クラウド型のワークフローシステムとは？
業務の効率化を実現するクラウド型のワークフローシステムは、紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を活用し、場所や時間を問わず申請・承認手続きを可能にする便利なツールです。企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。
クラウド型のワークフローシステム（シェア上位）
クラウド型のワークフローシステムとは？
更新：2024年10月30日
業務の効率化を実現するクラウド型のワークフローシステムは、紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を活用し、場所や時間を問わず申請・承認手続きを可能にする便利なツールです。企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。
紙での申請・承認に関連する課題
従来の紙ベースの承認プロセスには多くの問題点があります。書類の紛失や承認の遅延、進捗状況の把握の難しさなど、業務効率を大きく下げる要因となっています。
1
申請書類の紛失・混在
紙の申請書類は紛失や誤配付のリスクが高く、重要な案件の処理が遅延する可能性があります。複数の承認者を回覧する過程で書類が行方不明になったり、机上に積まれた書類の中に紛れ込んでしまったりすることがあります。また、急ぎの案件と通常の案件が混在し、優先順位の管理も困難です。
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承認状況の把握困難
申請書類が今どの承認者のもとにあるのか、いつ承認されるのかの進捗状況を把握することが困難です。特に承認者が不在の場合、代理承認のルートを手動で変更する必要があり、さらなる遅延が発生します。
3
承認プロセスの停滞
承認者の不在や多忙により、申請書類が滞留し、業務の進行に支障をきたすことが頻発します。また、承認ルートが複雑な場合、どの段階で止まっているのかの把握が難しく、適切なフォローアップができません。
4
承認処理の遅延
重要な決裁が必要な申請書類が、承認者の不在などにより停滞してしまいます。例えば、役員の出張中は稟議書（りんぎしょ）の承認が進まず、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも発生します。
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申請書類の多様化
部門や用途によって申請フォーマットが異なる場合、作成や確認の手間が増大します。また、記入項目や必要書類の不備が起こることで、差し戻しや再提出による業務の非効率が生じます。
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承認履歴の管理
紙やメールベースでの承認では、誰がいつ承認したかの履歴が散在し、監査時や過去の確認時に時間を要します。また、重要な決裁事項の根拠や経緯の追跡が困難になり、知識としての活用ができていません。
7
非効率な検索作業
過去の申請内容の確認や、類似案件の参照に多大な時間と労力が必要です。例えば、昨年度の同様の申請内容を確認したい場合、書類保管庫から該当書類を探し出す必要があり、生産性が大きく低下します。
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クラウド型のワークフローシステムの機能
ワークフローシステムは多彩な機能で業務を効率化します。申請フォーム作成から承認ルート設定、自動通知、進捗管理まで、申請業務をスムーズに進めるための機能が充実しています。
1
共通する機能
・申請フォーム作成 各種申請に必要な入力項目やルールを設定し、申請フォームを作成できます。・承認ルート設定 金額や申請種類に応じて、適切な承認者や承認順序を自動的に設定します。・通知 新規申請や承認待ちなど、関係者へメールやシステム内で自動通知を行います。・申請状況の進捗管理 申請の現在の状況や承認までの残りステップをリアルタイムで確認できます。・申請内容の履歴管理 申請内容の変更履歴や承認履歴を自動的に記録し、監査証跡として保管します。・検索 過去の申請内容や承認状況を、さまざまな条件で検索・参照することができます。・申請書の差戻し・却下 内容に不備がある場合の差戻しや、申請を却下する際のコメント機能を提供します。・分析・レポート機能 申請件数や処理時間など、ワークフローの運用状況を分析・可視化します。
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特定のワークフローシステムに付属している機能
・代理承認 承認者の不在時に、あらかじめ設定された代理承認者へ自動的に申請を転送します。・モバイルアクセス スマートフォンでワークフローの申請や承認ができます。外出先でも業務を進めることができます。・人事システム連携 人事システム内の、組織図データや従業員データが取り込めます。ワークフローサービス内で従業員データを作成する手間が省けます。・印影機能 社内承認を得た証として印鑑画像を表示します。
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クラウド型のワークフローシステムを導入するメリット
クラウド型のワークフローシステム導入により、初期投資を抑えながら迅速に業務効率化が図れます。場所を選ばない申請・承認環境の構築や自動化による業務スピードの向上など、中小企業から大企業まで幅広く恩恵を受けられます。
初期投資の削減とスピーディーな導入
クラウド型のワークフローシステムは専用サーバーの購入や設置が不要です。導入費用を大幅に削減できるため、中小企業でも気軽に始められます。また、システム環境の構築期間が短く、申し込みから数日程度で利用開始できることが一般的です。さらに、利用料金は月額制のため、初期の大きな出費を避けつつ、利用状況に応じて契約プランを調整することが可能です。
どこからでも申請・承認が可能
クラウド型のワークフローシステム導入により、インターネット環境さえあれば、オフィス以外の場所からでも申請や承認の処理ができます。営業担当者が取引先から直接経費申請を行ったり、出張中の管理職が宿泊先からスマートフォンで承認したりといった柔軟な働き方を支援します。また、在宅勤務中でも通常と同じように申請業務が進められるため、リモートワーク環境との相性も抜群です。
自動処理による業務のスピードアップ
クラウド型のワークフローシステム導入により、承認者への自動通知機能により、承認待ち案件の滞留を防止できます。承認者が不在の場合は代理者へ自動転送するなど、業務の流れを止めない仕組みが整っています。また、申請内容に応じて承認ルートが自動設定されるため、手動での回覧経路の指定や確認といった手間も省けます。
透明性の高い進捗管理
クラウド型のワークフローシステム導入により、申請の進捗状況がリアルタイムで可視化され、現在どの承認者の段階にあるかが一目で確認できます。申請者は自分の申請がどこまで進んでいるかを常に把握でき、不安や問い合わせの手間が減ります。また、承認にかかる平均時間などのデータも蓄積されるため、業務改善の材料として活用することも可能です。
常に最新機能が利用可能
クラウド型なら提供元がシステムを常に更新し、最新機能や法改正対応を自動的に反映します。自社でのバージョンアップ作業が不要なため、ITの専門知識がなくてもつねに最新環境を維持できます。加えて、セキュリティ対策も提供元が責任を持って実施するため、自社でのセキュリティ管理の負担が大幅に軽減されます。
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クラウド型のワークフローシステムの選び方
クラウド型のワークフローシステムの選定では、自社の業務フローに合った柔軟なカスタマイズ性や使いやすいデザイン、既存システムとの連携性などを重視することが大切です。また、サポート体制や将来的な拡張性も見逃せないポイントです。
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業務に合わせたカスタマイズ性
クラウド型のワークフローシステムの選定では、申請フォームや承認ルートを自社の業務フローに合わせて細かく設定できるシステムを選びましょう。部門や金額によって承認者を変更したり、条件に応じて必須入力項目を切り替えたりできる柔軟性があると便利です。また、将来的な組織変更にも対応できるよう、管理者自身が簡単に設定変更できる仕組みがあるかどうかも確認するとよいでしょう。
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操作のしやすさとデザイン
クラウド型のワークフローシステムは、日常的に利用するシステムなので、直感的に操作できるデザインであることが重要です。画面の見やすさや操作手順のわかりやすさは、特に初めてシステムを使う社員の抵抗感を減らすのに役立ちます。できれば無料トライアルを活用して、実際に申請から承認までの流れを体験してみることをおすすめします。
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既存システムとの連携性
クラウド型のワークフローシステムの選定では、人事システムや会計システムなど、すでに導入している他のシステムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。たとえば、人事データと連携することで組織変更時の設定変更の手間が省けたり、会計システムと連携することで経費精算の二重入力が不要になったりします。APIが公開されているかどうかも、将来的な連携の可能性を左右する大切なポイントです。
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モバイル対応の充実度
スマートフォンやタブレットからも快適に操作できるシステムを選ぶことで、外出先からでも申請・承認作業が可能になります。モバイルアプリが提供されているか、Webブラウザでの表示が最適化されているかを確認しましょう。特にモバイル端末での承認操作のしやすさや、スマートフォンのカメラで領収書を撮影してそのまま添付できる機能などがあると、外回りの多い社員の業務効率化に役立ちます。
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サポート体制と将来性
クラウド型のワークフローシステムの選定では、導入後のサポート体制が充実しているかどうかも重要な選定ポイントです。マニュアルやFAQの充実度、問い合わせ対応の時間帯や方法など、困ったときにすぐに解決できる環境があるか確認しましょう。また、定期的な機能アップデートが行われているかどうかも、長期的に使い続けるシステムとして信頼できるかの判断材料になります。
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