ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。特にオープンソースのワークフローシステムは、カスタマイズ性が高く、コストを抑えつつ独自の要件に合わせたシステムを構築することが可能です。
オープンソース型のワークフローシステム（シェア上位）
ワークフローシステムとは？
更新：2024年10月30日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。特にオープンソースのワークフローシステムは、カスタマイズ性が高く、コストを抑えつつ独自の要件に合わせたシステムを構築することが可能です。
導入メリット
申請、承認の手間削減
オープンソースのワークフローシステムを利用することで、ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。オープンソースのため、必要に応じて独自のワークフローを追加することも可能です。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。オープンソースの強みであるカスタマイズ性能を活かして、独自の通知機能を追加することで、さらなる効率化が図れます。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。オープンソースのシステムは、セキュリティ機能を強化したり、監査ログを自動生成する機能を追加することが可能です。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。オープンソースのシステムを選ぶ際は、必要な申請書と設定したい承認経路の条件を事前に整理しておきましょう。オープンソースの強みであるカスタマイズ性を活かして、細かく設定を調整することができますので、事前に要件を明確にすることが重要です。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。オープンソースのシステムは、APIやプラグインを利用して他のシステムとの連携を強化することが可能です。自社で使用しているツールとの連携に対応できるかを確認しましょう。
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ワークフローシステムの選び方
1
ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。オープンソースのシステムは、以下のどのタイプでもカスタマイズが可能です。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。オープンソースのシステムも、高機能な要件に対応するための豊富なプラグインやモジュールが提供されています。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。オープンソースのグループウェアも多く存在し、ワークフロー機能をカスタマイズすることができます。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。オープンソースのバックオフィス系ソフトウェアは、コストを抑えつつ必要なワークフロー機能を追加することが可能です。
2
承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。オープンソースのシステムは、プラグインやモジュールを追加することで複雑なフローにも対応できます。初期設定のコストを抑えつつ、将来的なフローの拡張が容易です。
3
申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやモジュールの組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。オープンソースのシステムは、どちらの方法にも対応できる柔軟性があります。
4
内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。オープンソースのシステムは、内部統制機能を強化するプラグインやカスタマイズが容易です。組織の規模が大きい企業や、組織変更が多い企業に適しています。
5
他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。オープンソースのシステムは、APIを利用して他のシステムとの連携を強化することが可能です。以下のカテゴリとの連携を検討しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。オープンソースのシステムは、API連携が容易です。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。オープンソースのシステムは、広範な連携オプションを提供しています。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。オープンソースのシステムは、契約管理モジュールを追加することで、プロセスを一元管理することが可能です。 「ワークフローシステム オープンソース」を検索しているユーザーは、コストを抑えつつ高度なカスタマイズが求められるケースが多いです。オープンソースの特性を活かして、自社の要件に最適なワークフローシステムを選定する際の参考にしてください
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