人事システムとは？
人事システムとは、企業の従業員情報を効率的に管理し、人事業務を支援するシステムです。従業員の個人情報管理や入退社手続き、人事発令管理などの機能を通じて、人事データの一元管理を実現します。 人事システムは、従来の人材情報管理を中心とした基本機能と、目標管理や評価制度などの人材育成機能で区分されています。後者はタレントマネジメントシステムとして別途取り扱われることが一般的です。 近年は、クラウドベースの人事システムの導入が進んでおり、インターネットを通じて場所を問わずアクセスできます。そのため、リモートワーク環境への対応や、システムの導入・運用コストの削減が可能となっています。また、常に最新機能を利用できることから、変化する働き方にも柔軟に対応できます。
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人事システムとは？
更新：2024年10月03日
監修
ITコンサルタント
堀口健二
人事システムとは、企業の従業員情報を効率的に管理し、人事業務を支援するシステムです。従業員の個人情報管理や入退社手続き、人事発令管理などの機能を通じて、人事データの一元管理を実現します。 人事システムは、従来の人材情報管理を中心とした基本機能と、目標管理や評価制度などの人材育成機能で区分されています。後者はタレントマネジメントシステムとして別途取り扱われることが一般的です。 近年は、クラウドベースの人事システムの導入が進んでおり、インターネットを通じて場所を問わずアクセスできます。そのため、リモートワーク環境への対応や、システムの導入・運用コストの削減が可能となっています。また、常に最新機能を利用できることから、変化する働き方にも柔軟に対応できます。
人事管理に関する課題
人事管理に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える人事管理に関する課題をピックアップして紹介します。
1
人材情報を一元管理できていない
入社時の情報は紙の履歴書、資格情報は部門のExcel、人事評価は別システムといったように、従業員の経歴やスキル、評価履歴など、多岐にわたる人材情報が分散して保管されがちです。情報が分散していると、必要な時に必要な情報を素早く取り出すことができません。また、情報の更新が適時に行われず、最新の状態が把握できないことで、適切な人材活用の機会を逃すリスクが高まります。
2
労務管理が属人化している
入退社手続きや人事異動など、重要な人事業務の手順が標準化されないことにより、担当者の経験に依存してしまっている企業は多いです。担当者の異動や退職時に、業務の引き継ぎが困難になるケースが発生します。
3
人事発令が複雑化している
組織改編や人事異動に伴う発令作業が煩雑で、ミスのリスクが高くなります。特に大規模な組織変更の際は、関連する全ての情報（所属・役職・給与など）を一斉に更新する必要があり、確認作業に多大な時間を要します。
4
労務リスクへの対応が難しい
労働法制の改正や働き方改革への対応など、複雑化する労務管理への適切な対応が求められています。また、メンタルヘルス対策やハラスメント防止など、従業員の健康と安全に関する課題への取り組みも重要になっています。
5
法改正への対応が遅れる
人事関連の法改正への対応が後手に回り、コンプライアンスリスクが高まっています。例えば、雇用関連の法改正に伴う規程の変更や、新しい労務管理基準への対応が遅れがちです。
6
各種社内システムとの連携ができていない
給与計算システムや勤怠管理システムなどの社内システムとの連携ができておらず、同じ従業員情報を複数のシステムで個別に管理している企業も多いです。例えば、従業員の所属部署が変更になった場合では、各システムで個別に修正が必要となり、作業の重複や入力ミスのリスクが高まります。また、リアルタイムでの連携ができないため、システム間でのデータの不整合が発生しやすい状況となっています。
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人事システムの機能
人事システムには、人事データを一元管理する機能が備わっています。特定の人事システムに付属している機能もあるため、具体的にどのような機能が備わっているかを確認しましょう。
1
人事システムの基本機能
・入退社管理 入社手続きや退職手続きに必要な一連の作業を管理する ・従業員情報の管理 従業員の基本情報や職歴、資格、スキルなどを一元的に管理する ・組織管理 部署や役職、人員配置など、組織構造に関する情報を管理する ・人事発令管理 昇進・異動などの人事発令情報を作成・管理し、履歴として保存する
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特定の人事システムに付属している機能
・人事異動シミュレーション 組織改編や人事異動の影響をシミュレーションし、計画を立案する ・人事データ分析 従業員の年齢構成や勤続年数など、人事に関する各種データを分析する ・社会保険手続き 社会保険関連の手続きをサポートし、必要書類を自動生成する ・マイナンバー管理 従業員のマイナンバー情報を安全に保管・管理する ・グループ会社の一元管理 会社ごとの人事制度の違いを保持しながら、グループ全体の従業員情報や組織情報を統合的に管理・分析する
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人事システムの導入メリット
続いて、人事システムを導入する詳しいメリットを紹介します。
人事データを一元管理できる
従業員情報や組織情報が1つのデータベースで統合管理され、必要な情報へ素早くアクセスできます。例えば、特定のスキルを持つ従業員の検索や、部署ごとの人員構成の確認を瞬時に行えます。また、情報の更新履歴も自動的に記録されるため、人事異動の経歴なども正確に把握できます。
コンプライアンスが強化される
最新の労働法規に基づいた人事情報の管理が可能で、法改正にも迅速に対応できます。個人情報保護やマイナンバー管理などの法的要件に加え、システムが自動的に最新の法令に準拠した機能を提供するため、法令違反のリスクを最小限に抑えられます。また、適切な権限設定による情報アクセスの制御や監査証跡の保管により、内部統制や監査対応もスムーズに行えます。
人事発令作業が効率化する
組織改編や人事異動に伴う一連の発令作業が自動化され、作業時間が大幅に削減されます。所属や役職、給与などの関連する情報の一括更新が可能で、人的ミスも防止できます。また、発令前のシミュレーション機能により、影響範囲の事前確認もできます。
他システムとの連携によって業務効率化が図れる
勤怠管理システムや給与計算システム、タレントマネジメントシステムなど、他の人事関連システムとデータ連携することで、重複作業を削減できます。例えば、人事異動情報を一度入力すれば、関連する全てのシステムに自動反映され、データの整合性も保たれます。
人事システムを導入する際の注意点
人事システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、気をつければならないポイントもあります。しっかりと注意点も確認しておきましょう。
既存の人事制度との整合性を図る
現行の人事制度や組織体系をシステムに反映する必要があります。例えば、独自の職位体系や雇用形態の管理方法など、カスタマイズが必要な部分があるかどうかを確認しておくことが重要です。また、将来的な組織改編や制度改定への柔軟な対応も考慮に入れる必要があります。
他システムとの連携範囲を確認する
勤怠管理システムや給与計算システムなど、他の人事関連システムとのデータ連携範囲を明確にする必要があります。例えば、リアルタイム連携が必要な項目と、定期的な一括更新でよい項目を区別し、適切な連携方式を選択することが重要です。
セキュリティ対策を強化する
人事システムは社員の個人情報を扱うため、セキュリティ対策が非常に重要です。導入するシステムが最新のセキュリティ基準を満たしているか、データの暗号化やアクセス制御が適切かを確認しましょう。特にクラウドベースのシステムは、不正アクセス対策が整備されているかが重要です。システム導入後は定期的なセキュリティ監査を実施し、脆弱性を確認し続けなければなりません。社員へのセキュリティ教育も徹底し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。
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人事システムの料金相場
人事システムの料金は、企業の規模や必要とする機能により異なります。中小企業向けのクラウド型人事システムは、月額数千円から数万円の料金が一般的です。一方、大企業向けでは初期費用や従量課金制が適用される場合があり、具体的な金額は企業ごとのニーズに応じて変動します。システム選定時には、サポートやアップデートにかかる費用も含めて総合的に検討することが重要です。
人事システムの選び方
人事システムを導入する際は、企業の特性やニーズに応じた適切なシステムを選ぶことが重要です。ここでは、人事システムの剪定時に考慮すべきポイントを詳しく説明します。
1
企業規模
大企業では、複数の雇用形態や組織階層に対応できる本格的なシステムが必要です。一方で中小企業では、基本的な人事情報管理機能を備えたシンプルなシステムで十分な場合が多いです。また、複数のグループ会社を持つ企業では、各社の人事制度や雇用形態の違いを保持しながら、グループ全体の人事情報を一元管理できるシステムが求められます。
2
カバーする業務範囲
人事管理の基本機能のみを導入するか、給与計算や勤怠管理などの関連機能も含めて導入するか、自社のニーズに合わせて選択する必要があります。例えば、「人事管理」だけでなく、「人事管理＋給与計算」「人事管理＋勤怠管理」「人事管理＋給与計算＋勤怠管理」など、労務管理業務を包括するようなサービスもあります。また、人事評価や目標管理などが可能なタレントマネジメント機能もカバーするサービスもあります。現在の課題や予算、導入済みのツールなどに応じて、最適な範囲を検討することが重要です。
3
組織改編への対応
組織変更や人事異動を効率的に処理できる機能があるかを確認しましょう。特に大規模な組織では、組織改編時のシミュレーション機能や、発令日を指定した自動切り替えなどが重要です。
4
他システムとの連携
給与計算システムや勤怠管理システムなど、人事関連システムとのデータ連携が可能かを確認します。特に人事情報の変更が他システムに自動反映される仕組みがあると、運用負荷を大きく軽減できます。
5
組織図の作成
組織図の作成機能は、会社の組織構造を視覚的に把握するのに役立ちます。部門間の関係や従業員の配置をひと目で確認でき、組織の変更や調整がスムーズに行えます。自動更新機能があるとさらに便利です。
6
法改正への対応
労働法規の改正に迅速に対応できる体制が整っているかを確認しましょう。システムベンダーによる定期的なアップデートの提供や、法改正情報の通知サービスなども重要なポイントです。
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人事システム選びに迷った場合は？
人事システムを導入することで、人事データを一元管理できるとともに、コンプライアンスの強化にもつながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、人事システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な人事システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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