重要な相違点はマニュアル作成ツールには、オンプレミス型以外にもクラウド型やインストール型といった提供形態があります。クラウド型は、インターネット経由でサービス提供会社のサーバーにアクセスして利用する形態です。自社でサーバーを用意する必要がなく、初期費用を抑えて導入できます。インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、複数拠点での利用にも適しています。インストール型は、個々のパソコンにソフトウェアをインストールして利用する形態です。オンプレミス型との違いは、サーバーを介さず各端末で独立して動作する点にあります。オンプレミス型は、自社のサーバーに設置するため、初期投資として機器の購入や設定作業が必要です。運用管理も自社で行うため、専門知識を持った担当者の配置が求められます。一方でデータの保管場所や管理方法を自社で決定できるため、厳格なセキュリティ基準を満たすことができます。

オンプレミス型のマニュアル作成ツールを比較・選定する前に知っておきたいのが、「初期投資が大きくなりやすい」と「運用管理に専門知識が必要」の点です。初期投資が大きくなりやすいについては、オンプレミス型を導入する際は、ソフトウェアのライセンス費用に加えて、サーバー機器の購入費用が必要になります。また運用管理に専門知識が必要については、オンプレミス型では、サーバーの日常的な管理やメンテナンスを自社で行うことが大切です。このほか「導入までに時間がかかる」「災害時の対策が必要」「柔軟な拡張が難しい場合がある」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。