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中小企業向けのワークフローシステム

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あなたにおすすめ

スマホで申請や承認を行いたい

ワークフローシステムに人事データを取り込みたい

社内での申請、承認を電子化したい

ワークフローを利用して内部統制を強化したい

中小企業向けのワークフローシステムとは?

ワークフローシステムは、企業内の申請・承認手続きをオンライン化するシステムです。経費精算やPCの持ち出し申請、休暇申請、備品購入申請など、企業内には承認が必要な業務が数多くあります。紙の書類や押印の代わりに、電子データとデジタル承認を用いることで、業務の効率化と迅速化を図ります。 中小企業では、少人数の経理・総務担当者が多くの業務を担うのが一般的です。そのため、中小企業向けのワークフローシステムは、シンプルな操作性と、経費精算や休暇申請など、基本的な申請に特化しています。また、近年はクラウド型が主流となり、初期投資を抑えて必要な機能だけを利用できるシステムが増えています。

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中小企業向けのワークフローシステム(シェア上位)

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サイボウズ Office
サイボウズ Office
サイボウズ株式会社が提供するワークフローシステムです。スケジュール管理や掲示板なども統合した国産グループウェアで、稟議・申請などのワークフロー機能も標準搭載しています。直感的な操作性とリーズナブルな料金体系が特徴で、IT専任者がいない中小企業でも導入しやすい設計です。クラウド版とパッケージ版の両方に対応しており、自社の環境に合わせて柔軟に選択できます。中小企業向け製品として累計導入社数が数万社にのぼり、その実績が使いやすさと信頼性の高さを裏付けています。スマートフォンなどモバイルからの申請・承認にも対応するため、場所を問わず利用でき業務の停滞を防ぎます。紙の稟議書を電子化することで承認スピードが向上し、テレワーク環境でもスムーズな決裁が可能になるなど、中小企業の業務効率アップに大きく寄与します。必要十分な機能に絞ることで無駄がなく、従業員規模の成長に応じてユーザー数を柔軟に追加できる拡張性も兼ね備えています。情報共有ツールとワークフローが一体化しているため、社内のコミュニケーション活性化と業務効率化を同時に図りやすい点もメリットです。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローシステムです。ノンプログラミングで申請フォームや複雑な承認フローを簡単に設定でき、部門をまたぐ稟議など高度なワークフローも直感的に構築できます。20年以上の開発ノウハウが活かされた高い柔軟性と使いやすさで定評があり、日本企業の商習慣に即したきめ細かな承認ルート設定や組織管理が可能です。また、他システムとのデータ連携やAPI活用にも対応し、既存環境への統合も容易です。多言語対応も備えており、グローバル展開する企業からも注目されています。クラウドサービスのためスモールスタートもしやすく、まずは一部門から段階的に導入して全社へ拡大することも可能です。ペーパーレス化によるコスト削減や承認スピード向上にも寄与し、日々の業務判断の迅速化を支援します。幅広い機能を搭載しながら必要なユーザー数のみ契約すれば良い料金体系のため、中小企業でも導入しやすいコストモデルです。中小企業から大企業まで幅広く利用されており、使い勝手と機能性のバランスに優れた製品と言えます。
コスト
月額550
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するワークフローシステムです。組織内の情報共有と業務効率化に役立つ27のアプリケーションを標準搭載した国産グループウェアで、稟議・経費など各種申請ワークフロー機能も含まれています。クラウド版とパッケージ版の両方に対応し、5名程度の小規模から数万名規模の大組織まで導入実績があります。官公庁や大企業でも採用される堅牢なセキュリティ対策を備えており、大規模利用にも耐えうる信頼性です。それでいて月額数百円/ユーザーから利用できる料金設定で、コストパフォーマンスが非常に高い点も特徴です。スマートフォン等マルチデバイス対応により場所を問わず利用でき、ポータル、スケジュール、メールなど豊富な機能をワンストップで提供するため、複数ツールを併用せずとも本製品一つで社内業務を幅広くカバーできます。さらにAppSuiteと呼ばれるノーコードツールも内包しており、自社に合わせたカスタム業務アプリの作成も可能です。中小企業にとっては、安価に多機能な環境を手に入れられる点で導入メリットが大きい製品です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社DONUTSが提供するワークフローシステムです。稟議書や休暇届、捺印申請などあらゆる社内申請をクラウド上で電子化でき、申請・承認の無駄を省く使いやすい電子稟議システムです。「使いやすく、高機能で、安い」をコンセプトに掲げており、豊富な機能を低コストで提供している点が特徴です。画面がシンプルで直感的に操作できるため、専門知識がなくてもスムーズに利用開始できます。申請フォームの種類も柔軟に設定でき、承認経路の分岐やコメント記入など充実したワークフロー機能を備えています。ジョブカンシリーズの勤怠管理や経費精算システムとシームレスに連携可能で、申請から経理処理まで一貫して効率化できます。スマートフォンアプリから承認操作を行うこともでき、外出先でも決裁が滞りません。クラウドサービスのため初期導入が容易で、中小企業でも短期間で本格的なワークフローを運用できます。コストパフォーマンスの高さゆえに小規模企業から中堅企業まで幅広い支持を集めており、必要な機能を無駄なく使いこなせる実用的な製品です。すでに多数の企業で採用され、その実用性が高く評価されています。
コスト
月額330
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。大企業や大規模組織のニーズに応える高機能ワークフローパッケージで、頻繁な組織改編や人事異動にも柔軟に対応できる設計になっています。人事システムやERPなど基幹系とのデータ連携を前提として構築でき、社内の様々なシステムをつなげる統合ワークフロー基盤として機能します。アドオン開発にも対応しており、マスタデータ連携や独自要件にも拡張性高く応えられるのが強みです。大規模組織特有の複雑な承認ルート設定や細かな権限管理にも標準で対応し、全社横断的な業務プロセスの電子化を実現します。オンプレミス型パッケージとして提供されるため、自社サーバー環境での運用やセキュリティ要件にも柔軟に適合可能です。一方でクラウドや他社サービスともAPI等で接続できるため、レガシーシステムから最新クラウドまでシームレスにつなぐハブとしても活用できます。主に大企業向けの製品ですが、高度なワークフロー統制が必要な中堅企業が将来を見据えて導入するケースもあり、スケーラビリティとカスタマイズ性を重視する企業に適したソリューションです。
コスト
月額33,000
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するワークフローシステムです。大規模組織向けに設計された国産グループウェアで、スケジュールや掲示板、ワークフローなど幅広い機能を統合し、社内コミュニケーションと業務承認を一元管理できます。多言語・タイムゾーン対応を備え、海外拠点を含むグローバル企業や多数の子会社を持つ企業グループでも利用しやすい点が特徴です。数万ユーザー規模での安定稼働実績があり、大量ユーザーや複雑な組織階層でも快適に運用できます。承認ルートの柔軟な設定や詳細な権限管理、他システムとのデータ連携APIなど拡張性にも優れており、既存の人事DBやポータルとの統合も可能です。サイボウズ Officeよりも高度なコラボレーション機能を備えるため、組織規模の拡大に伴って移行を検討するケースも見られます。クラウド版・オンプレミス版の両方が提供され、社内環境やセキュリティポリシーに合わせて導入形態を選択できます。中堅・大企業向けの製品ですが、将来的な拡張性を重視する中小企業が採用する例もあり、成長を見据えたグループウェア基盤として最適です。
コスト
月額911
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するワークフローシステムです。経営改善を目的に開発された国産グループウェアで、スケジュールやメール、社内SNSなどの基本機能に加え、ワークフローや経費精算、安否確認など33種類ものアプリケーションを標準搭載しています。多機能でありながらひとり月額360円(税込)という低価格で利用でき、コストを抑えつつ社内業務を幅広くIT化できる点が中小企業にとって大きな魅力です。稟議申請や各種申請フローを電子化するワークフロー機能も充実しており、紙書類を廃止して承認スピードを向上できます。さらに、トップページには最新ニュースや業績KPIなどを360°可視化する経営ダッシュボードを備え、単なるグループウェアに留まらず経営の見える化にも貢献します。クラウドサービスとして提供されるため短期間で導入可能で、IT専任者が少ない企業でも安心して運用できます。豊富な機能セットに対して操作性にも配慮されており、社内の様々な業務改善をオールインワンで実現できるコストパフォーマンスに優れた製品です。
コスト
月額360
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。国内SaaSワークフロー市場で多数導入されており、シェアトップクラスを誇る実績ある製品です。紙の書類と同じレイアウトで申請書フォームを作成できる直感的な操作性が特徴で、紙の稟議書にハンコを押すような感覚で電子承認が行えます。ノーコードで既存の紙帳票をそのまま再現できるため、システムが苦手な社員でも違和感なく利用でき、スムーズな現場定着が期待できます。稟議申請や経費清算、勤怠届など社内のあらゆる申請・承認業務を電子化でき、申請から決裁、保管まで一元管理が可能です。充実した検索・集計機能により、過去の申請データの活用や内部統制の強化にも役立ちます。クラウドサービスとして手厚いサポート体制を備え、初めてワークフローを導入する中小企業でも安心して運用できます。スマートフォンやタブレットからの利用にも対応し、場所を選ばず申請・承認が行えます。シンプルなUIながら必要な機能を網羅しており、他システムとの連携オプションも豊富です。高い汎用性と信頼性から中小企業から大企業まで幅広い規模の組織で採用されている定番のワークフローシステムです。
コスト
月額523
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
コラボスタイル株式会社が提供するワークフローシステムです。Excelファイルから申請フォームをそのまま取り込んでデザインできるなど、非IT部門の担当者でも誰でも簡単にワークフローを作成・修正できる使いやすさが大きな特徴です。稟議書など紙文書のデジタル化を支援する豊富な機能を持ち、承認経路もパズル感覚でドラッグ&ドロップするだけで分岐や並列処理を設定できます。クラウド版とオンプレミス版を選択可能で、自社のセキュリティ要件に応じた導入が可能です。またサイボウズのGaroonやkintoneとの連携にも対応しており、既存グループウェア環境のワークフロー強化にも役立ちます。スマートフォンからの申請・承認にも対応しており、テレワークや出先からでも利用可能です。申請・承認・決裁に必要な機能を一通り網羅しつつ、専門知識がなくても扱えるため、中小企業が社内の紙業務をスピーディーにデジタル化する用途に適しています。導入後の運用変更やフロー調整も容易で、組織変更や業務改善にも柔軟に追随できる実践的な製品です。
コスト
月額550
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
日本電気株式会社(NEC)が提供するワークフローシステムです。企業内のあらゆる業務プロセス効率化を支援する電子帳票ワークフローで、2001年の発売以来累計1800社以上の導入実績があります。プログラミング不要のGUIで申請フォームや承認ルートを構築でき、Excelベースの既存申請書を取り込んでそのまま電子化することも可能です。直感的に操作できるユーザーインターフェースを備え、専門知識のない担当者でも迅速にワークフロー化を実現できます。他社システムとの柔軟な連携機能を持ち、基幹ERPや認証基盤、RPAツールなどと繋ぎ合わせて高度な承認フローを構築できます。スマートデバイスにも対応し、場所を問わず承認業務を処理可能です。ユーザーライセンスフリー(定額買い切り)の提供形態を採用しており、利用人数が増えても追加コストなく全社員へ展開できる点は、中長期的なコストメリットとなります。大企業での全社導入から中堅企業の部門利用まで規模に応じて活用されており、必要に応じて自社で柔軟にワークフローを構築・拡張できる高機能な製品です。
コスト
要問合せ
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
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中小企業向けのワークフローシステムとは?

更新:2025年06月19日

ワークフローシステムは、企業内の申請・承認手続きをオンライン化するシステムです。経費精算やPCの持ち出し申請、休暇申請、備品購入申請など、企業内には承認が必要な業務が数多くあります。紙の書類や押印の代わりに、電子データとデジタル承認を用いることで、業務の効率化と迅速化を図ります。 中小企業では、少人数の経理・総務担当者が多くの業務を担うのが一般的です。そのため、中小企業向けのワークフローシステムは、シンプルな操作性と、経費精算や休暇申請など、基本的な申請に特化しています。また、近年はクラウド型が主流となり、初期投資を抑えて必要な機能だけを利用できるシステムが増えています。

中小企業がワークフローシステムを導入する上での課題

中小企業がワークフローシステムを導入する際には、運用面でのさまざまな課題があります。ここでは、中小企業が特に注意が必要な課題を解説します。

1

業務フローの見直し

企業によっては、ワークフローシステムに合わせて業務フローを再設計する必要があります。しかし、業務フローの見直しには一定の工数がかかります。特に中小企業では、ルールが明文化されておらず、属人的な判断に頼るケースが多いです。そのため、金額や申請内容による承認フローの分岐などをきちんと定義し直す作業が大きな負担となります。

2

システムの定着

紙ベースで運用していた場合、ワークフローシステムへの移行には時間がかかります。システムの定着を促すため、マニュアル作成に加え、説明会の開催や問い合わせ窓口の設置などの対応が必要です。大企業と比べて研修やサポートのリソースが限られる中小企業では、システム定着までのフォロー体制の構築が特に重要になります。

3

管理担当者の負担

雛形の作成や承認ルートの設定、メンテナンスなど、管理担当者には大きな負担がかかります。中小企業では専門の管理者を置くことが難しく、兼任者が対応するケースが多いです。そのため、本来の業務に加えて管理業務が発生し、負担が増大する恐れがあります。また、管理担当者が異動や退職する際に、知識やノウハウの引き継ぎが不十分だと、システム運用が滞るリスクも高くなります。

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中小企業向けのワークフローシステムの機能

中小企業向けのワークフローシステムには、業務効率化に役立つ機能が備わっています。ここでは、特に導入効果の高い機能を取り上げて解説します。

1

申請書雛形作成・管理

申請書の雛形を作成・登録できます。既存のフォームを取り込んだり、デザインツールで自由に作成できたりする製品もあります。

2

承認ルート設定

承認ルートを事前に設定しておくことで、申請と同時に承認者へ通知が届きます。組織階層情報に基づく承認者の自動選定や、申請内容による承認ルートの分岐設定、代理承認者の指定など、さまざまな承認パターンに対応できる製品もあります。

3

スマホでの申請・承認

スマートフォンから申請書の提出や承認作業が可能です。メール通知やプッシュ通知も設定できます。

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中小企業向けのワークフローシステムを導入するメリット

中小企業向けのワークフローシステムの導入により、業務効率化や内部統制の強化など、多くのメリットが得られます。ここでは、中小企業にとって特に重要なメリットを解説します。

意思決定スピードが向上する

中小企業向けのワークフローシステムを活用すると、申請から承認までのプロセスが一元化され、待機時間が短縮されることで、決裁が迅速化します。スマートフォンからの申請・承認にも対応しているため、外出先でも即座に処理でき、スピードが求められる中小企業にとってはメリットが大きいです。さらに、承認状況がリアルタイムで把握できるため、業務の停滞箇所を特定し、改善に役立ちます。

内部統制を強化できる

中小企業向けのワークフローシステムでは、申請内容や金額に応じて承認権限を設定し、適切な承認者が確認できるように制御できます。申請内容の自動チェック機能や、必須項目の設定により、記入漏れや不適切な申請を防ぎ、承認プロセスの精度が向上します。また、監査ログや承認履歴が自動記録されるため、不正防止や事後検証が容易になり、少ない人員でも内部統制を強化できます。

管理コストを削減できる

中小企業向けのワークフローシステムを導入すると、紙の申請書類の印刷・配布・保管コストが削減され、書類の保管場所も削減できます。さらに、申請がデータ化されることで検索や集計が容易になり、経費分析や予算管理などの経営判断に活用できます。特に経理・総務担当者の少ない中小企業では、定型業務の効率化により、より付加価値の高い業務に人材を集中させられます。そのため、少人数でも効果的な経営管理が可能になります。

cons

中小企業に合わないワークフローシステムを導入したらどうなる?

業務規模や従業員数が少ない中小企業では、過剰な機能や複雑な承認フローを持つワークフローシステムを導入すると、以下のように業務効率が低下し、経営負担が増大する恐れがあります。

コストが膨らむ

業務に合わせて過度にカスタマイズすると、初期費用だけでなく、アップデートや修正のたびに追加コストが発生します。中小企業では専任の担当者を配置しにくく、カスタマイズが多いと維持管理の負担が増します。その結果、業務効率化よりもシステム維持が目的化し、コストパフォーマンスが著しく低下する可能性があります。

余計な手間が増える

ワークフローシステムの設計が実際の業務フローと合っていないと、不要な入力作業や確認プロセスが発生し、作業効率がかえって低下します。例えば、一度の承認で十分な案件でも複数の承認が必要になったり、例外対応ができなかったりすると、柔軟な意思決定プロセスが阻害される恐れがあります。その結果、現場がワークフローシステムを敬遠し、紙ベースと電子申請の二重管理に陥る恐れがあります。

経営判断に必要な情報が得られない

使いにくいワークフローシステムでは、入力ミスやデータの不整合が発生しやすく、信頼性の高い情報が蓄積されません。その結果、申請状況の把握やボトルネック分析が難しくなり、経営判断に必要な情報を得られなくなる可能性があります。中小企業ではデータ管理の専任者を置きにくく、時間とともにデータの質が低下し、システム導入のメリットが失われる可能性があります。

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中小企業向けのワークフローシステムの選び方

中小企業向けのワークフローシステムを選ぶ際は、コストや使いやすさ、拡張性などの要素を考慮することが重要です。ここでは、中小企業の業務効率化に役立つ選定ポイントを紹介します。

1

機能

自社の申請・承認プロセスを分析し、現場で本当に必要な機能を明確にした上でワークフローシステムを選びましょう。過剰な機能は避け、直感的に操作できるシンプルな製品が理想的です。一方で、代理承認やスマホでの申請など、業務効率化につながる柔軟な機能が備わっているかも確認が必要です。また、カスタマイズは最小限に抑え、標準機能でどこまで対応できるかを重視することで、長期的なコスト削減につながります。

2

使いやすさ

デモ環境やトライアル期間を活用し、現場の従業員が負担なく使えるかを検証しましょう。マニュアルの充実度やヘルプ機能の使いやすさ、直感的な操作性など、専門知識がなくても迷わず利用できる製品を選ぶことが重要です。導入後のサポート体制やトレーニングの有無も確認し、現場への定着プロセスが明確かどうかを判断基準にしましょう。

3

柔軟性

すべての申請業務を一度にシステム化するのではなく、まずは頻度の高い申請から始めて段階的に範囲を広げられる製品が適しています。初期費用と月額費用のバランスを考慮し、利用人数や申請数に応じて柔軟にプランを変更できるかを確認しましょう。さらに、将来的な業務拡大や組織変更に対応でき、専任の管理者がいなくても運用しやすい製品を選ぶことが重要です。

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