スマホで使えるワークフローシステム（シェア上位）
ワークフローシステムとは？
更新：2024年11月13日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できるため、外出先やリモートワーク中でも業務を円滑に進めることができます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。スマホを使えば、どこからでも申請や承認が可能となり、業務効率が向上します。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。特に、外出が多い営業職やフィールドワーカーにとっては大きなメリットです。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。スマホを使ってリアルタイムで承認状況を確認できるため、内部統制の透明性が向上します。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。特にスマホでの操作性を考慮し、過度に複雑な承認ルートを避けることが重要です。スマホでの操作がスムーズに行えるよう、簡素化された承認フローの見直しが推奨されます。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。スマホからでもシームレスに連携できるかを確認することが大切です。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。スマホからでも高機能な承認フローを利用でき、外出先でも効率的に業務を遂行できます。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。スマホからもグループウェアにアクセスできるため、トータルコストやメンテナンスコストを削減できます。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。スマホから利用する場合でも、シンプルな操作で承認業務が行えるため、コスト面で優位です。
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承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。スマホからでも複雑な承認フローを簡単に操作できるか確認しましょう。
3
申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。スマホからの利用を前提に、操作が簡単で直感的に使えるインターフェースを持つシステムを選ぶことが重要です。
4
内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。スマホからでも組織変更や人事異動に伴う承認経路、承認者、権限委譲のメンテナンスが容易に行えるか確認しましょう。
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他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。スマホからでもシームレスに連携できるか確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。スマホからも人事情報を活用した承認業務が行えるか確認してください。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。スマホからの通知を受け取り、即座に対応できるかを確認しましょう。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。スマホからも電子契約の承認プロセスを完了できるか確認が必要です。 このように、スマホからのアクセスを前提としたワークフローシステムの選定ポイントを押さえ、自社に最適なシステムを導入することで、業務効率の大幅な向上が期待できます
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