スマホで使えるワークフローシステム（シェア上位）
スマホ対応のワークフローシステムとは？
更新：2024年11月13日
スマホ対応のワークフローシステムとは、申請・承認業務をスマートフォンから行えるシステムです。スマホ対応のシステムを利用することで、場所を問わず申請・承認作業が行えるようになります。外出先や在宅勤務中でも申請書の作成や承認処理が可能で、業務の進捗状況もリアルタイムで確認できます。そのため、意思決定のスピードが向上し、業務の効率化とペーパーレス化を同時に実現できるようになります。
スマホ対応のワークフローシステムの機能
スマホ対応のワークフローシステムは、場所や時間に縛られず、承認・申請作業ができる機能が備わっています。ここでは、スマホ対応のワークフローシステムが持つ機能を詳しく紹介します。
1
申請・承認
外出先や移動中でもスマホから各種申請や承認作業が可能です。急を要する決裁も場所を問わず実行可能で、申請状況の確認もリアルタイムで行えます。
2
プッシュ通知
承認依頼が届いた際に、スマホへ通知が届きます。通知をタップすることで、該当の承認依頼画面へ直接遷移できます。
3
PDF表示
申請書や添付書類のPDF書類をスマホ上で閲覧できます。スマホ上で書類の内容を確認しながら、承認作業が行えます。
4
申請状況の可視化
自分の申請がどの承認者まで進んでいるかをスマホ上で確認できます。特に予算申請など複数の承認者を経由する場合は、現在誰が承認待ちなのかが一目で分かり、必要に応じて承認を促すことができます。また、承認者側も未処理の申請件数や緊急度の高い案件を素早く把握できます。
5
写真添付
スマホのカメラで撮影した画像を直接申請書に添付できます。現場での状況報告や領収書の提出が即座に行え、画像データを介した正確な情報共有が可能です。
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スマホ対応のワークフローシステムを導入するメリット
スマホ対応のワークフローシステムを活用することで、時間や場所の制約がなくなり、業務効率が向上します。ここでは、ビジネスのスピード化が求められる現代で、スマホ対応のワークフローシステムを導入するメリットを紹介します
承認作業が迅速化する
承認者がPCの前にいない場合でも、スマホから素早く承認作業が行えます。取引先との商談後や移動中の電車内でも申請内容を確認でき、緊急の支払い申請なども迅速に処理できます。また、プッシュ通知により重要な申請を見逃すことなく、タイムリーな承認が可能です。
バックオフィス業務の負担が軽減する
経理担当者は、紙の申請書類の仕分けや保管作業から解放されます。特に経費精算では、スマホで撮影された領収書画像が電子データとして保管されるため、書類の整理や保管スペースが不要になります。また、承認済みデータは自動的に会計システムに連携されるため、手入力による転記作業も削減できます。
リモートワークの利便性が向上する
在宅勤務や出張時でも、通常のワークフロー作業をスムーズに行えます。PCを立ち上げることなく、通勤時の経費精算や急な休暇申請をスマホから行えるため、業務の中断を最小限に抑えられます。また、承認待ちの案件も移動中に処理できるため、業務の遅延を防げます。
スマホ対応のワークフローシステムが向いていない企業
スマホでの申請や承認を可能にするワークフローシステムは、多くの企業で活用されています。しかし、企業の特性や業務形態によっては、必ずしもスマホ対応システムが最適とは限りません。以下の特徴に該当する企業は、導入を慎重に検討する必要があります。
情報セキュリティが特に厳格な企業
社外からのアクセスや個人所有デバイスの業務利用を禁止している企業では、スマホでの申請・承認作業が制限されます。特に金融機関や公共機関では、社内ネットワーク内での作業のみが許可されているケースが多く、スマホ対応の機能を活かせません。また、承認作業を特定の場所・端末に限定することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えたい企業にも向かないでしょう。
添付ファイルの詳細確認が必要な企業
申請時に詳細な資料の確認が必要な企業では、スマホでの承認作業が適していません。技術資料や設計図面など、細かい内容の確認が必要な書類は、スマホの画面では十分な確認が難しい場合があります。
多数の書類を一括申請する業務が多い企業
一度に大量の申請書類をまとめて処理する必要がある企業では、スマホでの操作は非効率です。月末に100件以上の請求書をまとめて処理する場合や、プロジェクト単位で複数の経費をまとめて精算する場合などは、PCでの一括処理の方が効率的です。
オフィスワークが中心の企業
従業員のほとんどが固定のデスクでPCを使用して業務を行う企業では、スマホ対応の必要性が低くなります。外出や移動が少ない業務形態では、PCでの申請・承認で十分対応可能です。
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スマホ対応のワークフローシステムの選び方
モバイルワークの普及により、スマホでの申請・承認業務が一般的になってきています。効率的な業務遂行のために、スマホ対応ワークフローシステムの選定は重要なポイントとなります。
1
機能の対応範囲
申請・承認だけでなく、どこまでの業務をスマホで利用できるかの確認が重要です。承認状況の確認や、過去の申請履歴の参照、申請の差戻し対応など、実務でよく使う機能がスマホで対応しているかをチェックします。また、スマホに最適化された画面設計になっているかといった操作性も重要なポイントです。
2
セキュリティ対策
社外からのアクセスやデータ送受信時のセキュリティ対策が十分かの確認が必要です。スマホを紛失した場合のリモートロック機能や、端末へのデータ保存制限など、モバイル特有のセキュリティリスクへの対策を確認しましょう。また、個人所有のスマホを業務利用する場合は、データの分離管理が可能かどうかも重要なポイントです。
3
既存システムとの連携
人事システムや会計システムなど、社内の基幹システムとのデータ連携がスムーズに行えるかの確認が重要です。スマホで承認した経費精算データが会計システムに自動連携される、休暇申請が勤怠システムに反映されるなど、具体的な連携シーンを想定して確認しましょう。また、連携時のデータ形式やタイミングが運用に合っているかの確認も必要です。
4
カスタマイズ
自社の申請フォームや承認ルールに合わせて、どこまでカスタマイズできるかの確認が必要です。申請項目の追加や変更、承認ルートの設定変更など、運用に応じた調整が可能かどうかを確認します。また、カスタマイズした内容がスマホ画面でも正しく表示・動作するかの確認も重要です。
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