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ワークフローシステムの比較表を作成!おすすめや選び方も解説

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最も必要なことは?

スマホで申請や承認を行いたい

ワークフローシステムに人事データを取り込みたい

社内での申請、承認を電子化したい

ワークフローを利用して内部統制を強化したい

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行えるシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。 経費の精算申請やPCの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内には承認が必要な業務が多くあります。ワークフローシステムを導入することで、企業の申請業務をデジタル化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。 特に近年は、リモートワークの普及に伴い、ワークフローシステムの重要性が一層高まっています。場所や時間の制約を受けずに働ける環境が整備され、組織の生産性と透明性の向上にもつながるでしょう。

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ワークフローシステム(シェア上位)

サイボウズ Office
サイボウズ Office
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中1
事業規模
中小企業 41
中堅企業 48
大企業 10
メリット・注意点
仕様・機能
住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローシステムです。20年以上の運用ノウハウが蓄積された豊富な機能を備え、日本の商習慣に合わせた柔軟で複雑な承認フロー設定が可能です。専門知識がなくてもマウス操作で複雑な申請経路を迅速に構築でき、少人数の企業から数万人規模の大企業まで幅広く対応します。オンプレミス版とクラウド版を選択でき、長期運用でも安心の手厚いサポートも魅力です。日本独自の稟議・合議の習慣にも対応しており、自社の従来の業務フローを変えることなく導入できる点も特長です。三菱電機をはじめ大手銀行や大学など幅広い組織で採用され、現在900社以上で利用されています。電子帳簿保存法など最新の法令対応も万全で、内部統制の強化にもつながります。時代のニーズに合わせた継続的なアップデートにより、長期間にわたって安心して利用できる点も魅力です。
コスト
月額550
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
191サービス中2
事業規模
中小企業 6
中堅企業 45
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中3
事業規模
中小企業 20
中堅企業 48
大企業 30
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社DONUTSが提供するクラウド型ワークフローシステムです。シリーズ累計で数万社以上の導入実績を誇り、社内のあらゆる申請・承認業務を簡単に電子化できます。直感的な操作画面でITに不慣れな社員でも使いやすく、日本語・英語など多言語対応により海外拠点を含む運用も可能です。中小企業から大企業まで幅広く利用されており、スピーディなクラウド導入で手軽にワークフローを開始できます。経費精算システム「ジョブカン経費」と連携し、申請から精算まで一気通貫で処理できる点も特徴です。低コストな料金体系で小規模企業でも導入しやすく、必要に応じて利用規模を柔軟に拡大できます。既に5,000社以上で利用されており、日本国内で豊富な導入実績を誇る信頼性の高いサービスです。導入から運用まで手厚いサポートが提供され、安心して利用できます。
コスト
月額330
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中4
事業規模
中小企業 30
中堅企業 45
大企業 23
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。大規模組織特有の複雑な承認フローや頻繁な組織改編にも迅速に対応できる高機能な製品です。標準機能が充実しており、ノーコードで紙のようなフォーム画面や柔軟な承認ルートを構築できます。人事・ERPなど他システムとの連携や拡張にも優れ、大企業を中心に中堅企業まで幅広く導入されています。大規模な企業でも自社に合わせた効率的なワークフロー基盤を短期間で構築可能です。中堅・大企業向けに設計されており、業種を問わず多くの大手企業で採用されています。シリーズ累計4,500社以上の導入実績があり、その堅牢性と拡張性に対する評価も高いです。オンプレミス型パッケージとして提供されるため、自社のセキュリティポリシーに沿った構築やカスタマイズが可能で、大規模環境でも安定した運用を実現します。
コスト
月額33,000
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中5
事業規模
中小企業 3
中堅企業 51
大企業 44
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。Garoonは300名以上の大規模組織を念頭に置いて設計されており、スケーラビリティや管理機能、カスタマイズ性に優れるエンタープライズ向け製品です。クラウドサービスとして利用できるほか、自社サーバーに設置して運用することも可能で、セキュリティポリシーに応じた柔軟な導入が行えます。組織階層が複雑な企業でも運用しやすいよう、アクセス権限の細かな設定や多言語対応など大企業ニーズに応える機能を網羅しています。また、既存システムとのデータ連携や他サービスとの統合もしやすく、企業全体の情報基盤として信頼性が高い点も魅力です。数百名規模から数万名の大企業まで対応可能で、大規模でも安定動作するため、成長に合わせて長期利用できるグループウェアとなっています。大企業向けグループウェアの定番として国内の多くの有名企業で採用されており、エンタープライズIT環境に適したソリューションです。
コスト
月額911
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中6
事業規模
中小企業 14
中堅企業 53
大企業 32
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中7
事業規模
中小企業 32
中堅企業 56
大企業 12
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローシステムです。直感的な操作性と紙のようなフォーム画面で誰にでも使いやすく、専門知識なしで申請書や承認ルートをドラッグ&ドロップで設定できます。スムーズな電子化を実現し、継続利用率99%以上という高い顧客満足度を誇ります。国内SaaS型ワークフロー市場で12年連続シェアNo.1の実績があり、中小企業を中心に幅広い企業で利用されています。手頃なコストで必要な部門から段階的に導入を拡大できる柔軟性も備えています。カスタマーサクセスを重視した手厚いサポート体制で導入後の定着も支援されます。1ユーザーあたり数百円から利用できる手軽さも魅力で、中小企業の間で特に高い支持を得ています。国内SaaS型ワークフロー市場で12年連続シェアNo.1という実績が信頼性を裏付けています。
コスト
月額523
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中8
事業規模
中小企業 4
中堅企業 82
大企業 13
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。直感的な操作画面で誰でも簡単に申請フローを作成でき、Excelで作成した紙の申請書をそのまま取り込みプログラミング不要で電子フォーム化できる点が特徴です。電子稟議や回覧など承認機能も充実しており、1ユーザー単位で利用を増やして小規模から全社展開へ段階的に拡大できます。パッケージ版とクラウド版を選択でき、IT専門部署がなくても導入しやすいため、業種業界を問わず中小企業から大企業まで幅広く活用されています。Excel資産を活用できるため現場への浸透が早く、社内のペーパーレス化と意思決定スピード向上に直結します。電子印鑑や承認履歴管理など機能も充実しており、内部統制の強化にも役立ちます。サイボウズ製品など既存グループウェアとの連携にも対応し、現在のシステム環境にスムーズに組み込める柔軟性も備えています。
コスト
月額550
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中9
事業規模
中小企業 9
中堅企業 42
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
日本電気株式会社(NEC)が提供するワークフローシステムです。国内市場でトップクラスの導入実績を持ち、他の基幹業務システムとの優れた連携性を備えています。ユーザー自身で自社の申請フローを簡単かつ低コストで構築できる使いやすさも魅力です。スマートデバイス対応により場所を選ばず承認処理が可能で、DX推進に貢献します。累計1800社以上の導入実績があり、中堅企業から大企業まで幅広く利用されています。ワークフロー市場で10年連続国内シェアNo.1の実績があり、その信頼性と安定性は折り紙付きです。また、ユーザー企業からの要望を反映した継続的なアップデートにより、最新の業務ニーズにも対応し続けています。クラウドサービスとしての提供にも対応しており、自社でサーバーを用意せずに利用することも可能です。モバイルからの承認にも対応しており、テレワーク環境でもスムーズに業務を進められます。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
191サービス中10
事業規模
中小企業 0
中堅企業 45
大企業 55
メリット・注意点
仕様・機能

ワークフローシステムとは?

更新:2024年11月12日

ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行えるシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。 経費の精算申請やPCの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内には承認が必要な業務が多くあります。ワークフローシステムを導入することで、企業の申請業務をデジタル化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。 特に近年は、リモートワークの普及に伴い、ワークフローシステムの重要性が一層高まっています。場所や時間の制約を受けずに働ける環境が整備され、組織の生産性と透明性の向上にもつながるでしょう。

紙での申請・承認業務に関する課題

申請・承認業務に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、特に多くの企業が抱える紙での申請・承認業務に関する課題をピックアップして紹介します。

1

申請書類の紛失リスクが高い

紙の申請書類は、紛失や誤配付のリスクが高く、重要な案件の処理が遅延する可能性があります。複数の承認者を回覧する過程で書類が行方不明になったり、机上に積まれた書類の中に紛れ込んでしまったりすることがあります。また、急ぎの案件と通常の案件が混在し、優先順位の管理も困難です。

2

承認状況の把握が難しい

申請書類が今どの承認者のもとにあるのか、いつ承認されるのかといった進捗状況を把握することが困難です。特に承認者が不在の場合は、代理承認のルートを手動で変更する必要があり、さらなる遅延が発生します。

3

承認プロセスが停滞する

承認者の不在や多忙により、申請書類が滞留し、業務の進行に支障をきたすことがあります。また、承認ルートが複雑な場合では、どの段階で止まっているのかの把握が難しく、適切なフォローアップができません。

4

承認処理が遅延する

重要な決裁が必要な申請書類が、承認者の不在などにより停滞してしまいがちです。例えば、役員の出張中は稟議書の承認が進まず、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも発生します。

5

申請フォーマットが統一されていない

部門や用途によって申請フォーマットが異なる場合では、作成や確認の手間が増大します。また、記入項目や必要書類の不備が起こることで、差し戻しや再提出による業務の非効率が生じます。

6

承認履歴を適切に管理できない

紙やメールベースでの承認では、誰がいつ承認したかの履歴が散在し、監査時や過去の確認時に時間を要します。また、重要な決裁事項の根拠や経緯の追跡が困難になり、ナレッジとしての活用ができていない企業も多いです。

7

検索作業に時間がかかる

過去の申請内容の確認や、類似案件の参照に多大な時間と労力が必要です。例えば、昨年度の同様の申請内容を確認したい場合は、書類保管庫から該当書類を探し出す必要があり、生産性が大きく低下します。

able

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ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムには、申請状況や承認待ちの案件を一元管理できる機能が備わっています。また、代理承認やモバイルアクセスなど、より業務を効率化する機能が付随しているシステムもあります。ここでは、ワークフローシステムの基本機能と、特定のワークフローシステムに付属している機能を紹介します。

1

ワークフローシステムの基本機能

・申請フォーム作成 各種申請に必要な入力項目やルールを設定し、申請フォームを作成できる ・承認ルート設定 金額や申請種類に応じて、適切な承認者や承認順序を自動的に設定する ・通知 新規申請や承認待ちなど、関係者へメールやシステム内で自動通知を行う ・申請状況の進捗管理 申請の現在の状況や承認までの残りステップをリアルタイムで確認できる ・申請内容の履歴管理 申請内容の変更履歴や承認履歴を自動的に記録し、監査証跡として保管する ・検索 過去の申請内容や承認状況を、さまざまな条件で検索・参照できる ・申請書の差し戻し・却下 内容に不備がある場合の差し戻しや、申請を却下する際のコメント機能を提供する ・分析・レポート 申請件数や処理時間など、ワークフローの運用状況を分析・可視化する

2

特定のワークフローシステムに付属している機能

・代理承認 承認者の不在時に、あらかじめ設定された代理承認者へ自動的に申請を転送する ・モバイルアクセス スマートフォンやタブレットでワークフローの申請や承認ができる ・人事システム連携 人事システム内の組織図データや従業員データが取り込める ・印影 社内承認を得た証として印鑑画像を表示する

able

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pros

ワークフローシステムの導入メリット

続いて、ワークフローシステムを導入する詳しいメリットを紹介します。

申請・承認プロセスが迅速化する

承認者のデスクを1つずつ回って押印を集める必要がなくなり、承認処理のスピードが向上します。承認者がスマートフォンで即座に確認・承認できるため、急を要する稟議案件でも迅速に対応できます。また、代理承認機能が付随するシステムを利用することで、承認者の不在時でも対応が可能になるため、業務の停滞を防げます。

コンプライアンスが強化される

承認ルールや必要書類のチェックが自動化され、人的ミスによる手続きの不備を防げます。金額に応じた承認者の自動設定や、必須添付書類の確認機能により、規程違反を未然に防止できるでしょう。また、申請から承認までの記録が自動保存されるため、監査対応も容易になります。

進捗状況をリアルタイムで把握できる

申請状況や承認の進捗をリアルタイムで把握できます。例えば、特定の承認者に案件が滞留している場合は、問題を早期に発見し、対策を講じることができます。

コストを削減できる

紙の申請書類の印刷・保管コストが削減され、書類の整理にかかる時間も節約できます。申請書類を保管するキャビネットが不要になり、オフィスのスペースも有効活用できるでしょう。また、過去の申請内容の検索時間も大幅に短縮されます。

リモートワークが促進される

場所を問わず申請・承認作業ができるため、リモートワークの推進に貢献します。在宅勤務中でも必要な申請を行えたり、外出先からスマートフォンで承認作業を行えたりします。ペーパーレス化により、オフィスに出社せずとも業務が完結します。

cons

ワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。

現行の承認プロセスを整理する

ワークフローシステムを導入する前に、既存の申請・承認フローを詳細に分析し、システムに反映すべき要件を明確にする必要があります。部門ごとに異なる承認ルールや、特殊な申請項目の存在など、カスタマイズが必要な部分がある場合は、丁寧に洗い出すことが重要です。また、非効率な承認プロセスは、システム導入を機に見直すことをおすすめします。

運用ルールを整備する

申請期限や承認期限、代理承認者の設定ルールなど、具体的な運用ルールを定める必要があります。例えば、承認期限を過ぎた場合の対応手順や、急を要する申請の優先ルールなど、実務的な運用ルールの策定が重要です。

段階的な導入計画を立てる

一度にすべての申請業務を電子化するのではなく、優先度の高いものから段階的に導入することがおすすめです。例えば、経費精算などの利用頻度の高い申請から開始し、運用ノウハウを蓄積してから対象を拡大していく方法が効果的です。

他システムとの連携を検討する

人事システムや会計システムなど、既存システムとのデータ連携を事前に確認しておくことが必要です。例えば、組織改編時の部門コードの同期や、経費精算システムとの連携など、重要な連携ポイントを見落とさないようにしましょう。

電子承認の法的要件を確認する

電子化する書類の中に、法令で原本保管が必要なものや、押印が必須のものがないかを確認しましょう。特に契約書や税務関連書類などは、法的要件の確認が重要です。

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ワークフローシステムの料金相場

ワークフローシステムの料金は、規模や機能により異なります。中小企業向けのクラウド型システムでは、1ユーザーあたり月額500〜3,000円程度が一般的です。大企業向けには、カスタマイズで高度な機能が追加され、初期費用が高くなることもあります。導入効果を高めるために、無料トライアルの活用をおすすめします。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムは、企業のニーズや業務プロセスに最適な機能を備えた製品を選ぶことが重要です。ここでは、ワークフローシステムの選定時に考慮すべき主要なポイントを紹介します。

1

企業規模

企業の規模によって、必要なワークフローシステムの機能や容量が異なります。大企業では、部門をまたぐような複雑な承認ルートが必要な場合が多いです。一方で中小企業では、シンプルな承認フローで、基本的な申請種類に対応できるコストパフォーマンスに優れたシステムがおすすめです。

2

申請の対応範囲

経費精算や稟議申請、休暇申請など、必要な申請の種類をカバーできるかを確認しましょう。

3

分岐設定

申請内容や申請金額、申請者の役職など、自社のルールに従って申請ルートを自動分岐できるシステムを選ぶとよいでしょう。

4

承認者の自動抽出

事前に設定した組織情報などから承認者を自動で抽出する機能は、業務プロセスの効率化に役立ちます。

5

承認方法の柔軟性

申請種類や重要度に応じて、承認方法を柔軟に設定できるシステムを選ぶ必要があります。以下のように、業務に応じた適切な承認方式を選択できることが重要です。 ・高額な稟議案件:関係者全員の承認が必要なAND承認 ・日常的な経費精算:承認権限を持つ担当者1人の承認でよいOR承認 ・一定規模の契約:承認者の過半数の承認が必要な指定人数承認

6

スマートフォンでの申請・承認

スマートフォンでワークフローの申請や承認ができると、外出先でも業務を進められます。時間や場所にとらわれずに業務を遂行できるため便利です。

7

人事システム連携

人事システムと連携することで、組織図データや従業員データを自動的に取り込めます。特に組織変更時には、新しい組織データを事前に取り込んでおくことで、変更日に自動的に切り替わる機能があると、運用負担を大幅に軽減できます。

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ワークフローシステム選びに迷った場合は?

ワークフローシステムを導入することで、申請・承認プロセスが迅速化し、コンプライアンスの強化にもつながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、ワークフローシステム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適なワークフローシステムを選ぶためにぜひご利用ください。

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