ワークフローシステム（シェア上位）
ワークフローシステムとは？
更新：2024年11月12日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行えるシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。 経費の精算申請やPCの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内には承認が必要な業務が多くあります。ワークフローシステムを導入することで、企業の申請業務をデジタル化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。 特に近年は、リモートワークの普及に伴い、ワークフローシステムの重要性が一層高まっています。場所や時間の制約を受けずに働ける環境が整備され、組織の生産性と透明性の向上にもつながるでしょう。
紙での申請・承認業務に関する課題
申請・承認業務に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、特に多くの企業が抱える紙での申請・承認業務に関する課題をピックアップして紹介します。
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申請書類の紛失リスクが高い
紙の申請書類は、紛失や誤配付のリスクが高く、重要な案件の処理が遅延する可能性があります。複数の承認者を回覧する過程で書類が行方不明になったり、机上に積まれた書類の中に紛れ込んでしまったりすることがあります。また、急ぎの案件と通常の案件が混在し、優先順位の管理も困難です。
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承認状況の把握が難しい
申請書類が今どの承認者のもとにあるのか、いつ承認されるのかといった進捗状況を把握することが困難です。特に承認者が不在の場合は、代理承認のルートを手動で変更する必要があり、さらなる遅延が発生します。
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承認プロセスが停滞する
承認者の不在や多忙により、申請書類が滞留し、業務の進行に支障をきたすことがあります。また、承認ルートが複雑な場合では、どの段階で止まっているのかの把握が難しく、適切なフォローアップができません。
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承認処理が遅延する
重要な決裁が必要な申請書類が、承認者の不在などにより停滞してしまいがちです。例えば、役員の出張中は稟議書の承認が進まず、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも発生します。
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申請フォーマットが統一されていない
部門や用途によって申請フォーマットが異なる場合では、作成や確認の手間が増大します。また、記入項目や必要書類の不備が起こることで、差し戻しや再提出による業務の非効率が生じます。
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承認履歴を適切に管理できない
紙やメールベースでの承認では、誰がいつ承認したかの履歴が散在し、監査時や過去の確認時に時間を要します。また、重要な決裁事項の根拠や経緯の追跡が困難になり、ナレッジとしての活用ができていない企業も多いです。
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検索作業に時間がかかる
過去の申請内容の確認や、類似案件の参照に多大な時間と労力が必要です。例えば、昨年度の同様の申請内容を確認したい場合は、書類保管庫から該当書類を探し出す必要があり、生産性が大きく低下します。
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ワークフローシステムの機能
ワークフローシステムには、申請状況や承認待ちの案件を一元管理できる機能が備わっています。また、代理承認やモバイルアクセスなど、より業務を効率化する機能が付随しているシステムもあります。ここでは、ワークフローシステムの基本機能と、特定のワークフローシステムに付属している機能を紹介します。
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ワークフローシステムの基本機能
・申請フォーム作成 各種申請に必要な入力項目やルールを設定し、申請フォームを作成できる ・承認ルート設定 金額や申請種類に応じて、適切な承認者や承認順序を自動的に設定する ・通知 新規申請や承認待ちなど、関係者へメールやシステム内で自動通知を行う ・申請状況の進捗管理 申請の現在の状況や承認までの残りステップをリアルタイムで確認できる ・申請内容の履歴管理 申請内容の変更履歴や承認履歴を自動的に記録し、監査証跡として保管する ・検索 過去の申請内容や承認状況を、さまざまな条件で検索・参照できる ・申請書の差し戻し・却下 内容に不備がある場合の差し戻しや、申請を却下する際のコメント機能を提供する ・分析・レポート 申請件数や処理時間など、ワークフローの運用状況を分析・可視化する
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特定のワークフローシステムに付属している機能
・代理承認 承認者の不在時に、あらかじめ設定された代理承認者へ自動的に申請を転送する ・モバイルアクセス スマートフォンやタブレットでワークフローの申請や承認ができる ・人事システム連携 人事システム内の組織図データや従業員データが取り込める ・印影 社内承認を得た証として印鑑画像を表示する
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ワークフローシステムの導入メリット
続いて、ワークフローシステムを導入する詳しいメリットを紹介します。
申請・承認プロセスが迅速化する
承認者のデスクを1つずつ回って押印を集める必要がなくなり、承認処理のスピードが向上します。承認者がスマートフォンで即座に確認・承認できるため、急を要する稟議案件でも迅速に対応できます。また、代理承認機能が付随するシステムを利用することで、承認者の不在時でも対応が可能になるため、業務の停滞を防げます。
コンプライアンスが強化される
承認ルールや必要書類のチェックが自動化され、人的ミスによる手続きの不備を防げます。金額に応じた承認者の自動設定や、必須添付書類の確認機能により、規程違反を未然に防止できるでしょう。また、申請から承認までの記録が自動保存されるため、監査対応も容易になります。
進捗状況をリアルタイムで把握できる
申請状況や承認の進捗をリアルタイムで把握できます。例えば、特定の承認者に案件が滞留している場合は、問題を早期に発見し、対策を講じることができます。
コストを削減できる
紙の申請書類の印刷・保管コストが削減され、書類の整理にかかる時間も節約できます。申請書類を保管するキャビネットが不要になり、オフィスのスペースも有効活用できるでしょう。また、過去の申請内容の検索時間も大幅に短縮されます。
リモートワークが促進される
場所を問わず申請・承認作業ができるため、リモートワークの推進に貢献します。在宅勤務中でも必要な申請を行えたり、外出先からスマートフォンで承認作業を行えたりします。ペーパーレス化により、オフィスに出社せずとも業務が完結します。
ワークフローシステムを導入する際の注意点
ワークフローシステムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
現行の承認プロセスを整理する
ワークフローシステムを導入する前に、既存の申請・承認フローを詳細に分析し、システムに反映すべき要件を明確にする必要があります。部門ごとに異なる承認ルールや、特殊な申請項目の存在など、カスタマイズが必要な部分がある場合は、丁寧に洗い出すことが重要です。また、非効率な承認プロセスは、システム導入を機に見直すことをおすすめします。
運用ルールを整備する
申請期限や承認期限、代理承認者の設定ルールなど、具体的な運用ルールを定める必要があります。例えば、承認期限を過ぎた場合の対応手順や、急を要する申請の優先ルールなど、実務的な運用ルールの策定が重要です。
段階的な導入計画を立てる
一度にすべての申請業務を電子化するのではなく、優先度の高いものから段階的に導入することがおすすめです。例えば、経費精算などの利用頻度の高い申請から開始し、運用ノウハウを蓄積してから対象を拡大していく方法が効果的です。
他システムとの連携を検討する
人事システムや会計システムなど、既存システムとのデータ連携を事前に確認しておくことが必要です。例えば、組織改編時の部門コードの同期や、経費精算システムとの連携など、重要な連携ポイントを見落とさないようにしましょう。
電子承認の法的要件を確認する
電子化する書類の中に、法令で原本保管が必要なものや、押印が必須のものがないかを確認しましょう。特に契約書や税務関連書類などは、法的要件の確認が重要です。
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ワークフローシステムの料金相場
ワークフローシステムの料金は、規模や機能により異なります。中小企業向けのクラウド型システムでは、1ユーザーあたり月額500〜3,000円程度が一般的です。大企業向けには、カスタマイズで高度な機能が追加され、初期費用が高くなることもあります。導入効果を高めるために、無料トライアルの活用をおすすめします。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムは、企業のニーズや業務プロセスに最適な機能を備えた製品を選ぶことが重要です。ここでは、ワークフローシステムの選定時に考慮すべき主要なポイントを紹介します。
1
企業規模
企業の規模によって、必要なワークフローシステムの機能や容量が異なります。大企業では、部門をまたぐような複雑な承認ルートが必要な場合が多いです。一方で中小企業では、シンプルな承認フローで、基本的な申請種類に対応できるコストパフォーマンスに優れたシステムがおすすめです。
2
申請の対応範囲
経費精算や稟議申請、休暇申請など、必要な申請の種類をカバーできるかを確認しましょう。
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分岐設定
申請内容や申請金額、申請者の役職など、自社のルールに従って申請ルートを自動分岐できるシステムを選ぶとよいでしょう。
4
承認者の自動抽出
事前に設定した組織情報などから承認者を自動で抽出する機能は、業務プロセスの効率化に役立ちます。
5
承認方法の柔軟性
申請種類や重要度に応じて、承認方法を柔軟に設定できるシステムを選ぶ必要があります。以下のように、業務に応じた適切な承認方式を選択できることが重要です。 ・高額な稟議案件：関係者全員の承認が必要なAND承認 ・日常的な経費精算：承認権限を持つ担当者1人の承認でよいOR承認 ・一定規模の契約：承認者の過半数の承認が必要な指定人数承認
6
スマートフォンでの申請・承認
スマートフォンでワークフローの申請や承認ができると、外出先でも業務を進められます。時間や場所にとらわれずに業務を遂行できるため便利です。
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人事システム連携
人事システムと連携することで、組織図データや従業員データを自動的に取り込めます。特に組織変更時には、新しい組織データを事前に取り込んでおくことで、変更日に自動的に切り替わる機能があると、運用負担を大幅に軽減できます。
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ワークフローシステム選びに迷った場合は？
ワークフローシステムを導入することで、申請・承認プロセスが迅速化し、コンプライアンスの強化にもつながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、ワークフローシステム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なワークフローシステムを選ぶためにぜひご利用ください。