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クラウド型のワークフローシステム

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スマホで申請や承認を行いたい

ワークフローシステムに人事データを取り込みたい

社内での申請、承認を電子化したい

ワークフローを利用して内部統制を強化したい

クラウド型のワークフローシステムとは?

業務の効率化を実現するクラウド型のワークフローシステムは、紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を活用し、場所や時間を問わず申請・承認手続きを可能にする便利なツールです。企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。

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クラウド型のワークフローシステム(シェア上位)

サイボウズ Office
サイボウズ Office
サイボウズ株式会社が提供するワークフローシステムです。月額1ユーザー600円から利用できるクラウド版は初期費用ゼロで導入しやすく、5〜300名規模の中小企業を主想定としています。グループウェア標準機能と緊密に連携し、申請フォームのテンプレート化、多段階経路や金額分岐、スマホからのワンタップ決裁をノーコードで構築できます。WebDBやスケジューラを同一画面に表示して案件状況を可視化し、検索フィルターで過去稟議を瞬時に呼び出せるため承認速度を体感的に短縮します。CSVエクスポートや代理承認設定、ウィジェットによる催促通知で決裁漏れを防止し、IPアドレス制限や二要素認証、通信暗号化で情報統制を強化します。クラウド基盤は国内データセンターで24時間監視されSLA99.9%を保証、自動アップデートと夜間バックアップで情シス負荷を低減し、法改正対応も迅速。30日無料トライアルの導入支援とFAQポータルにより紙稟議が残る組織でも学習コストを抑えてクラウド移行を進められ、小売やサービス業の拠点分散企業にも好適です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中1
事業規模
中小企業 41
中堅企業 48
大企業 10
メリット・注意点
仕様・機能
住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローシステムです。クラウド版は1ユーザー月額500円、基本料金1万円で初期費用5万円とコストが明確で、50名から2,000名超まで段階的にスケールします。ノーコードフォームビルダーで複雑な分岐・合議・条件付き承認をドラッグ操作で設計でき、電子帳簿保存法対応のタイムスタンプ付き証憑を自動保管します。SAPや奉行シリーズとのREST API連携で仕訳や人事マスタを同期し、ダッシュボードでは滞留申請とボトルネックをグラフで可視化して改善を促します。スマホアプリは顔認証や指紋認証でワンタップ承認、オフライン入力後に回線復帰と同時に自動同期するため出張先でも稟議が滞りません。年2回のメジャーバージョンアップはクラウド基盤で自動適用され法改正にも迅速に追従、Active Directory連携でユーザーと組織階層を一元管理します。国内データセンター運用によりSLA99.9%と24時間監視を実現し、無料デモや稟議書サンプル提供、導入後の平日サポートがIT人材に乏しい企業を強力に支援します。
コスト
月額550
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
191サービス中2
事業規模
中小企業 6
中堅企業 45
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するワークフローシステムです。クラウド版は初期費用ゼロ、ライトプラン月額600円で5名から契約でき、ストレージも自動付与されスモールスタートに最適です。AppSuite連携でドラッグ&ドロップのフォーム設計、金額分岐・合議・代理承認をノーコード構築し、掲示板やスケジュールからそのまま申請作成が可能です。スマホアプリはオフラインキャッシュとプッシュ通知を搭載し出張先でも決裁が滞らず、承認完了後はTeamsやSlackへ自動通知して関係者に即共有します。CSVエクスポートとIP制限、細やかな権限設定で電子帳簿保存法監査に対応し、Microsoft 365やGoogle Workspaceとのカレンダー連携もサポートします。年4回のアップデートで法改正や新機能を迅速に反映し、クラウド基盤は国内冗長構成とSLA99.9%で高い可用性を確保、情シス負荷を軽減。オンラインセミナーやチャットサポート、多言語UIにより海外拠点を含む中堅企業のガバナンス強化に寄与し、紙文化からの段階的DXを加速させます。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中3
事業規模
中小企業 20
中堅企業 48
大企業 30
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ドーナツが提供するワークフローシステムです。クラウド版は最低利用料金月額5,000円、50種超のテンプレートやExcel取り込みによりスピーディな初期設定が可能で、スタートアップから500名規模まで対応します。条件分岐や部署・金額別自動ルートをGUIで設計し、横断検索やリマインダーで承認漏れを防止、モバイルでは領収書撮影から経費精算まで完結します。Slack通知やWebhookでチャット上の承認依頼を促進し、API接続により会計システムへ仕訳を自動生成してペーパーレス経理を推進します。国内クラウドは冗長化と日次バックアップを標準実施し、電子帳簿保存法準拠のタイムスタンプと改ざん検知ログ、10GB添付容量を備えています。無料トライアルではフォーム作成代行や動画マニュアルを提供し、業種別サンプルで運用イメージを掴めるためITリソースが限られる現場でも短期間で定着します。SSOとIP制限で安全性を高め、通知ルールは拠点ごとに設定可能で拡張も容易です。
コスト
月額330
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中4
事業規模
中小企業 30
中堅企業 45
大企業 23
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するエンタープライズ向けワークフローです。クラウド版は月額1,000円/ユーザーから、10ユーザー単位で契約し3,000名超へ水平スケール、複数拠点を跨ぐ大企業の標準基盤として活用されています。GUIでフォームや経路を設計し、代理申請・経路シミュレーション・多言語対応(日英中韓)を搭載、海外拠点含む統一運用を実現します。ポータルに承認ウィジェットを配置し決裁漏れを防止、kintoneやSalesforce連携で案件データを双方向同期、プロセス後の業務アプリ自動生成も可能です。SAML認証、クライアント証明書、アクセスログ一括取得など厳格な統制機能を備え、クラウド基盤は冗長構成と稼働率99.99%でミッションクリティカルに対応します。モバイルアプリは生体認証とオフライン閲覧をサポートし、部門を跨いだコメントスレッドでコミュニケーションも可視化、ガバナンス強化と業務速度向上を両立します。豊富なAPIで他システム連携も容易です。
コスト
月額911
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中6
事業規模
中小企業 14
中堅企業 53
大企業 32
メリット・注意点
仕様・機能
NIコンサルティング株式会社が提供するグループウェアのワークフロー機能です。クラウド版は月額360円/ユーザーと低価格で10名から導入でき、中小企業の手軽なペーパーレス化を後押しします。CRMや日報機能と統合され、申請データを営業ダッシュボードへ自動集計して可視化、案件進捗と稟議状況を一元把握できます。部署・役職マスタに連動した承認経路や代理承認、再申請ルート確定を標準搭載し、Excelライクな画面で現場ユーザーの学習コストを抑制します。スマホアプリのPush通知で遅延を防止し、CSV証憑出力やタイムスタンプで電子帳簿保存法に対応、国内クラウドで月次バックアップと24時間監視を実施します。無料トライアルではカスタマイズ相談やオンライン講習を実施、タスク連動で承認後のフォロー業務を自動生成し、総務や店舗運営の負荷を軽減します。店舗別レポート配信オプションもあり、営業と稟議を統合したい企業に最適です。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中7
事業規模
中小企業 32
中堅企業 56
大企業 12
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。初期費用0円、月額500円/ユーザーで1TB標準ストレージ付き、最大10TBまで拡張できるためコストを抑えて運用できます。紙帳票イメージをそのままWebフォーム化するビュー機能とExcelライクUIにより現場書式を変えずに電子化し、合議や条件分岐をノーコードで設定できます。日次バックアップと災害対策を標準提供し、IP制限やセキュアブラウザでモバイル利用も安全、添付ファイルは自動ウイルススキャンを行います。BoxやSlack、Google Drive連携テンプレートで申請書類を自動保管でき、4,000社のサンプルアプリをコピー編集すれば100名以下の企業でも即日稼働します。技術記事や動画マニュアル、チャットサポートで運用を支援し、月次無償アップデートで最新法制と機能改善を継続追加してIT部門の負荷を軽減します。多言語ラベル設定があり海外拠点でも運用可能です。
コスト
月額523
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中8
事業規模
中小企業 4
中堅企業 82
大企業 13
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。クラウド版は月額150円/ユーザーからと業界屈指の低コストで5名単位で追加可能、コスト重視の中小企業でも導入障壁が低いのが特長です。ブラウザのドラッグ&ドロップで申請書を生成し、段落分岐や自動計算、添付プレビューを設定、Excelインポート機能で既存帳票も即時デジタル化できます。kintone・Teams・Slackと双方向連携して承認結果をチャットへ自動投稿し、ポータルへのウィジェット埋め込みでガルーンやサイボウズOfficeとのUI統一も可能です。モバイルアプリは生体認証とプッシュ通知で決裁を高速化し、CSV出力とタイムスタンプで電子帳簿保存法に準拠、IP制限と閲覧ログで監査要件にも対応します。自動アップデートと従量課金で繁忙期や終了後のユーザー増減に柔軟に対応し、オンライン相談とFAQコミュニティ、メールサポートが運用定着を支援します。
コスト
月額550
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中9
事業規模
中小企業 9
中堅企業 42
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
日本電気株式会社が提供するワークフローシステムです。クラウド版とオンプレ版を選択でき、クラウドは少人数で初期費用を抑えて即利用可能、将来的にオンプレへ移行する逆回りも視野に入れた柔軟なITロードマップを描けます。電子帳簿保存法対応の証憑保管、未来日付シミュレーション、多段階分岐や合議、申請履歴比較を標準搭載し、複雑な業務フローを迅速に電子化します。NEC基幹クラウドは24時間監視と冗長化でSLA99.9%を保証し、REST APIとSDKでERPやECMと双方向同期、AI OCRで紙帳票も自動登録。完了後は帳票を自動生成してIDOCやCSVで出力し、Power BI連携で経営指標をリアルタイム可視化、データレイクへ自動蓄積して分析活用も可能です。スマホはオフライン入力と生体認証に対応し、位置情報付きタイムスタンプで承認経路の透明性を確保。導入時には稟議棚卸しテンプレート、設定ウィザード、オンライン教育を無償提供し、部門横断で内部統制を強化したい上場準備企業や海外拠点を抱える大企業のガバナンス向上に貢献します。ライセンスはユーザー数従量課金で、ブラウザ操作のみでフォームや経路を追加できる直感的なUIも支持されています。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
191サービス中10
事業規模
中小企業 0
中堅企業 45
大企業 55
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ基盤kintoneのワークフロー機能です。クラウド版は月額780円/ユーザーで5名から契約でき、アプリ数無制限で部門や拠点ごとにフォームを量産できるため成長フェーズでも運用が滞りません。ドラッグ&ドロップで項目配置しプロセス設定で分岐・差戻し・通知をノーコード構築、JavaScriptやプラグインで自動計算やチェックリスト、外部サービスとの連携を拡張できます。GaroonやOffice、Slack連携REST APIで申請データをダッシュボードやチャットに共有し、WebHookで他クラウドともシームレスに接続。モバイルアプリはオフライン入力と位置情報・写真添付をサポートし通信復旧後に自動同期、現場証跡を確実に残します。5GB/ユーザーのストレージと細かな権限設定、IP制限と二要素認証、稼働率99.9%の国内データセンター運用で安心。テンプレートライブラリやコミュニティ、サクセス担当が運用定着を支援し、自治体からベンチャーまで幅広いDXニーズに応えます。ライセンスはユーザー追加単位で柔軟に拡張でき、ダッシュボードでは処理時間や滞留件数をグラフ化しボトルネックを即確認できる点も高評価です。
コスト
月額1,100
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
191サービス中11
事業規模
中小企業 31
中堅企業 31
大企業 36
メリット・注意点
仕様・機能

クラウド型のワークフローシステムとは?

更新:2024年10月30日

業務の効率化を実現するクラウド型のワークフローシステムは、紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を活用し、場所や時間を問わず申請・承認手続きを可能にする便利なツールです。企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。

紙での申請・承認に関連する課題

従来の紙ベースの承認プロセスには多くの問題点があります。書類の紛失や承認の遅延、進捗状況の把握の難しさなど、業務効率を大きく下げる要因となっています。

1

申請書類の紛失・混在

紙の申請書類は紛失や誤配付のリスクが高く、重要な案件の処理が遅延する可能性があります。複数の承認者を回覧する過程で書類が行方不明になったり、机上に積まれた書類の中に紛れ込んでしまったりすることがあります。また、急ぎの案件と通常の案件が混在し、優先順位の管理も困難です。

2

承認状況の把握困難

申請書類が今どの承認者のもとにあるのか、いつ承認されるのかの進捗状況を把握することが困難です。特に承認者が不在の場合、代理承認のルートを手動で変更する必要があり、さらなる遅延が発生します。

3

承認プロセスの停滞

承認者の不在や多忙により、申請書類が滞留し、業務の進行に支障をきたすことが頻発します。また、承認ルートが複雑な場合、どの段階で止まっているのかの把握が難しく、適切なフォローアップができません。

4

承認処理の遅延

重要な決裁が必要な申請書類が、承認者の不在などにより停滞してしまいます。例えば、役員の出張中は稟議書(りんぎしょ)の承認が進まず、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも発生します。

5

申請書類の多様化

部門や用途によって申請フォーマットが異なる場合、作成や確認の手間が増大します。また、記入項目や必要書類の不備が起こることで、差し戻しや再提出による業務の非効率が生じます。

6

承認履歴の管理

紙やメールベースでの承認では、誰がいつ承認したかの履歴が散在し、監査時や過去の確認時に時間を要します。また、重要な決裁事項の根拠や経緯の追跡が困難になり、知識としての活用ができていません。

7

非効率な検索作業

過去の申請内容の確認や、類似案件の参照に多大な時間と労力が必要です。例えば、昨年度の同様の申請内容を確認したい場合、書類保管庫から該当書類を探し出す必要があり、生産性が大きく低下します。

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クラウド型のワークフローシステムの機能

ワークフローシステムは多彩な機能で業務を効率化します。申請フォーム作成から承認ルート設定、自動通知、進捗管理まで、申請業務をスムーズに進めるための機能が充実しています。

1

共通する機能

・申請フォーム作成 各種申請に必要な入力項目やルールを設定し、申請フォームを作成できます。・承認ルート設定 金額や申請種類に応じて、適切な承認者や承認順序を自動的に設定します。・通知 新規申請や承認待ちなど、関係者へメールやシステム内で自動通知を行います。・申請状況の進捗管理 申請の現在の状況や承認までの残りステップをリアルタイムで確認できます。・申請内容の履歴管理 申請内容の変更履歴や承認履歴を自動的に記録し、監査証跡として保管します。・検索 過去の申請内容や承認状況を、さまざまな条件で検索・参照することができます。・申請書の差戻し・却下 内容に不備がある場合の差戻しや、申請を却下する際のコメント機能を提供します。・分析・レポート機能 申請件数や処理時間など、ワークフローの運用状況を分析・可視化します。

2

特定のワークフローシステムに付属している機能

・代理承認 承認者の不在時に、あらかじめ設定された代理承認者へ自動的に申請を転送します。・モバイルアクセス スマートフォンでワークフローの申請や承認ができます。外出先でも業務を進めることができます。・人事システム連携 人事システム内の、組織図データや従業員データが取り込めます。ワークフローサービス内で従業員データを作成する手間が省けます。・印影機能 社内承認を得た証として印鑑画像を表示します。

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クラウド型のワークフローシステムを導入するメリット

クラウド型のワークフローシステム導入により、初期投資を抑えながら迅速に業務効率化が図れます。場所を選ばない申請・承認環境の構築や自動化による業務スピードの向上など、中小企業から大企業まで幅広く恩恵を受けられます。

初期投資の削減とスピーディーな導入

クラウド型のワークフローシステムは専用サーバーの購入や設置が不要です。導入費用を大幅に削減できるため、中小企業でも気軽に始められます。また、システム環境の構築期間が短く、申し込みから数日程度で利用開始できることが一般的です。さらに、利用料金は月額制のため、初期の大きな出費を避けつつ、利用状況に応じて契約プランを調整することが可能です。

どこからでも申請・承認が可能

クラウド型のワークフローシステム導入により、インターネット環境さえあれば、オフィス以外の場所からでも申請や承認の処理ができます。営業担当者が取引先から直接経費申請を行ったり、出張中の管理職が宿泊先からスマートフォンで承認したりといった柔軟な働き方を支援します。また、在宅勤務中でも通常と同じように申請業務が進められるため、リモートワーク環境との相性も抜群です。

自動処理による業務のスピードアップ

クラウド型のワークフローシステム導入により、承認者への自動通知機能により、承認待ち案件の滞留を防止できます。承認者が不在の場合は代理者へ自動転送するなど、業務の流れを止めない仕組みが整っています。また、申請内容に応じて承認ルートが自動設定されるため、手動での回覧経路の指定や確認といった手間も省けます。

透明性の高い進捗管理

クラウド型のワークフローシステム導入により、申請の進捗状況がリアルタイムで可視化され、現在どの承認者の段階にあるかが一目で確認できます。申請者は自分の申請がどこまで進んでいるかを常に把握でき、不安や問い合わせの手間が減ります。また、承認にかかる平均時間などのデータも蓄積されるため、業務改善の材料として活用することも可能です。

常に最新機能が利用可能

クラウド型なら提供元がシステムを常に更新し、最新機能や法改正対応を自動的に反映します。自社でのバージョンアップ作業が不要なため、ITの専門知識がなくてもつねに最新環境を維持できます。加えて、セキュリティ対策も提供元が責任を持って実施するため、自社でのセキュリティ管理の負担が大幅に軽減されます。

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クラウド型のワークフローシステムの選び方

クラウド型のワークフローシステムの選定では、自社の業務フローに合った柔軟なカスタマイズ性や使いやすいデザイン、既存システムとの連携性などを重視することが大切です。また、サポート体制や将来的な拡張性も見逃せないポイントです。

1

業務に合わせたカスタマイズ性

クラウド型のワークフローシステムの選定では、申請フォームや承認ルートを自社の業務フローに合わせて細かく設定できるシステムを選びましょう。部門や金額によって承認者を変更したり、条件に応じて必須入力項目を切り替えたりできる柔軟性があると便利です。また、将来的な組織変更にも対応できるよう、管理者自身が簡単に設定変更できる仕組みがあるかどうかも確認するとよいでしょう。

2

操作のしやすさとデザイン

クラウド型のワークフローシステムは、日常的に利用するシステムなので、直感的に操作できるデザインであることが重要です。画面の見やすさや操作手順のわかりやすさは、特に初めてシステムを使う社員の抵抗感を減らすのに役立ちます。できれば無料トライアルを活用して、実際に申請から承認までの流れを体験してみることをおすすめします。

3

既存システムとの連携性

クラウド型のワークフローシステムの選定では、人事システムや会計システムなど、すでに導入している他のシステムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。たとえば、人事データと連携することで組織変更時の設定変更の手間が省けたり、会計システムと連携することで経費精算の二重入力が不要になったりします。APIが公開されているかどうかも、将来的な連携の可能性を左右する大切なポイントです。

4

モバイル対応の充実度

スマートフォンやタブレットからも快適に操作できるシステムを選ぶことで、外出先からでも申請・承認作業が可能になります。モバイルアプリが提供されているか、Webブラウザでの表示が最適化されているかを確認しましょう。特にモバイル端末での承認操作のしやすさや、スマートフォンのカメラで領収書を撮影してそのまま添付できる機能などがあると、外回りの多い社員の業務効率化に役立ちます。

5

サポート体制と将来性

クラウド型のワークフローシステムの選定では、導入後のサポート体制が充実しているかどうかも重要な選定ポイントです。マニュアルやFAQの充実度、問い合わせ対応の時間帯や方法など、困ったときにすぐに解決できる環境があるか確認しましょう。また、定期的な機能アップデートが行われているかどうかも、長期的に使い続けるシステムとして信頼できるかの判断材料になります。

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