中小企業向けのワークフローシステム（シェア上位）
中小企業向けのワークフローシステムとは？
更新：2024年11月12日
ワークフローシステムは、企業内の申請・承認手続きをオンライン化するシステムです。経費精算やPCの持ち出し申請、休暇申請、備品購入申請など、企業内には承認が必要な業務が数多くあります。紙の書類や押印の代わりに、電子データとデジタル承認を用いることで、業務の効率化と迅速化を図ります。 中小企業では、少人数の経理・総務担当者が多くの業務を担うのが一般的です。そのため、中小企業向けのワークフローシステムは、シンプルな操作性と、経費精算や休暇申請など、基本的な申請に特化しています。また、近年はクラウド型が主流となり、初期投資を抑えて必要な機能だけを利用できるシステムが増えています。
中小企業がワークフローシステムを導入する上での課題
中小企業がワークフローシステムを導入する際には、運用面でのさまざまな課題があります。ここでは、中小企業が特に注意が必要な課題を解説します。
1
業務フローの見直し
企業によっては、ワークフローシステムに合わせて業務フローを再設計する必要があります。しかし、業務フローの見直しには一定の工数がかかります。特に中小企業では、ルールが明文化されておらず、属人的な判断に頼るケースが多いです。そのため、金額や申請内容による承認フローの分岐などをきちんと定義し直す作業が大きな負担となります。
2
システムの定着
紙ベースで運用していた場合、ワークフローシステムへの移行には時間がかかります。システムの定着を促すため、マニュアル作成に加え、説明会の開催や問い合わせ窓口の設置などの対応が必要です。大企業と比べて研修やサポートのリソースが限られる中小企業では、システム定着までのフォロー体制の構築が特に重要になります。
3
管理担当者の負担
雛形の作成や承認ルートの設定、メンテナンスなど、管理担当者には大きな負担がかかります。中小企業では専門の管理者を置くことが難しく、兼任者が対応するケースが多いです。そのため、本来の業務に加えて管理業務が発生し、負担が増大する恐れがあります。また、管理担当者が異動や退職する際に、知識やノウハウの引き継ぎが不十分だと、システム運用が滞るリスクも高くなります。
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中小企業向けのワークフローシステムの機能
中小企業向けのワークフローシステムには、業務効率化に役立つ機能が備わっています。ここでは、特に導入効果の高い機能を取り上げて解説します。
1
申請書雛形作成・管理
申請書の雛形を作成・登録できます。既存のフォームを取り込んだり、デザインツールで自由に作成できたりする製品もあります。
2
承認ルート設定
承認ルートを事前に設定しておくことで、申請と同時に承認者へ通知が届きます。組織階層情報に基づく承認者の自動選定や、申請内容による承認ルートの分岐設定、代理承認者の指定など、さまざまな承認パターンに対応できる製品もあります。
3
スマホでの申請・承認
スマートフォンから申請書の提出や承認作業が可能です。メール通知やプッシュ通知も設定できます。
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中小企業向けのワークフローシステムを導入するメリット
中小企業向けのワークフローシステムの導入により、業務効率化や内部統制の強化など、多くのメリットが得られます。ここでは、中小企業にとって特に重要なメリットを解説します。
意思決定スピードが向上する
中小企業向けのワークフローシステムを活用すると、申請から承認までのプロセスが一元化され、待機時間が短縮されることで、決裁が迅速化します。スマートフォンからの申請・承認にも対応しているため、外出先でも即座に処理でき、スピードが求められる中小企業にとってはメリットが大きいです。さらに、承認状況がリアルタイムで把握できるため、業務の停滞箇所を特定し、改善に役立ちます。
内部統制を強化できる
中小企業向けのワークフローシステムでは、申請内容や金額に応じて承認権限を設定し、適切な承認者が確認できるように制御できます。申請内容の自動チェック機能や、必須項目の設定により、記入漏れや不適切な申請を防ぎ、承認プロセスの精度が向上します。また、監査ログや承認履歴が自動記録されるため、不正防止や事後検証が容易になり、少ない人員でも内部統制を強化できます。
管理コストを削減できる
中小企業向けのワークフローシステムを導入すると、紙の申請書類の印刷・配布・保管コストが削減され、書類の保管場所も削減できます。さらに、申請がデータ化されることで検索や集計が容易になり、経費分析や予算管理などの経営判断に活用できます。特に経理・総務担当者の少ない中小企業では、定型業務の効率化により、より付加価値の高い業務に人材を集中させられます。そのため、少人数でも効果的な経営管理が可能になります。
中小企業に合わないワークフローシステムを導入したらどうなる？
業務規模や従業員数が少ない中小企業では、過剰な機能や複雑な承認フローを持つワークフローシステムを導入すると、以下のように業務効率が低下し、経営負担が増大する恐れがあります。
コストが膨らむ
業務に合わせて過度にカスタマイズすると、初期費用だけでなく、アップデートや修正のたびに追加コストが発生します。中小企業では専任の担当者を配置しにくく、カスタマイズが多いと維持管理の負担が増します。その結果、業務効率化よりもシステム維持が目的化し、コストパフォーマンスが著しく低下する可能性があります。
余計な手間が増える
ワークフローシステムの設計が実際の業務フローと合っていないと、不要な入力作業や確認プロセスが発生し、作業効率がかえって低下します。例えば、一度の承認で十分な案件でも複数の承認が必要になったり、例外対応ができなかったりすると、柔軟な意思決定プロセスが阻害される恐れがあります。その結果、現場がワークフローシステムを敬遠し、紙ベースと電子申請の二重管理に陥る恐れがあります。
経営判断に必要な情報が得られない
使いにくいワークフローシステムでは、入力ミスやデータの不整合が発生しやすく、信頼性の高い情報が蓄積されません。その結果、申請状況の把握やボトルネック分析が難しくなり、経営判断に必要な情報を得られなくなる可能性があります。中小企業ではデータ管理の専任者を置きにくく、時間とともにデータの質が低下し、システム導入のメリットが失われる可能性があります。
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中小企業向けのワークフローシステムの選び方
中小企業向けのワークフローシステムを選ぶ際は、コストや使いやすさ、拡張性などの要素を考慮することが重要です。ここでは、中小企業の業務効率化に役立つ選定ポイントを紹介します。
1
機能
自社の申請・承認プロセスを分析し、現場で本当に必要な機能を明確にした上でワークフローシステムを選びましょう。過剰な機能は避け、直感的に操作できるシンプルな製品が理想的です。一方で、代理承認やスマホでの申請など、業務効率化につながる柔軟な機能が備わっているかも確認が必要です。また、カスタマイズは最小限に抑え、標準機能でどこまで対応できるかを重視することで、長期的なコスト削減につながります。
2
使いやすさ
デモ環境やトライアル期間を活用し、現場の従業員が負担なく使えるかを検証しましょう。マニュアルの充実度やヘルプ機能の使いやすさ、直感的な操作性など、専門知識がなくても迷わず利用できる製品を選ぶことが重要です。導入後のサポート体制やトレーニングの有無も確認し、現場への定着プロセスが明確かどうかを判断基準にしましょう。
3
柔軟性
すべての申請業務を一度にシステム化するのではなく、まずは頻度の高い申請から始めて段階的に範囲を広げられる製品が適しています。初期費用と月額費用のバランスを考慮し、利用人数や申請数に応じて柔軟にプランを変更できるかを確認しましょう。さらに、将来的な業務拡大や組織変更に対応でき、専任の管理者がいなくても運用しやすい製品を選ぶことが重要です。
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