中小企業向けのワークフローシステム（シェア上位）
ワークフローシステムとは？
更新：2024年11月12日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。中小企業においては、リソースが限られているため、これらの効率化やコスト削減が特に重要です。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。中小企業では特に、リソースを効率的に使うことが重要であり、手間削減によって生産性が向上します。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。中小企業は迅速な意思決定が競争力に直結するため、これは大きなメリットです。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。中小企業でも、規模が小さいからといって内部統制を疎かにすることはリスク管理の観点から避けるべきです。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。中小企業では、シンプルで効率的な承認経路を設定することが、導入後の運用をスムーズにします。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。中小企業では、システム連携によるコスト削減も重要なポイントです。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。中小企業でも、特定の業務が複雑な場合や日本固有の商習慣に対応が必要な場合には、このタイプが適しています。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。また、1つのアカウントでワークフローを含めて様々な機能を使用できるため、トータルコスト、従業員情報のメンテナンスコスト、ID管理コストを削減できるメリットがあります。中小企業にとっては、コストパフォーマンスが高い選択肢となります。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。ワークフロー専用タイプやグループウェアの機能タイプに比べると、機能面ではミニマルな傾向にありますが、コスト面で優位です。従業員規模が小さく、特定の業務でしか承認が必要ない企業などにはおすすめです。中小企業においては、コストと機能のバランスが重要です。
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承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。また、承認者を複数指定して、全員の承認（AND承認）、任意の一名の承認（OR承認）、一定以上の承認（多数決、議決承認）などの複雑な承認方法を設定できる製品もあります。中小企業では、必要最低限の承認フローを設定し、初期設定コストを抑えることが推奨されます。
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申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。 規定のテンプレートやモジュールの組み合わせを利用する方法は、申請書作成のハードルやスピードが最も早いメリットがあります。中小企業では、迅速にシステムを導入して運用を開始したい場合に適しています。 別のツールで作成するタイプは、商習慣や関係者のITリテラシーなどが原因で、申請書の見た目が変わると、取引先との調整や社内からの問い合わせが頻発する懸念がある企業に適しています。中小企業でも、特定の業務で特注の申請書が必要な場合に検討すると良いでしょう。
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内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。承認フロー、承認者などの自動設定に利用したり、権限移譲を階層で整理することができます。中小企業でも、成長期にある企業や新しい業務を開始する場合には、組織管理機能が有用です。
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他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。代表的なものは以下です。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。また、組織再編や異動があった際にも、人事システムのメンテナンスだけで済みます。初期設定コストや管理コストを抑えることができるため、中小企業でも人事システムとの連携を検討しましょう。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。承認し忘れなどを防ぐことができます。中小企業では、リソースの効率的な活用が求められるため、通知機能が役立ちます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。ワークフローシステムで申請、申請内容のチェック、承認とそれらの証跡管理を行い、承認後の契約書を電子契約システムに自動でアップロードし、契約の締結後に社内承認の関係者にメールで通知することができます。中小企業においても、このプロセスの自動化は工数削減、不正防止につながります
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