クラウド型のワークフローシステムは、高額なサーバー機器を購入する必要がないため、初期投資を大幅に削減できます。創業間もない企業や新規事業を立ち上げたばかりの部門では、限られた予算の中で業務の効率化を図りたいというニーズがあります。クラウド型であれば月額料金だけで利用を開始でき、数週間程度で運用を始められるため、すぐに業務改善の効果を実感できます。

インターネットに接続できる環境があれば場所を問わず利用できるクラウド型は、働く場所が分散している企業に最適です。社員が自宅やサテライトオフィスから勤務している場合でも、承認業務や申請業務をスムーズに進められます。出張先や移動中にスマートフォンから承認作業を行うこともでき、業務の停滞を防げます。

全国各地に営業所や支店を展開している企業では、拠点ごとに異なる業務プロセスが存在することがあります。クラウド型のワークフローシステムを導入すれば、全拠点で統一された申請フローを構築できます。本社と各拠点の間で情報が即座に共有されるため、承認待ちの時間が短縮され、意思決定のスピードが向上します。

クラウド型のワークフローシステムは、提供会社がシステムの保守やアップデートを行います。中小企業など専門的な知識を持つ情報システム担当者を配置できない組織でも、安心して利用を続けられます。トラブルが発生した際も提供会社のサポートを受けられるため、社内のリソースを本業に集中させることができます。

あらかじめ用意された申請書のひな型を選んで使うタイプです。経費精算や休暇申請といった一般的な業務フローが最初から組み込まれており、設定作業をほとんど行わずに利用を始められます。導入後すぐに運用できるため、急いでシステムを稼働させたい企業に向いています。ただし、独自の業務フローに完全に合わせることは難しい場合があります。

申請書の項目や承認ルートを自由に設計できるタイプです。業種や企業規模によって異なる独自の業務プロセスに対応でき、細かな要件を反映させられます。画面の配置や入力項目を自社の運用に合わせて調整できるため、利用者にとって使いやすいシステムを構築できます。設定には一定の時間と知識が必要になることもあります。

他のクラウドサービスとの接続機能を強化したタイプです。会計ソフトや勤怠管理システム、顧客管理ツールなどと自動的にデータをやり取りできます。承認された経費データが会計システムに自動で反映されるといった連携により、入力作業の手間を削減できます。すでに複数のクラウドサービスを利用している企業に適しています。

特定の業界向けに最適化されたタイプです。製造業向けには製造指示書や品質管理報告書のテンプレートが、医療機関向けには患者情報の取り扱いに配慮した設計が用意されています。業界特有の用語や業務フローに対応しているため、導入後の設定作業が少なくて済みます。

ワークフローシステムで何を実現したいのかを具体的に定めます。承認作業の遅延を解消したいのか、紙の書類を削減したいのか、目的によって必要な機能が変わります。たとえば、月末の経費精算業務に時間がかかりすぎている場合は、自動集計機能や会計システムとの連携機能を重視します。改善したい業務を明確にすることで、適切なシステムを選び、導入後の効果測定もしやすくなります。

システム導入前に、現在の申請や承認の流れを詳しく書き出します。誰が申請し、誰が承認するのか、どんな書類が必要なのかを明らかにします。一例として、経費精算では申請者が伝票を記入し、直属の上司が内容を確認し、経理部門が最終チェックを行うといった流れを図にまとめます。現状を可視化することで、無駄な手順や改善すべき点が見えてきて、システムに組み込むべき機能も明確になります。

いきなり全社展開するのではなく、限られた範囲で試験的に使い始めます。特定の部署で数週間運用し、問題点や改善要望を洗い出します。具体的には、営業部門の交通費精算だけを先行導入し、操作性や承認フローの妥当性を検証します。試験運用で得られた気づきをもとに設定を調整し、マニュアルを整備してから全社展開すれば、大きなトラブルを避けられます。

システムの使い方を丁寧に説明する機会を設けます。操作方法だけでなく、なぜシステムを導入するのか、どんなメリットがあるのかも伝えます。実際に、画面を見せながら申請書の入力方法や承認手順を実演し、質問に答える時間も確保します。説明会に参加できない社員向けには、操作手順をまとめた資料や動画を用意します。利用者が安心してシステムを使えるよう支援することが定着の鍵になります。

システムの導入時に、申請書のテンプレート作成や承認フローの設定を手伝ってもらえます。自社の業務内容をヒアリングしながら、最適な設定方法を提案してもらえるサービスもあります。例えば、経費精算の承認ルートを部門ごとに設定する際、画面を共有しながら一緒に作業を進められます。初めてワークフローシステムを導入する企業でも、専門的な知識がなくても安心してスタートできる体制が整っています。

システムの使い方がわからない場合に、電話やメールで質問できます。申請書の入力方法や承認作業の手順について、画面の見方や操作手順を丁寧に説明してもらえます。具体的には、スマートフォンで領収書を添付する方法や、承認を代理で行う設定方法などを教えてもらえます。問い合わせ内容は記録され、同じような質問があった場合の参考資料としても活用されます。

予期しないエラーが発生した場合や、システムにアクセスできなくなった場合に対応してもらえます。障害の原因を調査し、復旧作業を迅速に進めてもらえる体制が整っています。実際に、申請データが正しく保存されないトラブルが発生した際には、データの復旧作業や原因の特定を行ってもらえます。障害発生時の連絡方法や対応時間を事前に確認しておくことで、緊急時にも落ち着いて対処できます。

組織変更や業務フローの見直しに伴い、システムの設定を変更する必要が生じた場合にサポートを受けられます。新しい申請書を追加したい場合や、承認者を変更したい場合に、設定方法を案内してもらえます。たとえば、新規事業の立ち上げに合わせて専用の稟議書テンプレートを作成する際、項目の設計や承認フローの構築を支援してもらえます。