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オンプレミス型のマニュアル作成ツールとは？

マニュアル作成ツールは、業務手順や操作方法をわかりやすくテキスト化するシステムです。オンプレミス型のマニュアル作成ツールは、自社のサーバー内で導入・運用します。テキスト編集はもちろん、画面キャプチャや操作手順の自動記録機能により、システムの操作マニュアルなどを効率的に作成できます。また、作成したマニュアルを自社サーバー上で管理し、バージョン管理や共有が簡単にできるため、組織全体での知識の共有や更新が容易になります。

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オンプレミス型のマニュアル作成ツール（シェア上位）

オンプレミス型のマニュアル作成ツールとは？

更新：2024年10月30日

オンプレミス型のマニュアル作成ツールを導入するメリット

オンプレミス型のマニュアル作成ツールを導入すると、情報セキュリティの強化や社内システムとの連携がしやすくなります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。

情報セキュリティの強化

オンプレミス型のマニュアル作成ツールでは、自社内のサーバーで情報を管理するため、重要な業務マニュアルや機密情報を外部に漏洩するリスクを低減できます。特に製造業の製造手順や金融機関の顧客対応手順など、外部流出が禁止されている情報を含むマニュアルの場合に有効です。社内LANでのみアクセス可能な環境を構築することで、より強固な情報管理体制を実現できます。

既存システムとの連携のしやすさ

オンプレミス型のマニュアル作成ツールは、社内にある他のシステムと連携させやすく、情報の一元管理が可能になります。例えば、人事システムと連携させれば、役職や部署に応じた権限設定によりマニュアルの閲覧制限ができます。また、社内の文書管理システムと統合することで、関連文書への相互リンクも容易になります。

カスタマイズの自由度

オンプレミス型のマニュアル作成ツールは、自社の業務フローやニーズに合わせた細かなカスタマイズが可能です。営業部門では顧客対応マニュアル、技術部門では製品仕様書というように、部門ごとに異なるマニュアル形式を設定できます。また、社内で使用している専門用語辞書との連携や、社内独自のテンプレート作成など、業務に最適化した環境を構築できます。

ネットワーク環境に依存しない安定性

オンプレミス型のマニュアル作成ツールでは、インターネット回線の状態に左右されず、安定した環境でマニュアル作成・閲覧が可能です。工場や店舗など、ネットワーク環境が不安定な場所でも、社内LANさえあれば常に最新のマニュアルにアクセスできます。また、大規模な図面や動画を含むマニュアルでも、社内回線を使用することでスムーズに閲覧できます。

長期的なコスト管理のしやすさ

オンプレミス型のマニュアル作成ツールは、初期投資は大きいものの、長期利用においては月額料金などのランニングコストを抑えられる可能性があります。従業員100人規模の企業では、5年以上の利用を想定した場合、クラウド型と比較してコスト面で優位になるケースが多いです。また、利用者数が増えても追加料金が発生しないため、組織の成長に合わせた拡張がしやすくなります。

オンプレミス型のマニュアル作成ツールを導入するデメリット

オンプレミス型のマニュアル作成ツールは、初期導入コストが高い、運用管理の負担が大きいなどのデメリットがあります。ここでは、導入を検討する際に注意すべき点を紹介します。

高額な初期導入コスト

オンプレミス型のマニュアル作成ツールは、サーバー機器の購入やソフトウェアのライセンス料など、導入時に多額の投資が必要です。中小企業の場合、数百万円規模の初期投資が必要になるケースもあります。また、サーバールームの確保や空調設備の整備など、設置環境の準備にも追加コストがかかることがあります。

運用・保守の技術的負担

オンプレミス型のマニュアル作成ツールでは、運用や保守、セキュリティ対策などを自社で行う必要があり、専門知識を持った人材が不可欠です。サーバーの定期メンテナンスやセキュリティパッチの適用など、継続的な管理作業が発生します。また、システム障害時の対応も自社内で行わなければならず、トラブル対応のための体制構築も求められます。

更新作業の複雑さ

オンプレミス型のマニュアル作成ツールでは、ソフトウェアの更新やバージョンアップは、社内での作業が必要となり手間がかかります。新機能の追加や不具合修正のたびに、サーバーごとに更新作業を行う必要があります。また、複数拠点で利用している場合、拠点ごとに更新作業が必要となり、一時的にシステムを停止しなければならないこともあります。

リモートアクセスの制限

オンプレミス型のマニュアル作成ツールでは、基本的に社内ネットワークからのアクセスが前提となるため、在宅勤務や外出先からの利用には追加の設定が必要です。VPN（仮想私設網）の構築など、リモートアクセスのための追加投資が必要になります。また、災害時など社内ネットワークが使えない状況では、マニュアルへのアクセスができなくなるリスクもあります。

スケーラビリティの課題

オンプレミス型のマニュアル作成ツールでは、利用者数や作成するマニュアルの量が増加した場合、サーバー機器の増強など追加投資が必要になります。事業拡大に伴い従業員が急増した場合、既存のサーバーでは処理能力が不足する可能性があります。また、複数拠点への展開が必要になった場合には、拠点ごとのサーバー設置や、それらを統合管理するための仕組み作りが必要になります。