムとの接続が容易に行えます。社員情報システムと連携して閲覧権限を自動管理したり、業務システムの画面情報を取り込んでマニュアルを作成したりといった使い方ができます。クラウド型では外部サービスとの接続に制限がある場合でも、オンプレミス型なら社内システムとして統合的な運用が可能です。システム間でのデータ連携をスムーズに行えるため、業務の効率化につながります。

工場の製造現場や研究施設など、セキュリティ上の理由からインターネット接続が制限されている環境があります。オンプレミス型のマニュアル作成ツールは、インターネットに接続しなくても社内ネットワークのみで完結して利用できます。製造装置の操作手順や実験プロトコルなど、現場で必要なマニュアルを閉じたネットワーク環境内で作成・共有できます。外部ネットワークとの接続を遮断した状態でも、必要な機能をすべて利用できるため、セキュリティを保ちながら業務を進められます。クラウド型では実現できない、完全に独立した環境でのマニュアル管理が可能です。

法規制や社内規定により、業務データを自社内で保管することが義務付けられている企業があります。オンプレミス型のマニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルや関連データをすべて自社のサーバーに保存できます。国内の特定地域にあるデータセンターにのみデータを保管するといった要件にも対応できます。データの所在地を明確に管理できるため、海外へのデータ移転に関する規制をクリアする必要がある企業に適しています。バックアップの取得方法や保管期間なども、自社の方針に合わせて柔軟に設定できます。外部サービスの利用規約に縛られず、完全に自社の管理下でデータを扱える安心感があります。

サーバー設置型は、社内のサーバーにツールをインストールして、複数の利用者が同時にアクセスできるタイプです。各利用者は自分のパソコンからサーバーに接続してマニュアルを作成します。部署をまたいだ情報共有がしやすく、組織全体でマニュアルを一元管理できます。複数人での同時編集や、バージョン管理といった協働作業に必要な機能を備えている製品が多く見られます。サーバーの管理者が利用者の権限設定やバックアップを一括して行えるため、組織的な運用に適しています。

スタンドアロン型は、個々のパソコンにソフトウェアをインストールして、単独で動作させるタイプです。各利用者が独立してマニュアルを作成し、完成後にファイルとして他の人に共有します。ネットワーク接続が不要なため、セキュリティ要件が特に厳しい環境でも利用できます。一方で複数人での同時作業には向いておらず、個人やごく少人数での利用に適しています。作成したマニュアルは、ファイルサーバーやメールなどを通じて共有することになります。

文書作成特化型は、テキストや画像を組み合わせた文書形式のマニュアル作成に重点を置いたタイプです。操作手順書や業務マニュアルなど、紙の文書に近い形式での作成に適しています。テンプレート機能や見出しの自動生成など、文書作成を支援する機能が充実しています。印刷を前提とした体裁の調整機能も豊富で、従来の紙のマニュアルをデータ化する際に活用しやすいタイプです。文章の校閲機能や、複数バージョンの比較機能なども備えている製品があります。

マルチメディア対応型は、動画や音声、アニメーションなどを含むマニュアルを作成できるタイプです。機械操作や作業手順など、動きを伴う内容を分かりやすく伝えられます。画面録画機能を使って、ソフトウェアの操作手順を動画として記録できます。自社のサーバーに動画ファイルを保存するため、大容量のデータも安心して管理できます。視覚的な理解を促進する教育用マニュアルの作成に向いています。

Web公開対応型は、作成したマニュアルをWebページの形式で社内イントラネットに公開できるタイプです。Webブラウザで閲覧できるため、特別なソフトウェアをインストールする必要がありません。検索機能を使って必要な情報を素早く見つけられます。更新した内容が即座に全社に反映されるため、常に最新のマニュアルを参照できます。スマートフォンやタブレットからもアクセスしやすく、場所を選ばずマニュアルを確認できます。

オンプレミス型のマニュアル作成ツールを導入する前に、なぜ導入するのか、何を実現したいのかを明確にすることが重要です。現在のマニュアル作成における課題を洗い出し、ツール導入によってどのように解決したいかを具体的に定義します。たとえば、マニュアルの作成時間を短縮したいのか、情報共有をスムーズにしたいのか、といった目的を明確にします。必要な機能をリストアップし、優先順位を付けておくことで、ツール選定時の判断基準が明確になります。関係部署の意見を集約し、組織全体で共有できる導入目的を設定することが、スムーズな導入につながります。

オンプレミス型のマニュアル作成ツールは、一度にすべての部署で利用開始するのではなく、小規模な範囲から始めることが効果的です。まず特定の部署や限られた利用者で試験的に運用し、問題点を洗い出します。一例として、情報システム部門や総務部門など、ITリテラシーの高い部署から開始すると、初期段階の課題を効率的に解決できます。試験運用で得られた知見をもとに、設定の調整やマニュアルの整備を行います。その後、順次他の部署に展開していくことで、大きなトラブルを避けながら全社展開を実現できます。

ツールを効果的に活用するため、利用者向けの操作研修を実施することが重要です。基本的な操作方法から、便利な機能の使い方まで、段階的に学べる研修プログラムを用意します。具体的には、実際の業務で使用する場面を想定した演習を取り入れることで、理解が深まります。研修資料やマニュアルを作成し、いつでも参照できるようにしておくことも大切です。質問や相談に対応できる社内の担当者を配置し、導入初期の不安を解消できる体制を整えます。定期的にフォローアップ研修を実施することで、利用率の向上と定着を促進できます。

現在使用しているマニュアルをオンプレミス型のツールに移行する際は、計画的に進めることが重要です。既存のマニュアルの形式や量を把握し、移行にかかる作業量を見積もります。たとえば、紙の文書をスキャンしてデータ化する作業や、他のツールで作成したファイルを変換する作業などが必要になります。移行の優先順位を決め、重要度の高いマニュアルから順に作業を進めることで、効率的に移行できます。移行後のデータが正しく表示されるか、リンクが正常に機能するかなどを確認する工程も計画に含めておく必要があります。

オンプレミス型のマニュアル作成ツールでは、システムの不具合や操作方法に関する問い合わせに対応するサポートが提供されます。電話やメールを通じて、専門のサポート担当者に相談できる体制が整えられています。一例として、エラーメッセージが表示された際の対処方法や、特定の機能が動作しない原因の調査などを依頼できます。サポートの対応時間や、回答までの目安時間は契約内容によって異なるため、自社の業務に合ったサポートレベルを選ぶことが重要です。緊急性の高い問題には優先的に対応してもらえる契約もあり、業務への影響を最小限に抑えられます。

ソフトウェアの機能改善やセキュリティ強化のため、定期的にバージョンアップが提供されます。新しい機能の追加や、発見された不具合の修正が含まれます。具体的には、操作性の向上や、新しいファイル形式への対応などが実施されます。バージョンアップの内容は事前に案内され、適用のタイミングを計画的に決められます。サポート契約に含まれている場合、追加費用なしで最新版を利用できるため、常に最新の機能を使って業務を進められます。既存のデータやカスタマイズ内容への影響も事前に確認できるため、安心してバージョンアップを実施できます。

オンプレミス型のツールを初めて導入する際、サーバーへのインストールや初期設定をサポートしてもらえます。サーバーの環境確認から、ソフトウェアのインストール、動作確認まで、技術者が支援してくれます。たとえば、既存システムとの連携設定や、ユーザーアカウントの一括登録など、複雑な設定作業を代行してもらえる場合があります。自社の情報システム部門の負担を軽減し、確実に稼働できる状態まで導いてもらえます。導入スケジュールに合わせて、計画的にサポートを受けられるため、予定通りの運用開始が可能になります。

利用者がツールを効果的に活用できるよう、操作研修を実施するサポートが提供されます。基本的な操作方法から、応用的な機能の使い方まで、段階的に学べる研修プログラムが用意されています。実際に、自社の業務に即した演習を取り入れることで、実践的なスキルを習得できます。集合研修だけでなく、オンラインでの研修や、個別の質問に対応する形式など、さまざまな方法で学習できます。研修資料や操作マニュアルも提供されるため、研修後も自己学習を続けられます。定着を促進するため、フォローアップ研修を実施してもらえる場合もあります。