営業担当者が顧客先を訪問する機会が多い企業では、スマートフォン対応のワークフローシステムが威力を発揮します。外出先で発生した交通費や接待費を、その場ですぐに申請できるため、領収書の紛失を防げます。また、顧客との商談後に見積書の承認申請を即座に行えるため、提案のスピードが速まります。オフィスに戻ってからパソコンで入力する手間が省けるため、営業担当者は本来の営業活動により多くの時間を使えるようになります。

小売業や飲食業など、複数の店舗を展開している企業に適しています。各店舗の責任者が、店舗内で発生した備品購入の申請や勤怠管理の承認をスマートフォンから行えます。本部のパソコンにアクセスする必要がないため、店舗業務の合間に素早く処理できます。店舗責任者が休日でも緊急の承認作業に対応できるため、業務が滞りません。

工場や建設現場など、パソコンが設置されていない環境で働く従業員が多い企業に向いています。現場監督が工事の進捗報告や資材発注の申請を、現場からスマートフォンで直接行えます。作業服のポケットに入れたスマートフォンで、休憩時間や移動時間を活用して申請作業を済ませられます。現場事務所に戻る時間や、パソコンが空くのを待つ時間が不要になるため、現場作業に集中できます。

スマートフォンにインストールして使う専用アプリケーション型は、操作性に優れています。アプリをダウンロードして端末にインストールすることで、スマートフォンの機能を最大限に活用できます。タッチ操作に最適化された画面設計により、指で直感的に操作できるため、パソコン操作に不慣れな従業員でも使いやすくなっています。通知機能を使って承認依頼や申請状況をリアルタイムで受け取れるため、処理の遅れを防げます。カメラ機能と連携して領収書を撮影し、そのまま経費申請に添付できる便利さがあります。

Webブラウザ型は、アプリをインストールせずにWebブラウザからアクセスして使うタイプです。Safari（サファリ：iPhoneの標準ブラウザ）やChrome（クローム：Googleのブラウザ）などの標準ブラウザから利用できるため、アプリの管理が不要です。スマートフォンの容量を消費しないため、ストレージ（保存領域）に余裕がない端末でも問題なく使えます。システムの更新があった場合も、ブラウザを開き直すだけで最新版が使えるため、利用者側での更新作業が発生しません。

クラウド提供型は、インターネット経由でシステムを利用するタイプで、自社でサーバーを持つ必要がありません。提供会社のサーバーにデータが保管されるため、スマートフォンの機種変更をしても同じデータにアクセスできます。インターネット接続があればどこからでも利用できるため、海外出張中でも業務を継続できます。システムの保守や管理は提供会社が行うため、社内の情報システム部門の負担が軽減されます。

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築して運用するタイプです。社内のネットワークを経由してスマートフォンからアクセスするため、データを社外に出したくない企業に適しています。自社の業務に合わせた細かいカスタマイズが可能で、既存のシステムとの連携もしやすくなっています。ただし、スマートフォンから社内ネットワークに接続するための設定や仕組みが必要になります。

承認作業に機能を絞った承認特化型は、シンプルな操作性が特徴です。申請内容の確認と承認ボタンの操作だけに画面が最適化されているため、スマートフォンの小さな画面でも迷わず操作できます。管理職が移動中や外出先で承認作業を素早く完了できるように設計されています。複雑な入力作業は必要なく、承認か却下かを選ぶだけの簡単な操作で業務が進みます。

生成AIは非定型データや文書を理解し、契約書や報告書、メール文などを自動生成して人手を省力化します。例えばFlowWrightでは、申請フォーム提出をトリガーにAIが契約書を生成・保存し承認者へ送信するワークフローが構築されています。また経理・財務では、AIが請求書を読み取って会計ソフトへ自動入力する事例も増えています。こうしたAIワークフローにより、従来のルールベース自動化では困難だった業務も取り込まれ、効率化とミス削減に寄与しています。

スマホ上ではチャットボットや音声アシスタントによる操作が普及しています。IDCによれば、スマホAIが会議内容やメールを要約し返信案を生成、カレンダー調整を行う機能が実装され始めており、スマホ操作は対話型にシフトしています。こうした自然言語インターフェースにより、遠隔地からでも会話感覚でワークフロー操作が可能となり、業務遂行の手間が低減しています。

AIエージェントは、自然言語で指示を受け取り、複数ステップの業務プロセスを自律実行できる仮想アシスタントです。マッキンゼーも、多段階ワークフローを細分化し専門エージェントにタスク分配して実行する「マルチエージェント」システムの普及を予測しています。例えばMicrosoft CopilotやGoogleの次世代AIもエージェント機能を強化中で、将来的にはチャットボット並みに幅広く利用される見込みです。

会話形式やノーコードでもワークフロー設計が可能になっています。FlowWrightでは自然言語で業務内容を記述すると、AIがBPMN形式のプロセス構造を自動生成する機能が紹介されています。国内でもサイボウズkintoneが、チャットで希望する業務プロセスを伝えるだけでAIが適切なフローを提案・設定する実験機能を公開しています。これにより非エンジニアでも自社業務に即したワークフローをすばやく作成できるようになりつつあります。

最新スマートフォンはAI専用NPU搭載により、オンデバイスで生成AIを実行可能になりつつあります。これにより外出先でも高速に翻訳や音声認識、画像編集が行え、アプリを開かずともAI機能を活用できます。例えば最新GalaxyやPixelには音声録音の文字起こし要約やリアルタイム翻訳機能が備わり、将来的には完全に会話ベースで操作できる「AIスマホ」が実用化すると期待されています。